Els programes OCR ofereixen la possibilitat de digitalitzar i transformar els documents en informació accessible i editable, cosa que ajuda a reduir els costos laborals, minimitzar errors i simplificar els processos d'aprovació.
Per exemple, la gestió de factures i la introducció manual de dades en fitxers són tasques tedioses i propenses a errors als departaments comptables, però gràcies a la tecnologia OCR, aquests processos es poden automatitzar i optimitzar.
En particular, les gestories comptables i fiscals es beneficien dels sistemes OCR ja que manegen grans volums d'informació diàriament, i aquests sistemes permeten controlar i organitzar aquesta informació de forma eficient, cosa que facilita la feina dels empleats i els permet estalviar més dun 80% de temps en comparació amb lentrada de dades manual.
A més, això evita la tasca d'emplenar manualment informes comptables, i ajuda a mantenir-ne un registre precís i actualitzat.
Els programes OCR són eines versàtils i útils. El seu objectiu principal és extreure i utilitzar les dades dels documents escanejats o imatges, permetent tenir accés i editar el contingut del document original amb alta precisió i fiabilitat. Això és especialment útil a la comptabilització automàtica de factures.
Un exemple de com aquests programes són útils, és la seva capacitat de detectar automàticament informació d'un rebut, com ara la data, l'import abans i després d'impostos, el tipus d'IVA, la forma de pagament, entre d'altres, i processar-los automàticament al programa comptable.
A més, alguns programes OCR estan basats en tecnologia d'intel·ligència artificial, amb capacitats d'aprenentatge automàtic, i usant el núvol per emmagatzemar la informació.
a tecnologia OCR (Optical Character Recognition) ofereix diversos beneficis per a les assessories comptables, com ara:
En digitalitzar i analitzar documents en massa, es permet automatitzar processos de comptabilitat i registre de dades, reduint el marge derror humà i millorant la precisió de les dades. Això alhora ajuda a augmentar l'eficiència i la productivitat de l'assessoria comptable i reduir els costos operatius.
A més, la tecnologia OCR permet una major capacitat d'emmagatzematge de dades i una millor accessibilitat, cosa que facilita la presa de decisions i la col·laboració remota de l'equip.
La selecció del millor OCR per a la teva assessoria comptable o fiscal dependrà de les necessitats i la quantitat de documents a processar. Tot i això, és important tenir en compte alguns requisits essencials per garantir una gestió eficient de documents. Aquests requisits són:
És important buscar un sistema OCR que compleixi aquests requisits, ja que un sistema que forma part d'un altre sistema comptable, normalment no compta amb la flexibilitat necessària. A més, un sistema OCR que és més costós que les activitats realitzades pel personal, pot no ser proporcional a lestalvi de costos que busca qualsevol negoci.
Per això és important que el sistema d'OCR que escollim no només sigui ràpid, fàcil, flexible, adaptable i ens ajudi a estalviar temps de veritat, sinó que finalment ens ajudi a estalviar costos d'una manera significativa.
Vols conèixer un OCR que compleix tots aquests requisits?
Dijit és un programari OCR que compleix tots els requisits necessaris per a una gestió eficient de documents. Com que és una eina al núvol, permet extreure dades de factures, tiquets, albarans, nòmines i més en només segons. A més, converteix les dades a Excel per importar-les al sistema comptable i compartir-les amb els clients. Amb un temps de processament de menys de 4 segons per document, una interfície fàcil dusar i una edició posterior ràpida i senzilla, Dijit.app és una excel·lent opció per estalviar temps i costos en la gestió de documents.
