Uživatelská příručka - Dijit.app
Řešení B2B AI a OCR pro správu dokumentů
Úvod do Dijit.app
Dijit.app je B2B SaaS řešení určené pro správu dokumentů s využitím umělé inteligence a technologie OCR (optické rozpoznávání znaků). Tento nástroj vám umožňuje efektivně digitalizovat, zpracovávat a spravovat obchodní dokumenty.
Hlavní vlastnosti:
- Digitalizace nákupních faktur, výdajů, dodacích listů a dalších obchodních dokumentů
- Automatické zpracování pomocí OCR pro extrakci informací
- Klasifikace dat díky nejvýkonnější umělé inteligenci na trhu
- Organizace dokumentů podle projektů nebo prací
- Automatické přiřazování účtů a účetních zápisů
- Rozhraní přizpůsobené pro mobilní i stolní zařízení
- Centralizované a bezpečné úložiště dokumentů
Jak funguje Dijit.app?
Proces nahrávání nákupních faktur nebo dokladů o účtence:
- Vyberte soubory PDF nebo obrázky
- Nahrajte nebo přetáhněte dokumenty do příslušných modulů: Nákupní faktury nebo Dodací listy
- Vyberte kategorii projektu nebo dokumentu (volitelné)
- Systém automaticky zpracovává dokumenty pomocí OCR a klasifikuje je pomocí umělé inteligence.
- Extrahované informace jsou k dispozici pro konzultaci a správu v aplikaci.
- Data si můžete stáhnout v Excelu nebo je importovat do ERP s přímou integrací.
Jak funguje načítání obrázků na mobilním zařízení?
Základní proces se skládá z:
- Uživatelé budou fotografovat dokumenty (například: dodací listy) svým mobilním telefonem a dodržovat základní pokyny pro kvalitu obrazu.
- Uživatelé se k webové aplikaci dostanou prostřednictvím odkazu, který se zobrazí v internetovém prohlížeči na jejich mobilním zařízení.
- Nahrajte obrázky do Dijit.app a přiřaďte je ke konkrétnímu typu dokumentu (příklad: Dodací listy).
- Systém automaticky zpracovává dokumenty pomocí OCR a klasifikuje je pomocí umělé inteligence.
- Extrahované informace jsou k dispozici pro konzultaci a správu ve verzi pro stolní počítače.
- Volitelné: Administrátor konfiguruje projekty nebo pracuje ve verzi pro stolní počítače.
- Volitelné: Informace lze odeslat přímo na administrátorský účet, aniž by je viděl operátor, který fotografii pořídil a dokument nahrál.
Důležitá poznámka: Základní pokyny pro kvalitu obrazu
- Středové strany dokumentu: Všechny 4 strany dokumentu musí být uvnitř fotografie.
- Senátní letadlo: Přístup by měl být shora, s dokumentem v rovině.
- Vyhněte se vráskám: Zabraňte vráskám, abyste zachovali datové linky
- Neutrální pozadí: Vyhněte se dalším dokumentům s informacemi, které se nacházejí za nimi.
Přístup k aplikaci
Pro přístup k Dijit.app použijte odkaz uvedený při registraci z libovolného webového prohlížeče.
Obrázek 1: Přihlašovací obrazovka Dijit.app
Důležitá poznámka: Tato příručka je rozdělena do dvou hlavních částí:
- Verze pro stolní počítače: Primárně určeno pro administrátory pro konfiguraci projektů
- Mobilní verze: Určeno pro uživatele, kteří potřebují nahrávat dokumenty z terénu
Verze pro stolní počítače
Desktopová verze Dijit.app je navržena pro správu informací, konfiguraci projektů a správu aplikace. Mobilní verze je primárně určena pro nahrávání dokumentů ve formátu obrázků.
1 Zadejte odkaz na webovou aplikaci
Otevřete preferovaný webový prohlížeč a přejděte na adresu uvedenou v uvítacím e-mailu.
2 Přihlášení s přihlašovacími údaji správce
Zadejte přihlašovací údaje správce poskytnuté společností Dijit:
- E-mail: Zadejte e-mail administrátora
- Heslo: Zadejte heslo správce
- Klikněte na tlačítko „Přihlásit se“ pro přihlášení.
Obrázek 1: Zadání přihlašovacích údajů správce
Důležité: Přihlašovací údaje správce se liší od standardních uživatelských přihlašovacích údajů a poskytují přístup k dalším konfiguračním funkcím.
3 Přístup k ovládacímu panelu nebo řídicímu panelu
Po ověření:
- Na obrazovce se vám zobrazí informační panel se shrnutím zpracovaných dokumentů, výdajů a seznamem nejčastějších položek.
- Pro získání informací za zvolené období můžete použít filtry data.
- V horním rohu můžete skrýt nebo zobrazit boční panel nabídky, čímž získáte více místa na počítači.
- Svůj řídicí panel si můžete přizpůsobit vyžádáním informací a změn od týmu podpory.
Obrázek 2: Řídicí panel nebo ovládací panel
4 Řízení projektů
V nabídce „Nastavení“ vyberte „Projekty“:
- Klikněte na tlačítko Projekty v levém postranním panelu v části Nastavení
- Klikněte na tlačítko „+ Nový“
- Zadejte název nového projektu a volitelný popis
Obrázek 3: Sekce projektového řízení
5 Nahrát nové dokumenty
V sekci typu dokumentu:
- Klikněte na typ dokumentu (dodací listy, nákupní faktury, výdajové faktury, prodejní faktury, jiné) v postranním panelu.
- Zobrazí se hlavní tabulka s různými možnostmi.
- Klikněte na tlačítko „Nahrát“
- Na nové obrazovce vyberte název projektu před nahráním dokumentů (volitelné).
- Přetáhněte PDF nebo obrázek do bílého pole pod tlačítky „Nahrát“, „Zpracovat“ nebo „Zrušit“.
- Klikněte na tlačítko „Zpracovat“ a počkejte na zelenou zprávu o úspěšném zpracování.
- Pokud dokument již existuje, zobrazí se červené upozornění.
Velmi důležité: Systémy OCR jsou navrženy tak, aby zpracovávaly jeden dokument na soubor (PDF nebo obrázek). Pokud máte soubor s více dokumenty (například 1 PDF s více než 1 fakturou), budete muset soubory rozdělit, abyste je mohli nahrát do systému.
Doporučení: Doporučujeme, aby soubory byly menší než 2 MB, aby se urychlilo nahrávání. Pokud název souboru obsahuje více než 100 znaků, doporučujeme jej před nahráním zkrátit.
Obrázek 4: Část projektu před nahráním dokumentů
Obrázek 5: Přetáhněte dokumenty a klikněte na Zpracovat
Obrázek 6: Správné zpracování dokumentů
Obrázek 7: Vizualizace zpracovaných dat
6 Správa a úprava zpracovávaných informací
Úprava zpracovaných dat:
- Vyberte dokument k recenzování
- Můžete se řídit zprávami ve sloupci stavu
- Klikněte na ikonu pera („Upravit“)
- Objeví se nová obrazovka rozdělená na 2 části. Vpravo budete mít obrázek nebo PDF a vlevo data shromážděná na různých kartách.
- Na kartě „Dokument“ uvidíte záhlaví a celková data.
- V záložce „Položky“ (Dodací listy) uvidíte údaje o seznamu přijatých produktů nebo položek.
- V záložce „Reference“ (Nákupní faktury) uvidíte údaje dodacího listu odpovídající faktuře.
Doporučení: Boční panel nabídek můžete skrýt, abyste zvětšili prostor pro zobrazení dat.
Velmi důležité: V sekci „Příjem dokumentů“ máte dvě možnosti zobrazení: jednu pro dokumenty s položkami, které se mají zobrazit, a druhou pro zobrazené položky s opakováním dat záhlaví. Tato druhá možnost vám umožňuje efektivněji spravovat informace o produktech.
Obrázek 8: Vyberte dokument a klikněte na tlačítko Upravit
Obrázek 9: Úprava dat záhlaví
Obrázek 10: Úprava dat seznamu položek
7 Stáhněte si data v Excelu
Stažení různých formátů Excelu:
- Návrat do hlavní tabulky požadovaného typu dokumentu
- V možnostech v pravém horním rohu tabulky najdete ikony pro stahování Excelu.
- V závislosti na typu dokumentu si budete moci stáhnout výchozí formáty.
- Formát stahování specifický pro vaše potřeby si můžete vyžádat od týmu podpory.
- Soubory Excel si můžete stáhnout neomezeně.
Poznámka: Každý typ dokumentu může mít ke stažení 2 nebo více formátů Excelu.
Mobilní verze
Mobilní verze Dijit.app je určena pro uživatele, kteří potřebují nahrávat dokumenty z terénu nebo mimo kancelář. Níže jsou uvedeny kroky pro správné používání aplikace.
1 Zadejte odkaz na webovou aplikaci
Otevřete prohlížeč v mobilním zařízení a zadejte adresu uvedenou v uvítacím e-mailu.
Obrázek 1: Přihlašovací obrazovka Dijit.app
2 Přístup k webové aplikaci pomocí uživatelského jména a hesla
Zadejte své přihlašovací údaje do příslušných polí:
- E-mail: Zadejte vámi poskytnutou e-mailovou adresu
- Heslo: Zadejte své heslo
- Klikněte na tlačítko „Přihlásit se“ pro přístup do systému
Poznámka: Pokud se zobrazí zpráva „Vítejte – Ověření úspěšné“, vaše přihlašovací údaje jsou správné.
3 Přístup k hlavní nabídce
Jakmile jste uvnitř aplikace:
- Klikněte na ikonu nabídky (tři vodorovné čáry) v levém horním rohu obrazovky
Obrázek 3: Hlavní panel zobrazující Dashboard s přístupem k nabídce
4 Vyberte možnost Dodací listy nebo Nákupní faktury
V bočním menu:
- Vyhledejte sekci „DOKUMENTY“
- Klikněte na „Dodací listy“ (důležité: vyberte „Dodací listy“, nikoli „Dodací listy + položky“)
Obrázek 4: Boční nabídka zobrazující sekci Dokumenty s možností Dodací listy
Důležité! Ujistěte se, že jste vybrali možnost „Dodací listy“ nebo „Dodací listy + položky“.
5 Přístup k načtení dodacích listů
Na obrazovce správy dodacích listů:
- Vyhledejte a klikněte na tlačítko „Nahrát“
Obrázek 5: Obrazovka správy dodacích listů s tlačítkem pro načtení
6 Vyberte Práce nebo Projekt (volitelné)
Před nahráním dokumentů:
- Klikněte na pole „Zadejte pracovní kód“ nebo na rozbalovací nabídku
- Vyberte odpovídající práci nebo projekt ze zobrazeného seznamu
Obrázek 6: Obrazovka výběru práce nebo projektu
Poznámka: Dostupné projekty nebo práce jsou ty, které dříve vytvořil administrátor ve verzi pro stolní počítače.
7 Nahrajte dokumenty
Chcete-li začít nahrávat dokumenty:
- Klikněte na tlačítko „+ Nahrát“
- Otevře se nabídka s možnostmi. Vyberte „Knihovna fotografií“ nebo „Galerie“ pro přístup k fotografiím uloženým v zařízení.
Obrázek 8: Nabídka možností pro nahrávání dokumentů
8 Vyberte fotografie dodacích listů
V galerii vašeho zařízení:
- Vyhledejte fotografie dodacích listů, které chcete zpracovat
- Vyberte obrázky klepnutím na ně (zobrazí se indikátor výběru)
- Můžete vybrat více obrázků najednou
Obrázek 9: Fotogalerie zobrazující různé dodací listy, ze kterých si můžete vybrat
Obrázek 10: Vybrané fotografie dodacích listů se zaškrtávacími políčky
Tipy pro dosažení nejlepších výsledků:
- Foťte za dobrého osvětlení
- Vyhněte se stínům a odleskům v dokumentu
- Ujistěte se, že je na obrázku viditelný celý dokument
- Při fotografování držte zařízení stabilně
9 Zpracovat nahrané dokumenty
Jakmile vyberete obrázky, budete vráceni na obrazovku nahrávání, kde uvidíte dokumenty připravené ke zpracování: Musíte kliknout na „Zpracovat“.
Obrázek 11: Seznam nahraných dokumentů připravených ke zpracování
10 Ověření úspěšného zpracování
Sledujte stav dokumentů:
- Počkejte, dokud se u všech dokumentů nezobrazí zelený indikátor se stavem „VYPRACOVÁNO – Soubor odeslán ke zpracování“.
- To znamená, že dokumenty byly správně zpracovány a systém je analyzuje.
Obrázek 12: Úspěšně zpracované dokumenty se zelenými indikátory
11 Odhlásit se (volitelné)
Pokud se chcete po dokončení práce odhlásit:
- Klikněte na ikonu uživatele v pravém horním rohu
- Vyberte „Odhlásit se“ / „Ukončit aplikaci“
Obrázek 13: Odhlašovací obrazovka
Časté dotazy
Jaké typy dokumentů mohu nahrát?
Dijit.app je optimalizován pro zpracování dodacích listů, faktur a obchodních dokumentů všeho druhu. Akceptované formáty jsou PDF nebo obrázky, které mohou být ve formátech JPG, PNG a dalších běžných obrazových formátech.
Co mám dělat, když dokument není správně zpracován?
Pokud dokument není správně zpracován (indikátor se nerozsvítí zeleně), zkuste pořídit novou fotografii dokumentu s lepším osvětlením a zaostřením a znovu ji nahrát.
Mohu používat Dijit.app bez připojení k internetu?
Ne, Dijit.app vyžaduje k fungování připojení k internetu, protože zpracování OCR probíhá v cloudu.
Jak mohu přepínat mezi projekty?
V tabulce správy faktur nebo dodacích listů na hlavní obrazovce uvidíte sloupec s názvem „Projekty“. Tento sloupec můžete filtrovat podle projektu nebo uspořádat tabulku podle projektu.
