Jak vyvažujete potřebu schůzek, e-mailů, skupinových chatů a administrativních úkolů s časem stráveným na tom, co je skutečně důležité? Pokud lze něco říci o moderním pracovním prostředí, pak je to to, že pokud nemáte kontrolu nad svým rozvrhem, bude ono ovládat váš den za dnem. Potřebujeme účinné strategie, abychom se mohli soustředit ve světě, který nás má rozptylovat.
Proto jsou časové bloky cenným nástrojem. Blokování času nebo blokování času spolu s jeho blízkým bratrancem, boxem, seskupováním úkolů a tématem dne je jednoduchý, ale účinný způsob, jak znovu získat kontrolu nad svým pracovním dnem.
Nacházíte se v některé z následujících situací?
Blokování času je přístup k řízení času, který vás vybízí k rozdělení dne do časových úseků. Každý interval je určen k provedení určitého úkolu nebo skupiny úkolů a nic jiného. Namísto toho, abyste si drželi otevřený seznam úkolů, které byste chtěli co nejvíce dokončit, začnete každý den s konkrétním plánem podrobně popisujícím, na čem a kdy byste měli pracovat.
Klíčem k této metodě je naplánovat si seznam úkolů předem, takže týdenní revize je nezbytná. Zvažte, co vás v nadcházejícím týdnu čeká, a udělejte si hrubý obrys časových intervalů, které budete jednotlivým dnům věnovat. Na konci každého pracovního dne si prohlédněte nedokončené úkoly a všechny nové, které se objeví, a podle toho upravte své časové úseky na zbytek týdne.
Díky předem naplánovaným dnům po celou dobu bloku se nemusíte neustále rozhodovat, na co se zaměřit. Jednoduše musíte dodržovat svůj zablokovaný plán. Pokud sejdete z cesty nebo se vyrušíte, stačí se podívat na svůj rozvrh a vrátit se k úkolu na základě přiděleného bloku.
Lidé si často pletou blokový čas s časem pokladny, ale mezi těmito dvěma je zásadní rozdíl. Blokování času zahrnuje přidělení určitého množství času na soustředění se na konkrétní úkol nebo činnost. Můžete si například vyhradit dvě hodiny ráno na práci na konceptu svého blogu.
Na druhou stranu, box time zahrnuje uložení časového limitu na daný úkol. Například byste si stanovili cíl dokončit návrh blogu za dvě hodiny.
Tento časově omezený přístup vás nutí pracovat efektivně, protože na dokončení úkolu nemáte celý den. Navíc to může být zábavná výzva, díky které je produktivita ještě vzrušující.
Blokování času je velmi efektivní z několika důvodů. Za prvé, podporuje hlubokou, soustředěnou práci, což vám umožní soustředit veškerou vaši duševní energii na jediný úkol, projekt nebo problém. Vyčleněním konkrétního časového období na práci na jedné věci je snazší zůstat soustředěný a rozvíjet mentální dovednosti potřebné pro hlubokou práci. To vám pomůže být produktivnější a zlepší kvalitu vaší práce.
Doba blokování také pomáhá efektivně dokončit povrchové práce. Práce na povrchu jsou zjevné úkoly, které jsou naléhavé, ale nejsou důležité pro dosažení vašich dlouhodobých cílů, jako je správa dokumentů nebo odpovídání na většinu e-mailů. Vyčleněním omezeného času na splnění těchto úkolů stanovte jasné limity, kolik času na nich strávíte. Seskupování podobných úloh navíc snižuje náklady na přepínání kontextu. Zabalením všech povrchních úkolů do vyhrazeného bloku času nebo dvou budete schopni je plnit efektivněji a chránit zbytek svého pracovního dne před úkoly s větším dopadem.
Je důležité, abychom kromě nastavování časových bloků uměli používat nástroje, které nám umožňují efektivněji provádět povrchní úkoly, jako je správa dokumentů a dat. Přestože jsou tyto úkoly nezbytnou součástí naší práce, jsou často únavné a nepřidávají našemu podnikání přidanou hodnotu. Abychom optimalizovali náš čas a zlepšili naši produktivitu, je nezbytné používat technologie, které nám pomáhají provádět tyto úkoly rychleji a efektivněji. Například s nástrojem, jako je Dijit.app, můžeme proměnit hodinu práce v pouhých pár minut, protože jeho technologie OCR automaticky čte, extrahuje a organizuje data, aniž by to bylo nutné dělat ručně.
Většina lidí neumí dobře hospodařit s časem. Špatně odhadujeme, jak dlouho budou úkoly trvat, a máme tendenci dělat kompromisy ohledně naší budoucnosti. Blokování času vás nutí konfrontovat se se svými aktuálními prioritami a závazky a záměrně se zabývat tím, jak trávíte svůj omezený čas. Pro každý nový závazek, který připustíte do svého života, musíte najít fyzický prostor ve svém kalendáři. V důsledku toho se včasné náklady na vyslovení „ano“ stávají konkrétnějšími a je snazší říci „ne“.
S tisíci spokojených uživatelů a stovkami tisíc zpracovaných dokumentů je Dijit.app umístěna jako dokonalé řešení pro správu dat podnikových dokumentů. Připojte se ke komunitě Dijit.app a objevte efektivitu v celé své kráse.
