Automatisez le processus de saisie des données : un guide complet
Qu’est-ce que l’automatisation de la saisie des données ?
L'automatisation du processus de saisie des données est l'alternative numérique au « découpage des données ». Ce processus consiste à extraire des données de documents, d'images, de fichiers PDF ou de numérisations et à les convertir dans un format structuré, tel que CSV, JSON, XLS, etc. Ce flux automatique d’extraction et de conversion des données nécessite l’utilisation de logiciels dotés d’intelligence artificielle (IA) et de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Comment automatiser le processus de saisie des données ?
L'automatisation du processus de saisie des données suit une série d'étapes :
1. Téléchargez une source de données : les documents numériques ou physiques sont importés dans un logiciel d'automatisation de la saisie des données.
2. Prétraitement des données : le logiciel convertit les documents en formats lisibles à l'aide des technologies avancées d'IA et d'OCR.
3. Validez les données extraites : Le système automatisé structure les données et vérifie si un document contient des informations manquantes.
4. Apprentissage automatique : Le système apprend de l’interaction pour les occasions futures, grâce à l’apprentissage automatique.
5. Transférez les données extraites : Les données sont présentées sous forme de sortie structurée, telle qu'Excel ou JSON, qui peut être importée directement dans une base de données ou un autre logiciel.
Avantages de l'automatisation de la saisie des données
L'automatisation du processus de saisie des données offre plusieurs avantages, notamment :
– Traitement de masse : Gestion de grandes quantités de fichiers en une seule fois.
– Gain de temps : améliore les workflows de traitement des données.
– Réduction des coûts : élimine les processus manuels inefficaces.
– Plus grande précision : la technologie OCR permet un taux de précision plus élevé que le 99%.
– Améliore la productivité : meilleure répartition des ressources et plus grande concentration sur les tâches qui nécessitent plus d’attention.
– Satisfaction accrue des employés : élimine les tâches redondantes, telles que la saisie manuelle des données.
Cas d'utilisation de l'automatisation de la saisie des données
L'automatisation du processus de saisie des données peut être appliquée à divers documents, tels que :
- Factures d'achat,
- factures ou tickets de consommation
- Acheter en ligne,
- les bons de réception,
- les formulaires de travail,
- documents d'identité,
- formulaires client ou utilisateur et
- contrats.
Meilleur logiciel d'automatisation de la saisie des données
dijit.app
Dijit.app est probablement le programme d'application Web le plus efficace et le plus facile à utiliser. Sélectionnez simplement, faites glisser et déposez les PDF ou les images sur le système et l'IA de Dijit.app avec OCR fera tout le travail. Il organisera toutes les informations dans une base de données structurée, indiquera quels documents ou données manquent pour un examen rapide et vous permettra de télécharger ou d'importer les informations vers d'autres systèmes de gestion. De plus, il présente de nombreux autres avantages qui en font Dijit.app le meilleur système pour automatiser le processus de saisie des données pour tout secteur ou entreprise.
Avantages pour automatiser le processus de saisie des données
- Téléchargement en masse des factures reçues, des bons de livraison, des formulaires, des guides et bien plus encore.
- Organisation des informations dans une base de données en moins de 2 secondes par document.
- Passez en revue toutes les données manquantes en un seul clic, avec un apprentissage automatisé pour les occasions futures.
- Stockage et visualisation de documents avec des filtres avancés.
- Création d'utilisateurs illimités pour éviter la paperasse entre les départements ou les sites.
- Affectation des comptes comptables aux fournisseurs.
- Attribution de plus d'informations par éléments, tels que la matière première, la famille, l'unité de mesure, etc.
- Partagez l’information avec votre conseiller comptable.
- Adaptabilité aux besoins de votre entreprise ou de votre secteur.
- Économisez des centaines d’heures par semaine et évitez des milliers d’erreurs humaines potentielles.
- Des équipes plus heureuses en évitant la tâche de saisie manuelle des données et en se concentrant sur des activités plus pertinentes pour l'entreprise.
Docsumo
Docsumo est un système en ligne qui fonctionne uniquement via une API, vous aurez donc besoin d'une équipe de développeurs informatiques experts pour le configurer sur votre plateforme. Ce système permet d'automatiser le traitement d'une grande variété de documents commerciaux, dont certains sont pré-entraînés, comme les factures. Le système est conçu pour différents secteurs et entreprises. L'un de ses avantages est qu'il peut capturer des documents provenant de diverses sources, comme le courrier électronique. Le système permet de trier ou trier les documents avant de les traiter, mais cela peut ralentir le système. Si l'OCR ne suffisait pas, elle vous permet de marquer les données pour un examen humain.
Prix: minimum de $ 500 (USD) bien qu'il n'indique pas le nombre de documents autorisés à traiter et seulement un maximum de 3 utilisateurs dans le plan initial.
Entrée automatique
AutoEntry est un outil créé par Sage et ne peut être utilisé que par les utilisateurs de Sage ERP, Pero, Quickbooks et autres systèmes comptables. Le système permet de saisir des images ou des PDF qui passeront par le scanner avec OCR, puis l'utilisateur doit valider et catégoriser chaque document, un par un, pour l'approuver et pour que les données soient téléchargées dans le système Sage.
Prix : Dans ses formules, à partir de 15 € (50 crédits), il permet d'acheter des crédits que vous pourrez convertir en documents traités. 1 crédit permet de traiter une facture et 2 crédits permettent de traiter une facture ou un bon de livraison avec une liste d'articles.
DocParser
DocParser Il s'agit d'un autre système qui fonctionne uniquement via API, vous aurez donc besoin de personnel informatique qualifié pour l'intégrer dans votre système ou logiciel. De manière similaire à AutoEntry, le système permet d'importer des documents ou des images PDF, vous devez ensuite configurer chaque document (par exemple une facture fournisseur) en indiquant où se trouve chaque donnée sur la facture, puis le valider et enfin traiter et télécharger le données.
Des prix: À partir de 39,90 € par mois pour 100 documents par mois
Quel logiciel ai-je choisi pour automatiser le processus de saisie des données ?
L'automatisation du processus de saisie des données est une solution efficace pour améliorer l'efficacité et la précision de la gestion des données. Avec le bon logiciel, vous pouvez gagner du temps, réduire les coûts et améliorer la productivité de votre entreprise.
dijit.app
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