Comment équilibrez-vous le besoin de réunions, d'e-mails, de discussions de groupe et de tâches administratives avec le temps consacré à ce qui compte vraiment ? S'il y a une chose que l'on peut dire à propos de l'environnement de travail moderne, c'est que si vous n'avez pas le contrôle sur votre emploi du temps, il contrôlera votre journée. Nous avons besoin de stratégies efficaces pour nous concentrer dans un monde conçu pour nous distraire.
C'est pourquoi les plages horaires sont un outil précieux. Les blocs horaires, ou blocs horaires, ainsi que son cousin proche, l'heure de paiement, le regroupement des tâches et le sujet du jour, constituent une méthode simple mais efficace pour reprendre le contrôle de votre journée de travail.
Êtes-vous dans l'une des situations suivantes ?
Le temps de bloc est une approche de gestion du temps qui vous encourage à diviser votre journée en créneaux horaires. Chaque intervalle est destiné à effectuer une tâche spécifique ou un groupe de tâches et rien d'autre. Au lieu de garder une liste ouverte des tâches que vous aimeriez accomplir autant que possible, vous commencerez chaque journée avec un plan concret détaillant ce sur quoi vous devriez travailler et quand.
La clé de cette méthode est de planifier votre liste de tâches à l'avance, donc un examen hebdomadaire est essentiel. Réfléchissez à ce qui vous attend dans la semaine à venir et faites une ébauche des créneaux horaires auxquels vous vous consacrez chaque jour. À la fin de chaque journée de travail, passez en revue les tâches inachevées et les nouvelles qui arrivent, et ajustez les créneaux horaires pour le reste de la semaine en conséquence.
Avec des jours pré-planifiés jusqu'à la période de verrouillage, vous n'avez pas besoin de décider constamment sur quoi vous concentrer. Vous n'avez qu'à suivre votre horaire bloqué. Si vous vous égarez ou êtes distrait, regardez simplement votre emploi du temps et revenez à la tâche en fonction du bloc assigné.
Souvent, les gens confondent l'heure de bloc avec l'heure de départ, mais il existe une différence fondamentale entre les deux. Le temps de bloc consiste à allouer un certain temps pour se concentrer sur une tâche ou une activité spécifique. Par exemple, vous pouvez réserver deux heures le matin pour travailler sur un brouillon de votre blog.
D'autre part, le temps de boîte implique d'imposer une limite de temps à la tâche à accomplir. Par exemple, vous vous donneriez pour objectif de terminer le brouillon de votre blog en deux heures.
Cette approche limitée dans le temps vous oblige à travailler efficacement, puisque vous n'avez pas toute la journée pour terminer la tâche. De plus, cela peut être un défi amusant qui rend la productivité plus excitante.
Le blocage du temps est très efficace pour plusieurs raisons. Premièrement, cela encourage un travail approfondi et ciblé, vous permettant de concentrer toute votre énergie mentale sur une seule tâche, un projet ou un problème. En allouant une période de temps spécifique pour travailler sur une seule chose, il est plus facile de rester concentré et de développer les compétences mentales nécessaires au travail en profondeur. Cela vous aide à être plus productif et améliore la qualité de votre travail.
Le temps de blocage permet également de terminer efficacement le travail de surface. Les travaux légers sont les tâches apparentes qui sont urgentes mais pas importantes pour atteindre vos objectifs à long terme, comme la gestion des documents ou la réponse à la plupart des e-mails. En allouant un temps limité pour effectuer ces tâches, fixez des limites claires au temps que vous y consacrez. De plus, le regroupement de tâches similaires réduit le coût du changement de contexte. En regroupant toutes vos tâches superficielles dans un ou deux blocs de temps dédiés, vous pourrez les exécuter plus efficacement et économiser le reste de votre journée de travail pour des tâches à plus fort impact.
Il est important qu'en plus d'établir des plages horaires, nous sachions utiliser les outils qui nous permettent d'effectuer plus efficacement des tâches superficielles, telles que la gestion des documents et des données. Bien que ces tâches fassent partie intégrante de notre travail, elles sont souvent fastidieuses et n'ajoutent aucune valeur à notre entreprise. Pour optimiser notre temps et améliorer notre productivité, il est essentiel d'utiliser des technologies qui nous aident à effectuer ces tâches plus rapidement et plus efficacement. Par exemple, avec un outil comme Dijit.app, nous pouvons convertir une heure de travail en quelques minutes seulement, car sa technologie OCR lit, extrait et organise automatiquement les données, sans avoir besoin de le faire manuellement.
La plupart des gens ne sont pas doués pour la gestion du temps. Nous sommes mauvais pour estimer la durée des tâches et avons tendance à nous engager pour notre avenir. Le blocage du temps vous oblige à faire face à vos priorités et engagements actuels et à être intentionnel sur la façon dont vous passez votre temps limité. Pour chaque nouvel engagement que vous autorisez dans votre vie, vous devez trouver un espace physique sur votre calendrier. En conséquence, le coût opportun de dire « oui » devient plus concret et il est plus facile de dire « non ».
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