Como você equilibra a necessidade de reuniões, e-mails, chats em grupo e tarefas administrativas com o tempo gasto no que realmente importa? Se há algo que se pode dizer sobre o ambiente de trabalho moderno é que, se você não controlar sua agenda, ela controlará seu dia. Precisamos de estratégias eficazes para focar em um mundo projetado para nos distrair.
É por isso que os blocos de tempo são uma ferramenta valiosa. Blocos de tempo, ou blocos de tempo, junto com seu primo próximo, hora do check-out, agrupamento de tarefas e o tópico do dia, é um método simples, mas eficaz, de retomar o controle de seu dia de trabalho.
Você está em alguma das seguintes situações?
O tempo de bloqueio é uma abordagem de gerenciamento de tempo que o incentiva a dividir seu dia em intervalos de tempo. Cada intervalo destina-se a executar uma tarefa específica ou grupo de tarefas e nada mais. Em vez de manter uma lista aberta de tarefas que gostaria de concluir o máximo possível, você começará cada dia com um plano concreto detalhando no que deve trabalhar e quando.
A chave para esse método é planejar sua lista de tarefas com antecedência, portanto, uma revisão semanal é essencial. Considere o que o espera na próxima semana e faça um esboço dos intervalos de tempo que você dedica a cada dia. No final de cada dia de trabalho, reveja as tarefas inacabadas e as novas que surgirem e ajuste os intervalos de tempo para o resto da semana de acordo.
Com dias pré-planejados até o período de bloqueio, você não precisa decidir constantemente em que focar. Você simplesmente tem que seguir sua agenda bloqueada. Se você se desviar ou se distrair, basta olhar sua agenda e retornar à tarefa de acordo com o bloco atribuído.
Frequentemente, as pessoas confundem tempo de bloqueio com tempo de checkout, mas há uma diferença fundamental entre os dois. O tempo de bloqueio envolve alocar uma certa quantidade de tempo para se concentrar em uma tarefa ou atividade específica. Por exemplo, você pode reservar duas horas da manhã para trabalhar em um rascunho do seu blog.
Por outro lado, o tempo de caixa envolve a imposição de um limite de tempo para a tarefa em questão. Por exemplo, você se daria como meta terminar o rascunho do seu blog em duas horas.
Essa abordagem de tempo limitado obriga você a trabalhar com eficiência, já que não tem o dia todo para concluir a tarefa. Além disso, esse pode ser um desafio divertido que torna a produtividade mais empolgante.
O bloqueio de tempo é muito eficaz por vários motivos. Primeiro, incentiva o trabalho profundo e focado, permitindo que você concentre toda a sua energia mental em uma única tarefa, projeto ou problema. Ao alocar um período de tempo específico para trabalhar em apenas uma coisa, é mais fácil manter o foco e desenvolver as habilidades mentais necessárias para um trabalho profundo. Isso ajuda você a ser mais produtivo e melhora a qualidade do seu trabalho.
O tempo de bloqueio também ajuda a concluir o trabalho de superfície com eficiência. Trabalho leve são as tarefas aparentemente urgentes, mas não importantes para atingir seus objetivos de longo prazo, como gerenciamento de documentos ou resposta à maioria dos e-mails. Ao alocar um tempo limitado para realizar essas tarefas, estabeleça limites claros de quanto tempo você gasta nelas. Além disso, agrupar tarefas semelhantes reduz o custo da troca de contexto. Ao agrupar todas as suas tarefas superficiais em um ou dois blocos de tempo dedicados, você poderá executá-las com mais eficiência e economizar o restante do dia de trabalho para tarefas de maior impacto.
É importante que, além de estabelecer blocos de tempo, saibamos usar as ferramentas que nos permitem realizar tarefas superficiais com mais eficiência, como o gerenciamento de documentos e dados. Embora essas tarefas sejam uma parte necessária do nosso trabalho, muitas vezes são tediosas e não agregam valor ao nosso negócio. Para otimizar nosso tempo e melhorar nossa produtividade, é fundamental o uso de tecnologias que nos ajudem a realizar essas tarefas de forma mais rápida e eficiente. Por exemplo, com uma ferramenta como Dijit.app, podemos converter uma hora de trabalho em apenas alguns minutos, já que sua tecnologia OCR lê, extrai e organiza automaticamente os dados, sem a necessidade de fazê-lo manualmente.
A maioria das pessoas não é boa em gerenciamento de tempo. Somos ruins em estimar quanto tempo as tarefas levarão e temos a tendência de nos comprometer com nosso futuro. O bloqueio de tempo o força a encarar suas prioridades e compromissos atuais e a ser intencional sobre como você gasta seu tempo finito. Para cada novo compromisso que você permite em sua vida, você deve encontrar um espaço físico em sua agenda. Como resultado, o custo oportuno de dizer "sim" torna-se mais concreto e é mais fácil dizer "não".
