Os programas de OCR oferecem a capacidade de digitalizar e transformar documentos em informações acessíveis e editáveis, o que ajuda a reduzir os custos de mão de obra, minimizar erros e simplificar os processos de aprovação.
Por exemplo, gerenciar faturas e inserir dados manualmente em arquivos são tarefas tediosas e propensas a erros em departamentos de contabilidade, mas graças à tecnologia OCR, esses processos podem ser automatizados e simplificados.
Em particular, os organismos contabilísticos e fiscais beneficiam de sistemas de OCR uma vez que lidam diariamente com grandes volumes de informação, e estes sistemas permitem-lhes controlar e organizar esta informação de forma eficiente, o que facilita o trabalho dos colaboradores e permite-lhes poupar mais. um tempo 80% em comparação com a entrada manual de dados.
Além disso, evita a tarefa de preencher manualmente os relatórios contábeis e ajuda a manter um registro preciso e atualizado dos mesmos.
Os programas de OCR são ferramentas versáteis e úteis. Seu principal objetivo é extrair e utilizar os dados dos documentos ou imagens digitalizadas, permitindo acessar e editar o conteúdo do documento original com alta precisão e confiabilidade. Isso é especialmente útil no lançamento automático de faturas.
Um exemplo da utilidade destes programas é a capacidade de detetar automaticamente informações de um recibo, como a data, o valor antes e depois de impostos, a taxa de IVA, a forma de pagamento, entre outras, e processá-las automaticamente na contabilidade programa.
Além disso, alguns programas de OCR são baseados em tecnologia de inteligência artificial, com recursos de aprendizado de máquina e usando a nuvem para armazenar as informações.
A tecnologia OCR (Optical Character Recognition) oferece diversos benefícios para as consultorias contábeis, como:
Ao digitalizar e analisar documentos em massa, é possível automatizar processos contábeis e de registro de dados, reduzindo a margem de erro humano e melhorando a precisão dos dados. Isso, por sua vez, ajuda a aumentar a eficiência e a produtividade da consultoria contábil e reduz os custos operacionais.
Além disso, a tecnologia OCR permite maior capacidade de armazenamento de dados e melhor acessibilidade aos mesmos, o que facilita a tomada de decisões e a colaboração remota da equipe.
A escolha do melhor OCR para a sua assessoria contabilística ou fiscal dependerá das suas necessidades e do número de documentos a tratar. No entanto, é importante ter em mente alguns requisitos essenciais para garantir uma gestão documental eficiente. Esses requisitos são:
É importante buscar um sistema de OCR que atenda a esses requisitos, pois um sistema que faz parte de outro sistema contábil geralmente não possui a flexibilidade necessária. Além disso, um sistema de OCR mais caro do que as atividades realizadas pela equipe pode não ser compatível com a economia de custos que qualquer empresa busca.
É por isso que é importante que o sistema de OCR que escolhemos não seja apenas rápido, fácil, flexível, adaptável e realmente nos ajude a economizar tempo, mas também nos ajude a economizar custos significativamente.
Quer conhecer um OCR que atenda a todos esses requisitos?
O Dijit é um software OCR que cumpre todos os requisitos necessários para uma gestão documental eficiente. Por ser uma ferramenta na nuvem, permite extrair dados de notas fiscais, boletos, guias de remessa, folha de pagamento e muito mais em apenas alguns segundos. Além disso, converte os dados em Excel para importá-los para o sistema contábil e compartilhá-los com os clientes. Com um tempo de processamento de menos de 4 segundos por documento, uma interface amigável e uma pós-edição rápida e fácil, o Dijit.app é uma excelente opção para economizar tempo e custos no gerenciamento de documentos.
