A importância do OCR para faturas em logística e transporte

O software OCR com IA para documentos de empresas de logística e transporte:

Aumentar a eficiência e segurança no tratamento de documentos

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A digitalização e a adoção de tecnologias emergentes, como o software OCR (reconhecimento óptico de caracteres) com inteligência artificial, transformaram completamente os processos de manuseio de documentos em papel e PDFs no setor de logística e transportes terrestres e marítimos. Neste artigo, exploraremos em detalhes como o software AI OCR está revolucionando o gerenciamento de documentos em empresas de logística e transporte.

Importância da gestão documental com OCR no setor de logística e transporte

O setor de transporte e logística é um ambiente altamente competitivo e dinâmico. A gestão documental é uma componente crítica para garantir a eficiência, rentabilidade e segurança nas operações de transporte terrestre e marítimo. As empresas de transporte e logística lidam com grandes quantidades de documentos em papel ou PDF, como contratos, guias de remessa, faturas, documentos alfandegários e de transporte, entre outros. Esses documentos exigem um alto nível de precisão e rapidez, pois contêm informações vitais sobre cargas, rotas de transporte, condições de entrega e preços.

O gerenciamento inadequado das informações contidas nesses documentos pode levar a erros e atrasos dispendiosos na cadeia de suprimentos, o que pode afetar a lucratividade e a reputação das empresas de transporte e logística.

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Software de digitalização de documentos e OCR

A digitalização de dados de documentos é o processo de conversão de documentos físicos ou PDF em formatos digitais editáveis, que por sua vez permitem que esses documentos sejam integrados a um ERP ou sistema de gestão. Este processo permite que as empresas armazenem, recuperem, analisem e compartilhem documentos e as informações que eles contêm de forma mais eficiente e segura. A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é uma ferramenta fundamental na digitalização de documentos, pois permite a extração de texto e informações de um documento digitalizado ou imagem digital.

O software OCR ajuda as empresas a automatizar o processo de conversão de documentos em papel ou PDFs para o formato Excel ou CSV, reduzindo a carga de trabalho manual de inserir dados em um sistema e o risco de erro humano.

Inteligência artificial em software OCR

A implementação de inteligência artificial (IA) no software OCR melhorou significativamente a precisão e a velocidade da conversão de dados de documentos em papel ou PDF. A IA pode aprender e se adaptar a diferentes idiomas, como espanhol e inglês, e reconhecer vários formatos e estilos de texto, o que melhora a qualidade e a eficiência do reconhecimento óptico de caracteres. Além disso, um sistema de aprendizado inteligente, aprendizado de máquina ou aprendizado profundo, pode aprender com a interação humana para simplificar ainda mais as operações de gerenciamento de documentos.

A IA também pode analisar e processar dados digitalizados para fornecer insights e gerar relatórios baseados em Business Intelligence (BI) e gerar previsões precisas. Essas informações podem ser usadas para tomar decisões mais informadas e melhorar a eficiência e a lucratividade das operações de transporte e logística.

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Benefícios do software OCR com IA no gerenciamento de documentos

1. Maior eficiência e economia de tempo

O uso do software AI OCR no gerenciamento de documentos economiza tempo e recursos ao automatizar o processo de extração e processamento de dados de documentos em papel, digitalizados ou PDF. O OCR reduz a carga de trabalho manual e o risco de erro humano, aumentando a eficiência e a produtividade nas empresas de transporte e logística.

O programa OCR IA para logística e transporte permite otimizar a gestão documental mais de 80% de acordo com Forrester Research; isso se deve principalmente ao fato do registro digital facilitar a busca imediata ou acesso futuro quando necessário e obter dados com maior precisão e rapidez do que a digitalização manual. Em outro estudo realizado por esta mesma empresa, foi determinada uma redução entre 80-90% em relação ao tempo gasto no processamento de documentos, graças a soluções baseadas em reconhecimento óptico com inteligência artificial, como dijit.app ou outros similares atualmente disponíveis no mercado de tecnologia empresarial.

2. Rastreabilidade e segurança aprimoradas

A implementação de um sistema de software OCR com IA permite que as empresas rastreiem e monitorem a cadeia de suprimentos com mais eficiência. As informações digitalizadas podem ser usadas para analisar e prever padrões na cadeia de suprimentos, identificar gargalos e melhorar o desempenho geral. Além disso, as informações digitalizadas são mais fáceis de proteger e controlar, garantindo a segurança e a privacidade dos dados.

Quando as operações de digitalização de dados são realizadas de forma manual, as informações levam em média mais de 7 dias para chegar aos sistemas de gestão, o que impede ter informações em tempo real para decisões mais ágeis. Em vez disso, a tecnologia OCR permite que os dados sejam capturados, extraídos e integrados no sistema de gestão em segundos, a partir de uma digitalização de foto ou papel ou simplesmente arrastando os documentos recebidos em formato digital como PDF.

3. Facilitação do processo alfandegário

O software OCR com IA é especialmente útil na gestão alfandegária e nos procedimentos relacionados ao transporte marítimo e terrestre. A digitalização de documentos alfandegários agiliza o processo burocrático e reduz o risco de erros humanos. A tecnologia AI e OCR permitem a identificação automática dos dados relevantes e a integração automática com o sistema de gestão ou ERP, o que facilita o processo alfandegário e a classificação da mercadoria.

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4. Integração com sistemas e tecnologias existentes

O software AI OCR pode ser facilmente integrado a outros sistemas e tecnologias usados no setor de transporte e logística, como sistemas de gerenciamento de armazéns, sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) e sistemas de informações geográficas (GIS). Isso permite que as empresas aproveitem ao máximo as informações contidas em seus documentos e melhorem a eficiência e rentabilidade de suas operações, economizando recursos valiosos.

5. Melhor tomada de decisão e planejamento

As informações digitalizadas e processadas pelo software AI OCR podem ser usadas para gerar relatórios baseados em Business Intelligence (BI) em tempo real. Esses relatórios fornecem informações valiosas sobre o desempenho da cadeia de suprimentos, gargalos, áreas para melhoria e oportunidades de crescimento. Essas informações podem ser usadas para tomar decisões mais informadas e melhorar o planejamento e a estratégia de negócios no setor de logística e transporte.

Otimizando a gestão de compras

O software OCR com IA é uma ferramenta essencial na gestão documental das empresas de transporte e logística. A digitalização e a tecnologia OCR melhoram a eficiência, rastreabilidade e segurança no manuseio de documentos e permitem que as empresas otimizem suas operações e tomem decisões mais informadas. Investir em software AI OCR é uma jogada inteligente que pode trazer benefícios significativos a longo prazo para empresas de transporte e logística.

A ferramenta mais precisa, rápida e fácil de usar do mercado para resolver a digitalização e conversão de dados de documentos em papel ou PDF para Excel ou para um ERP ou sistema de gestão chama-se Dijit.app. Este sistema usa OCR poderoso com a ajuda de IA para capturar e processar dados de documentos como faturas de compra, faturas de despesas, notas de entrega, guias de recebimento, formulários alfandegários, relatórios de trabalho e muito mais, com precisão e precisão. velocidade de 2 segundos por página . Para saber mais solicite uma demonstração aqui.

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