Quel OCR convient le mieux à votre entreprise ?
La reconnaissance optique de caractères, plus connue sous son acronyme OCR (Optical Character Recognition), est une technologie qui a révolutionné la manière dont les entreprises gèrent et traitent l’information. Mais quel OCR choisir pour votre entreprise ? Avant de répondre à cette question, il est important de comprendre ce qu’est l’OCR et pourquoi elle est si importante.
Qu'est-ce que la reconnaissance optique de caractères (OCR) ?
L'OCR est un processus qui convertit les images textuelles en données textuelles lisibles par machine. Cela signifie que si vous numérisez un formulaire ou un reçu, votre ordinateur enregistre la numérisation sous forme de fichier image. Cependant, vous ne pouvez pas utiliser un éditeur de texte pour modifier, rechercher ou compter les mots dans le fichier image. C'est là qu'intervient l'OCR, convertissant l'image en un document texte avec son contenu sous forme de données texte.
Pourquoi l'OCR est-il important ?
La plupart des flux de travail professionnels impliquent la réception d'informations provenant de supports imprimés ou de documents PDF numérisés. Les formulaires imprimés, les factures, les documents juridiques numérisés et les contrats imprimés font partie intégrante des processus métier. Ces gros volumes de paperasse nécessitent beaucoup de temps et d’espace pour être stockés et gérés. Bien que la gestion des documents numériques soit recommandée, la numérisation des documents présente des défis. Le processus nécessite une intervention manuelle et peut être fastidieux et long.
De plus, la numérisation du contenu des documents crée des fichiers image dans lesquels le texte est caché. Le texte des images ne peut pas être traité avec un logiciel de traitement de texte de la même manière que les documents texte. La technologie OCR résout ce problème en convertissant les images textuelles en données textuelles pouvant être analysées par d'autres logiciels d'entreprise. De cette façon, vous pouvez utiliser les données pour effectuer des analyses, optimiser les opérations, éliminer la numérisation manuelle, éviter la paperasse, automatiser les processus et améliorer la productivité.
Quelle OCR choisir ?
Il existe plusieurs types de technologies OCR, chacune présentant ses propres avantages et inconvénients. Certaines entreprises peuvent opter pour un simple logiciel de reconnaissance optique de caractères, qui stocke de nombreux modèles d'images de texte et de nombreuses polices différentes sous forme de modèles. Ce type de logiciel utilise des algorithmes de correspondance de modèles pour comparer des images de texte, caractère par caractère, avec sa base de données interne.
D'autres entreprises peuvent préférer un logiciel de reconnaissance optique de caractères intelligent. Ces systèmes modernes utilisent une technologie avancée pour lire le texte comme le ferait un humain. Ils utilisent des méthodes avancées qui entraînent les machines à se comporter comme des humains en utilisant l'apprentissage automatique.
Une OCR intelligente
En plus des logiciels simples et intelligents, il existe également des systèmes intelligents de reconnaissance de mots et de reconnaissance optique de marques. Les premiers fonctionnent sur les mêmes principes que les logiciels intelligents mais traitent des images entières au lieu de caractères individuels. La reconnaissance optique des marques identifie les logos, marques et autres symboles sur un document.
Choisir le bon OCR peut offrir de nombreux avantages à votre entreprise. Vous pouvez transformer vos documents existants et nouveaux en une base de données que vous pouvez facilement interroger. Vous pouvez également améliorer l’efficacité opérationnelle en intégrant automatiquement les flux de travail documentaires et numériques au sein de votre entreprise.
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