12 Actividades para Mejorar la Productividad en el Trabajo

La productividad laboral es vital para optimizar el tiempo y poder mejorar nuestros procesos de cara a los clientes internos y externos. Cuando las pequeñas empresas no son productivas, puede ser difícil alcanzar los objetivos y satisfacer las expectativas del mercado.

¿Cómo mejorar la productividad en el trabajo?

Afortunadamente, mejorar la productividad de las pequeñas y medianas empresas, sobre todo PYMES, nunca ha sido tan sencillo como ahora. Existen innumerables formas de hacerlo, desde la incorporación de nuevas tecnologías hasta el desarrollo de nuevas habilidades en los empleados.

El tiempo es el recurso más valioso, la importancia de trabajar de manera más inteligente (¡no más duro!) es evidente. Con el auge del trabajo remoto, es esencial proporcionar a los empleados herramientas y estrategias para mantenerse enfocados en su trabajo.

Analiza cómo utilizas tu tiempo

Es posible que creas que sabes cuánto tiempo dedicas a cada tarea. Sin embargo, si estás haciendo varias cosas a la vez (como la mayoría de nosotros), puede ser difícil determinar exactamente cuánto tiempo se necesita para cada tarea. Una solución es utilizar una herramienta de análisis de tiempo que te permita desglosar cómo tú y tus empleados utilizan su tiempo. De esta manera, podrás ver si es posible agrupar tareas o eliminar cuellos de botella para mejorar la productividad.

Aprovecha la tecnología

Utiliza la tecnología para conectar a los empleados, facilitar la colaboración y preparar tu empresa para el futuro. Las pymes están aprovechando cada vez más las nuevas tecnologías para ser más productivas. Además, las nuevas tecnologías también permiten obtener una visión global de los clientes, lo que facilita las ventas y mantiene a los empleados alineados, algo esencial al trabajar de forma remota.

Dedica menos tiempo al correo electrónico

En su libro «La semana laboral de 4 horas», Tim Ferris propone la idea de crear una respuesta automática de correo electrónico y solo responder a los correos dos veces al día. Aunque esto puede no ser factible para todos, es indudable que estar disponible todo el tiempo puede ser un obstáculo para la productividad. En su lugar, busca formas de manejar tus llamadas y correos en bloques de tiempo cortos y controlados.

Prioriza según el Principio de Pareto

El Principio de Pareto establece que el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos. Este es un buen criterio para separar lo esencial de lo no esencial y centrarse en lo que realmente aporta valor a tu empresa.

Automatiza tareas con IA

En todas las empresas existen tareas repetitivas y tediosas que consumen energía valiosa que podría invertirse en tareas de mayor valor. Los sistemas de Inteligencia Artificial pueden ayudarte a automatizar todo tipo de procesos internos, desde la generación de nóminas hasta el seguimiento comercial con clientes.

Pregunta a tu equipo sobre sus ladrones de tiempo

Tus empleados sabrán mejor que nadie qué factores están obstaculizando la productividad en cada departamento y puesto. Aprovecha esta oportunidad para mejorar y pregúntales al respecto.

Mejora la agilidad a través de la formación interna

En todas las empresas existen ciertos procesos que solo unos pocos empleados dominan, lo cual puede generar cuellos de botella. Una buena solución es implementar sistemas de formación internos, que permiten a los empleados mejorar sus habilidades y a la empresa ganar visibilidad y control sobre la disponibilidad de habilidades.

Aprovecha las mañanas

Las mañanas suelen ser el momento más productivo del día. Si utilizas el viaje al trabajo para leer una novela, meditar o escuchar tu podcast favorito, en realidad estás contribuyendo a tu productividad.

Utiliza los datos para tomar decisiones más informadas

La gestión de datos es otra clave para mejorar la productividad empresarial. Con la tecnología adecuada, como un CRM, podrás desentrañar los datos valiosos de la maraña de información que ya tiene tu empresa.

Crea un entorno de trabajo inspirador

El entorno de trabajo tiene un impacto significativo en el rendimiento de los empleados. La clave es que tu organización aporte valor a los empleados, los ayude a crecer y sea un desafío, no solo un conjunto de responsabilidades desconectadas y reglas sin sentido.

Rediseña el concepto de reuniones

Según una encuesta de AtTask y Harris Poll, los empleados dedican solo el 45% de su tiempo a las tareas principales de su trabajo, y dedican otro 41% a reuniones, tareas administrativas e interrupciones. ¿Son todas las reuniones necesarias? ¿Se podrían hacer reuniones de 30 minutos en lugar de 1 hora? ¿Asisten a las reuniones las personas realmente necesarias?

Tecnologías para la Gestión Documental

La gestión documental es una parte esencial de cualquier negocio. La IA con OCR de Dijit.app puede ayudarte a gestionar tus documentos y datos de manera más eficiente. Esta tecnología puede automatizar la entrada de datos, reducir los errores y ahorrar tiempo, lo que a su vez puede aumentar la productividad.

En conclusión, mejorar la productividad en el trabajo tiene un coste económico mínimo o nulo si se consideran los beneficios que puede aportar a una empresa. Hay muchas actividades y tecnologías que pueden ayudarte a mejorar gradualmente y dedicar tu tiempo a lo que realmente importa.