Reconocer texto en PDF y convertirlo a Excel o ERP - La automatización de datos empresariales
La automatización de datos en PYMES
Las organizaciones de todos los tamaños se ven inundadas por una gran cantidad de datos.
Estos incluyen varios formatos de datos no estructurados (datos que no pueden ser almacenados en un formato de base de datos estructurada), como datos de facturas recibidas, guías y formularios, correos electrónicos, textos, imágenes, etc.
Se ha estimado recientemente que el 80% de estos nuevos datos no están estructurados, lo que dificulta su captura, cuantificación, procesamiento y almacenamiento.
La solución actual para la mayoría de PYMES es la entrada manual de datos.
Es cada vez más crucial para las empresas encontrar formas eficientes y rentables de procesar estos datos no estructurados.
¿Por qué?
Porque los datos son un activo empresarial valioso que a menudo necesita ser movilizado a través de varios niveles dentro de las organizaciones y son una parte integral de la toma de decisiones.
Por lo tanto, para que las empresas prosperen en un entorno basado en datos, es necesaria la automatización de datos.
¿Qué es la automatización de datos?
También conocida como automatizar datos de origen, es el proceso de utilizar tecnología para recolectar, procesar y gestionar datos automáticamente, reduciendo la necesidad de intervención manual y mejorando al mismo tiempo la precisión de los datos.
Un aspecto clave de este proceso es la capacidad de reconocer texto en PDF y convertirlo a Excel o ERP, lo que facilita el manejo y análisis de los datos.
La constante preparación y procesamiento manual de datos es un obstáculo para las empresas, ya que consume una cantidad considerable de tiempo y es propensa a costosos errores humanos.
Automatizar los datos asume esta carga, permitiendo a tu personal analizar los datos y tomar las decisiones empresariales adecuadas.
De esta manera, puede reducir tus costos generales y liberar a tu personal de las tareas monótonas de procesamiento de datos.
Las tecnologías que permiten la automatización de los datos de origen suelen incluir inteligencia artificial, OCR, aprendizaje automático y visión por computadora en forma de software.
Entonces, ¿cómo funciona la automatización de datos en origen con software? Por ejemplo, ¿cómo puedo reconocer texto en pdf a Excel o un ERP?
Pasos de la automatización de datos
Existen varias soluciones de software que ayudan a las empresas a automatizar las tareas de procesamiento de datos.
Captura de Datos: reconocer texto en pdf a Excel o ERP
La captura de datos permite a las empresas extraer datos no estructurados de cualquier tipo de documento o imagen (papel o electrónica) utilizando OCR y visión por computadora, como por ejemplo reconocer texto en pdf a Excel o ERP.
Procesamiento de Datos
El procesamiento de datos permite a las empresas convertir datos de un formato a otro después de que los datos hayan sido capturados con éxito.
Supongamos que tienes un archivo PDF pero necesitas la información estructurada en un archivo Excel o ERP, aquí es donde entra en juego el parsing de datos.
Automatizar la Entrada de Datos
Dado que el software de automatización de datos puede utilizarse para capturar y analizar datos, no es necesario que los trabajadores de tu empresa introduzcan datos manualmente en ningún tipo de sistema o base de datos.
Los datos no estructurados pueden convertirse en datos listos para la actividad empresarial y almacenarse automáticamente en los registros de la empresa.
Validación de Datos
Algunos softwares de automatización de documentos y datos utilizan sofisticados algoritmos de IA para validar los datos.
Por ejemplo, verifican la autenticidad de un documento utilizando el análisis de datos, realizando verificaciones cruzadas de datos con varias bases de datos o realizando conciliación de datos.
Anonimiza tus datos empresariales
Como muchas organizaciones manejan datos confidenciales, es importante considerar el uso de una solución de automatización que pueda enmascarar automáticamente los datos confidenciales y los campos de datos para el cumplimiento de las regulaciones.
Por qué deberías utilizar la automatización de datos
Hay varias razones por las que las empresas han comenzado a adoptar tecnologías de IA para automatizar sus procesos empresariales, incluyendo el procesamiento de datos para reconocer texto en pdf a Excel o ERP. Estos beneficios incluyen:
Reducción del tiempo de procesamiento
Al automatizar la recolección, el procesamiento y el análisis de datos, tus empresas pueden eliminar la necesidad de introducir y manipular datos manualmente.
Estas tareas antes llevaban horas o días, pero con la automatización, ahora pueden completarse en cuestión de minutos o segundos.
Menores gastos generales
Al automatizar las tareas repetitivas relacionadas con los datos, puedes reducir tu dependencia del trabajo manual y, por tanto, los salarios de los empleados y los beneficios que hay que pagar.
Además, la automatización de datos puede ayudar a identificar ineficiencias en los flujos de trabajo existentes, lo que permite a las empresas agilizar sus operaciones y reducir gastos innecesarios.
Mejora de la calidad de los datos
Con automatizaciones de datos como el reconocer texto en pdf a Excel o ERP, se puede reducir el riesgo de error humano y mejorar la precisión y coherencia de los datos.
Los sistemas de datos automatizados también pueden identificar y corregir errores en tiempo real, garantizando que los datos utilizados para la toma de decisiones sean precisos y estén actualizados.
Escalabilidad del procesamiento de datos
Los sistemas de datos automatizados también pueden identificar y corregir errores en tiempo real, garantizando que los datos utilizados para la toma de decisiones sean precisos y estén actualizados.
Imagínate procesar miles de documentos y reconocer el texto en imágenes o PDF a Excel o ERP
Además, puedes evitar todos los costos y retrasos que se producirían al ampliar los flujos de trabajo manuales de procesamiento de datos.
Casos de uso
A continuación enumeramos los ejemplos más comunes de automatización de datos ( ten en cuenta que la lista no es exhaustiva):
Procesamiento automatizado de facturas recibidas
Con la automatización de datos, las empresas pueden automatizar la extracción de datos de facturas recibidas y tickets de consumo, para reducir el esfuerzo manual necesario para su procesamiento al reconocer texto en imágenes o PDF a Excel o ERP.
Automatización de datos de artículos en albaranes o guías de recepción
Al reconocer texto y tablas desde imágenes o PDF a Excel o ERP, se pueden procesar los listados de artículos de entrega o recepción, incluyendo la descripción y referencia de artículos, así cómo precios unitarios, cantidades e importes.
Así podrás gestionar los márgenes y el control de inventarios evitando tiempo y errores manuales directamente desde la aplicación del software, Excel o en tu ERP.
Incorporación digital de proveedores y clientes
El software de automatización de datos puede agilizar significativamente el proceso de incorporación de clientes o proveedores para las empresas.
Al automatizar varios pasos del proceso, como la introducción de datos, la verificación y la validación, las empresas pueden reducir el esfuerzo manual, minimizar los errores y acelerar el proceso general de incorporación.
Clasificación de Documentos
La tecnología OCR puede utilizarse para clasificar documentos por tipo, lo que facilita la organización de datos y la búsqueda de información específica.
Extracción de datos de imágenes o de PDF a Excel o ERP
Las empresas pueden extraer datos de archivos PDF y transferirlos directamente a hojas de Excel o sistemas ERP, desde facturas recibidas, albaranes, guías, partes de trabajo o producción, partes de obra, formularios y mucho más.
Convertir imagen a texto
Las empresas pueden extraer automáticamente el texto de las imágenes y convertirlo en texto digital editable. Permite que las empresas procesen rápidamente grandes volúmenes de datos basados en imágenes y los conviertan en un formato de texto como un archivo Excel.
Detección de fraude documental
Los algoritmos de IA pueden utilizarse para analizar grandes volúmenes de datos, identificar patrones y reconocer alteraciones en los metadatos que puedan indicar actividad fraudulenta.
El siguiente paso sería encontrar el software de automatización de datos adecuado que se adapte a tus flujos de trabajo de procesamiento de datos.
El mejor software de automatización de datos
Sabemos que encontrar la solución adecuada puede ser todo un reto. Para ayudarte, hemos elaborado una lista con el mejor software de automatización de datos disponible en el 2023.
Dijit.app para la automatización de datos y reconocer texto en imágenes o en PDF a Excel o ERP
Dijit.app es un software OCR potenciado por IA de OpenAI para la automatización de datos que ayuda a las empresas a automatizar los flujos de trabajo relacionados a los documentos con velocidad y precisión.
Con Dijit.app, puedes extraer, clasificar, convertir y verificar datos de imágenes, textos, PDF y muchas otros tipos de archivos.
Este sofisticado motor de automatización de datos que utiliza diversas tecnologías de IA puede integrarse fácilmente en tus soluciones de software existentes mediante API o aplicaciones móviles mediante SDK.
Se utiliza mejor en los sectores de construcción, hostelería, contabilidad, finanzas, de retail, de logística y transporte, de software, legal y muchos otros.
Dijit.app para el control de gastos y márgenes
Dijit.app es una solución de gestión financiera todo en uno que ayuda a las empresas a simplificar el procesamiento de facturas y la gestión de gastos mediante la automatización de datos.
Con Dijit.app puedes olvidarte de la introducción manual de datos y del ineficiente flujo de aprobación dentro del proceso de cuentas por pagar de tu empresa.
Esta sofisticada plataforma de gestión de datos te permite extraer fácilmente datos de facturas y recibos enviándolos a través de la web o de una aplicación móvil.
Además, puedes sincronizar los datos con tu sistema de contabilidad o software ERP para agilizar los procesos de contabilidad.
Es una herramienta de automatización de datos perfecta para cualquier organización con un departamento financiero.
Inicia la automatización de datos con Dijit.app
Los datos son el nuevo petróleo que impulsa el crecimiento de las empresas. Los datos son integrales para varias organizaciones, ya que se utilizan en muchas decisiones empresariales.
Esta es la razón por la que deberías replantearte tu estrategia de procesamiento de datos si todavía no estás utilizando sistemas de automatización de datos.
Así es como Dijit.app puede ayudarte a poner en marcha tu viaje de automatización de datos como reconocer texto de imágenes o en PDF a Excel o tu ERP.
Nuestro software de OCR propio y potenciado por IA reconoce texto en PDF y lo convierte en texto con capacidades de búsqueda en cualquier formato de datos deseado (CSV, JSON, XLSX, XML), incluyendo Excel y sistemas ERP.
Es tan sencillo como hacer una foto con un smartphone o arrastrar un PDF y enviarlos a nuestro software; ¡Dijit.app hará el resto!
De esta forma, nunca más tendrás que copiar datos manualmente, introducirlos en tu sistema de software existente o perder tiempo buscando información en documentos.
Lo mejor es que tus datos se procesan de forma segura con Dijit.app y no se almacenan en ninguno de nuestros servidores, lo que garantiza la integridad de los datos.
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