Automatizar el Proceso de Entrada de Datos: Una Guía Completa

¿Qué es la Automatización de la Entrada de Datos?

Automatizar el proceso de entrada de datos es la alternativa digital al «picado de datos». Este proceso implica extraer datos de documentos, imágenes, archivos PDF o escaneados y convertirlos a un formato estructurado, como CSV, JSON, XLS y más. Este flujo automático de extracción y conversión de datos requiere el uso de softwares con inteligencia artificial (IA) y reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

¿Cómo Automatizar el proceso de entrada de datos?

La automatización del proceso de entrada de datos sigue una serie de pasos:

1. Subir una fuente de datos: Los documentos digitales o físicos se importan al software de automatización de entrada de datos.

2. Preprocesamiento de datos: El software convierte los documentos en formatos legibles mediante tecnologías avanzadas de IA y OCR.

3. Validar los datos extraídos: El sistema automatizado estructura los datos y verifica si algún documento tiene información faltante.

4. Aprendizaje automático: El sistema aprende de la interacción para futuras ocasiones, gracias al machine learning.

5. Transferir los datos extraídos: Los datos se presentan en una salida estructurada, como Excel o JSON, que se puede importar directamente a una base de datos o a otro software.

Beneficios de la Automatización de la Entrada de Datos

La automatización del proceso de entrada de datos ofrece varios beneficios, entre ellos:

– Procesamiento masivo: Gestión de grandes cantidades de archivos de una sola vez.
– Ahorro de tiempo: Mejora los flujos de trabajo de procesamiento de datos.
– Reducción de costos: Elimina los procesos manuales ineficaces.
– Mayor precisión: La tecnología OCR permite una tasa de precisión del 99%.
– Mejora la productividad: Mejor distribución de los recursos y mayor enfoque en las tareas que requieren más atención.
– Mayor satisfacción de los empleados: Elimina tareas redundantes, como la introducción manual de datos.

Casos de Uso de la Automatización de la Entrada de Datos

La automatización del proceso de entrada de datos puede aplicarse a diversos documentos, como:

facturas de compras,
facturas o tickets de consumo
órdenes de compra,
albaranes de recepción,
formularios de trabajo,
documentos de identidad,
formularios de clientes o usuarios y
contratos.

Mejores Softwares de Automatización de la Entrada de Datos

Dijit.app

Dijit.app es posiblemente el programa de aplicación web más eficaz y sencilla de utilizar. Basta con seleccionar, arrastrar y soltar los PDF o imágenes al sistema y la IA con OCR de Dijit.app hará todo el trabajo. Pasará organizadamente toda la información en una base de datos estructurada, te indicará que documentos o datos faltan para una revisión rápida y te permitirá descargar o importar la información a otros sistemas de gestión. Además, cuenta con muchas otras ventajas que hacen de Dijit.app el mejor sistema para automatizar el proceso de entrada de datos para cualquier sector o negocio.

Ventajas para automatizar el proceso de entrada de datos

Carga masiva de facturas recibidas, albaranes, formularios, guías y más.
Organización de la información en una base de datos en menos de 2 segundos por documento.
Revisión de todos los datos faltantes con un solo clic, con aprendizaje automatizado para futuras ocasiones.
Almacenamiento y visualización de los documentos con filtros avanzados.
Creación de usuarios ilimitados para evitar el papeleo entre departamentos o locales.
Asignación de cuentas contables a proveedores.
Asignación de mayor información por artículos, como materia prima, familia, unidad de medida, etc.
Compartir la información con tu asesor contable.
Adaptabilidad a las necesidades de tu empresa o sector.
Ahorro de cientos de horas semanales y prevención de miles de errores humanos potenciales.
Equipos más felices al evitar la tarea de la entrada manual de datos y centrarse en actividades más relevantes para el negocio.

Docsumo

Docsumo es un sistema en linea que funciona únicamente mediante API, con lo cual necesitarás de un equipo de desarrolladores informáticos expertos para montarlo en tu plataforma. Este sistema permite la automatización de procesamiento de una gran variedad de documentos empresariales, con alguno de ellos pre entrenados, como facturas. El sistema está diseñado para diferentes sectores y negocios. Una de sus ventajas es que puede capturar documentos desde diversas fuentes, como email. El sistema permite clasificar o divirtiéndonoslo documentos antes de procesarlos, pero esto puede ralentizar el sistema. Si el OCR no fue suficiente, te permite marcar los datos para ser revisados por un humano.

Precio: mínimo de $ 500 (USD) aunque no indica la cantidad permitida de documentos a procesar y solo un máximo de 3 usuarios en el plan inicial.

AutoEntry

AutoEntry es una herramienta creada por Sage y solo puede ser utilizado únicamente por usuarios de Sage ERP, Pero, Quickbooks y otros sistemas contables. El sistema te permite ingresar imágenes o PDF que pasaran por el scanner con OCR, luego el usuario deberá validar y categorizar cada documento, uno por uno, para aprobarlo y que los datos sean cargados al sistema de Sage.

Precio: En sus planes, desde 15 € (50 créditos), permite comprar créditos que podrás convertir por documentos procesados. 1 crédito te permite procesar una factura y 2 créditos te permite procesar una factura o albarán con listado de artículos.

DocParser

DocParser es otro sistema que funciona únicamente a través de API, con lo cual necesitarás personal informático cualificado para integrarlo en tu sistema o software. De una manera similar a AutoEntry, el sistema te permite importar documentos en PDF o imágenes, luego deberás configurar cada documento (por ejemplo la factura de un proveedor) indicando en que lugar de la factura se encuentra cada dato, luego validarlo y finalmente procesar y descargar el dato.

Precios: Desde 39,90 € mensuales para 100 documentos al mes

¿Cuál software elegi para automatizar el proceso de entrada de datos r?

La automatización del proceso de entrada de datos es una solución eficaz para mejorar la eficiencia y precisión en la gestión de datos. Con los softwares adecuados, puedes ahorrar tiempo, reducir costos y mejorar la productividad de tu empresa.