Los programas OCR ofrecen la posibilidad de digitalizar y transformar los documentos en información accesible y editable, lo que ayuda a reducir los costes laborales, minimizar errores y simplificar los procesos de aprobación.
Por ejemplo, la gestión de facturas y la introducción manual de datos en ficheros son tareas tediosas y propensas a errores en los departamentos contables, pero gracias a la tecnología OCR, estos procesos se pueden automatizar y optimizar.
En particular, las gestorías contables y fiscales se benefician de los sistemas OCR ya que manejan grandes volúmenes de información a diario, y estos sistemas permiten controlar y organizar esta información de forma eficiente, lo que facilita el trabajo de los empleados y les permite ahorrar más de un 80% de tiempo en comparación con la entrada de datos manual.
Además, esto evita la tarea de rellenar manualmente informes contables, y ayuda a mantener un registro preciso y actualizado de los mismos.
Los programas OCR son herramientas versátiles y útiles. Su objetivo principal es extraer y utilizar los datos de los documentos escaneados o imágenes, permitiendo tener acceso y editar el contenido del documento original con alta precisión y fiabilidad. Esto es especialmente útil en la contabilización automática de facturas.
Un ejemplo de cómo estos programas son útiles, es su capacidad de detectar automáticamente información de un recibo, como la fecha, el importe antes y después de impuestos, el tipo de IVA, la forma de pago, entre otros, y procesarlos automáticamente en el programa contable.
Además, algunos programas OCR están basados en tecnología de inteligencia artificial, con capacidades de aprendizaje automático, y usando la nube para almacenar la información.
a tecnología OCR (Optical Character Recognition) ofrece varios beneficios para las asesorías contables, tales como:
Al digitalizar y analizar documentos en masa, se permite automatizar procesos de contabilidad y registro de datos, reduciendo el margen de error humano y mejorando la precisión de los datos. Esto a su vez ayuda a aumentar la eficiencia y productividad de la asesoría contable y reducir los costos operativos.
Además, la tecnología OCR permite una mayor capacidad de almacenamiento de datos y una mejor accesibilidad a ellos, lo que facilita la toma de decisiones y la colaboración remota del equipo.
La selección del mejor OCR para tu asesoría contable o fiscal dependerá de tus necesidades y la cantidad de documentos a procesar. Sin embargo, es importante tener en cuenta algunos requisitos esenciales para garantizar una gestión eficiente de documentos. Estos requisitos son:
Es importante buscar un sistema OCR que cumpla con estos requisitos, ya que un sistema que forma parte de otro sistema contable, normalmente no cuenta con la flexibilidad necesaria. Además, un sistema OCR que es más costoso que las actividades realizadas por el personal, puede no ser proporcional al ahorro de costes que busca cualquier negocio.
Por eso es importante que el sistema de OCR que elijamos no solo sea rápido, fácil, flexible, adaptable y nos ayude a ahorrar tiempo de verdad, sino que finalmente nos ayude a ahorrar costes de una forma significativa.
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Dijit es un software OCR que cumple con todos los requisitos necesarios para una gestión eficiente de documentos. Al ser una herramienta en la nube, permite extraer datos de facturas, tickets, albaranes, nóminas y más en solo segundos. Además, convierte los datos a Excel para importarlos al sistema contable y compartirlos con los clientes. Con un tiempo de procesamiento de menos de 4 segundos por documento, una interfaz fácil de usar y una edición posterior rápida y sencilla, Dijit.app es una excelente opción para ahorrar tiempo y costos en la gestión de documentos.
