La digitalización y la adopción de tecnologías emergentes, como el software de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) con inteligencia artificial, han transformado por completo los procesos de manejo de documentos en papel y PDF en el sector logístico y de transporte terrestre y marítimo. En este artículo, exploraremos en detalle cómo el software de OCR con IA está revolucionando la gestión documental en las empresas de logística y transportes.
El sector del transporte y logística es un entorno altamente competitivo y dinámico. La gestión documental es un componente crítico para garantizar la eficiencia, rentabilidad y seguridad en las operaciones de transporte terrestre y marítimo. Las empresas de transporte y logística manejan enormes cantidades de documentos en papel o PDF, como contratos, albaranes, facturas, documentos de aduanas y de transporte, entre otros. Estos documentos requieren un alto nivel de precisión y rapidez, ya que contienen información vital sobre las cargas, las rutas de transporte, las condiciones de entrega y precios.
La gestión inadecuada de la información en estos documentos puede provocar errores costosos y retrasos en la cadena de suministro, lo que puede afectar la rentabilidad y la reputación de las empresas de transporte y logística.
La digitalización documental de datos es el proceso de convertir documentos físicos o PDF en formatos digitales editables, que permitan a su vez integrar esos documentos con un ERP o sistema de gestión. Este proceso permite a las empresas almacenar, recuperar, analizar y compartir documentos y la información que estos contienen de manera más eficiente y segura. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una herramienta clave en la digitalización documental, ya que permite la extracción de texto e información de un documento escaneado o de una imagen digital.
El software de OCR ayuda a las empresas a automatizar el proceso de conversión de documentos en papel o PDF a formato Excel o CSV, lo que reduce la carga de trabajo manual para pasar los datos a un sistema y el riesgo de errores humanos.
La implementación de la inteligencia artificial (IA) en el software de OCR ha mejorado significativamente la precisión y la velocidad en la conversión de los datos de documentos en papel o PDF. La IA puede aprender y adaptarse a diferentes idiomas, como el español e inglés, y reconocer diversos formatos y estilos de texto, lo que mejora la calidad y la eficiencia en el reconocimiento óptico de caracteres. Además un sistema inteligente de aprendizaje, machine learning o deep learning, puede aprender de la interacción humana para agilizar aun más las operaciones de gestión documental.
La IA también puede analizar y procesar datos digitalizados para proporcionar información valiosa y generar informes basados en Business Intelligence (BI) y generar predicciones precisas. Esta información puede utilizarse para tomar decisiones más informadas y mejorar la eficiencia y la rentabilidad de las operaciones de transporte y logística.
El uso del software de OCR con IA en la gestión documental ahorra tiempo y recursos al automatizar el proceso de extracción y procesamiento de datos de documentos en papel, escaneados o PDFs. El OCR reduce la carga de trabajo manual y el riesgo de errores humanos, lo que aumenta la eficiencia y la productividad en las empresas de transporte y logística.
El programa OCR IA para logística y transporte permite optimizar más del 80% la gestión documental según Forrester Research; esto se debe principalmente al registro digital facilitando búsqueda inmediata o acceso futuro cuando sea necesario y obteniendo datos con mayor precisión y velocidad que la digitalización manual. En otro estudio realizado por esta misma firma se determina una reducción entre el 80-90% respecto al tiempo invertido procesando documentos gracias a soluciones basadas en reconocimiento óptico con inteligencia artificial como Dijit.app u otras similares disponibles actualmente dentro mercado tecnológico empresarial.
La implementación de un sistema de software de OCR con IA permite a las empresas rastrear y monitorear la cadena de suministro de manera más efectiva. La información digitalizada se puede utilizar para analizar y predecir patrones en la cadena de suministro, identificar cuellos de botella y mejorar el rendimiento general. Además, la información digitalizada es más fácil de proteger y controlar, lo que garantiza la seguridad y la privacidad de los datos.
Cuando las operaciones de digitalización de datos se realizan de forma manual, la información tarda en llegar a los sistemas de gestión un promedio de más de 7 días, lo cual impide contar con información en tiempo real para las decisiones más ágiles. En cambio, la tecnología de OCR permite capturar, extraer e integrar los datos al sistema de gestión en segundos, desde una foto o escaneo de un papel o simplemente arrastrando los documentos recibidos en formato digital como PDF.
El software de OCR con IA es especialmente útil en la gestión de aduanas y trámites relacionados con el transporte marítimo y terrestre. La digitalización de documentos aduaneros agiliza el proceso de trámites y reduce el riesgo de errores humanos. La IA y la tecnología OCR permiten la identificación automática de los datos relevantes e integración automática con el sistema de gestión o ERP, lo que facilita el proceso de aduanas y la clasificación de mercancías.
El software de OCR con IA se puede integrar fácilmente con otros sistemas y tecnologías utilizadas en el sector logístico y de transporte, como sistemas de gestión de almacenes, sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y sistemas de información geográfica (GIS). Esto permite a las empresas aprovechar al máximo la información contenida en sus documentos y mejorar la eficiencia y la rentabilidad de sus operaciones, ahorrando recursos valiosos.
La información digitalizada y procesada mediante el software de OCR con IA puede utilizarse para generar informes basados en Business Intelligence (BI) en tiempo real. Estos informes proporcionan información valiosa sobre el rendimiento de la cadena de suministro, los cuellos de botella, las áreas de mejora y las oportunidades de crecimiento. Esta información puede utilizarse para tomar decisiones más informadas y mejorar la planificación y la estrategia de negocio en el sector logístico y de transporte.
El software de OCR con IA es una herramienta esencial en la gestión documental de las empresas de transporte y logística. La digitalización y la tecnología OCR mejoran la eficiencia, la trazabilidad y la seguridad en el manejo de documentos y permiten a las empresas optimizar sus operaciones y tomar decisiones más informadas. La inversión en software de OCR con IA es una decisión inteligente que puede generar importantes beneficios a largo plazo para las empresas de transporte y logística.
La herramienta más precisa, rápida y fácil de usar del mercado para solucionar la digitalizacion y conversión de datos de documentos en papel o PDF a Excel o a un ERP o sistema de gestión se llama Dijit.app. Este sistema utiliza un OCR potente con la ayuda de la IA para capturar y procesar datos de documentos con facturas de compra, de gastos, albaranes de entrega, guías de recepción, formularios de aduanas, partes de trabajo y mucho más, con precisión y una velocidad de 2 segundos por página. Para conocer más solicita una demo aquí.
