¿Qué sistema de OCR necesita mi negocio?
Es posible que hayas escuchado sobre la tecnología de OCR (Optical Character Recognition) y te preguntes si deberías utilizarla en tu negocio. Un sistema de OCR extrae información de diversos tipos de documentos y, con ayuda de otros tipos de tecnología, te permite convertir esa información en formatos más útiles como Excel o un ERP.
Sin embargo, encontrar el sistema de OCR adecuado para tu negocio puede ser un desafío. Hemos realizado un estudio de mercado para evaluar las diversas alternativas disponibles. Aunque estos sistemas ofrecen rapidez y ahorro de tiempo, muchos de ellos tienen complejidades adicionales que debes tener en cuenta antes de tomar una decisión, como la necesidad de contar con un desarrollador informático para implementarlos o los costos de implementación.
En este artículo, analizaremos algunos de los sistemas de gestión documental con OCR disponibles en el mercado y te presentaremos sus ventajas y desventajas para ayudarte a tomar una decisión informada.
¿Cuáles son las principales ventajas de un OCR?
- Sistemas de OCR en línea gratuitos
Los sistemas gratuitos de OCR en línea pueden ser útiles para convertir algunos pocos documentos específicos, pero no son recomendables para empresas o asesorías que manejan un gran volumen de documentos diariamente.
El tiempo que se tarda en procesar y utilizar la información descargada a través de estos sistemas puede ser mayor al tiempo que se tarda en ingresar la información manualmente.
Existen varios sistemas OCR en línea disponibles, como Convertio, Onlineocr, ilovepdf, entre otros. Es importante evaluar si estos sistemas son adecuados para las necesidades específicas de tu empresa o asesoría antes de decidir utilizarlos.
- Sistemas contables o ERP con la funcionalidad de OCR
Es cierto que los sistemas contables o ERP que tienen una funcionalidad de OCR pueden ser una ventaja, ya que están integrados al sistema que puedas estar utilizando. Sin embargo, estos sistemas no siempre son especializados en OCR y extracción de datos, lo que puede generar algunas desventajas.
Por ejemplo, la funcionalidad de OCR puede estar limitada a su uso dentro del sistema contable o ERP y no permitir descargar la información para utilizarla de otra manera.
También puede haber un porcentaje un poco más alto de errores de lectura, lo que requeriría una mayor validación humana, lo cual va en contra del objetivo de automatizar y reducir el margen de error.
Además, estos sistemas pueden tener límites en cuanto a la cantidad de documentos que pueden procesar, costes muy elevados de implementación y tiempos largos de formación.
Ejemplos de estos sistemas son Adaral, Anfix, Odoo, Quipu, entre otros. En conclusión, es importante evaluar si los sistemas contables o ERP que tienen una funcionalidad de OCR son adecuados para las necesidades específicas de tu empresa o asesoría. Aunque pueden tener algunas ventajas, también pueden presentar desventajas como limitaciones en la funcionalidad de OCR, un porcentaje más alto de errores de lectura y un límite en la cantidad de documentos que pueden procesar. Si estas limitaciones no se ajustan a tus necesidades, es posible que necesites buscar un sistema OCR especializado para mejorar la extracción de datos y ahorrar tiempo.
- Software especializado en OCR para empresas o asesorías
En resumen, existen sistemas especializados en OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que utilizan IA y «machine learning» para extraer información de diversos tipos de documentos en segundos. Estos sistemas permiten descargar las bases de datos a Excel o integrarlas directamente con un sistema de gestión o ERP, y son ideales tanto para empresas como para asesorías. Además, estas plataformas permiten leer y extraer información de diferentes fuentes, como facturas, tickets, albaranes, nóminas, extractos bancarios, entre otros.
Un ejemplo de estos sistemas es Dijit, el cual ofrece características adicionales como la posibilidad de compartir información rápidamente entre distintos usuarios o clientes, almacenar los documentos y asignar asientos contables automáticamente. Podrás conocer cómo funciona en el siguiente enlace.
Conclusiones
La selección del mejor OCR para tu asesoría contable o fiscal dependerá de tus necesidades y la cantidad de documentos a procesar. Sin embargo, es importante tener en cuenta algunos requisitos esenciales para garantizar una gestión eficiente de documentos. Estos requisitos son:
- Un sistema capaz de ahorrar tiempo en el procesamiento de documentos.
- Flexibilidad para adaptarse a tus necesidades de gestión de documentos y las de tus clientes.
- Facilidad de uso, sin la necesidad de una extensa formación o implementación.
- Rapidez en la extracción de datos y edición posterior.
- Versatilidad para leer y extraer datos de diversos tipos de documentos.
- Capacidad de reducir los costos.
Dijit es un software OCR que cumple con todos los requisitos necesarios para una gestión eficiente de documentos. Al ser una herramienta en la nube, permite extraer datos de facturas, tickets, albaranes, nóminas y más en solo segundos. Además, convierte los datos a Excel para importarlos al sistema contable y compartirlos con los clientes. Con un tiempo de procesamiento de menos de 4 segundos por documento, una interfaz fácil de usar y una edición posterior rápida y sencilla, Dijit.app es una excelente opción para ahorrar tiempo y costos en la gestión de documentos.
