El mejor convertidor de PDF a Excel para empresa

Es posible que hayas escuchado sobre la tecnología de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y te preguntes si deberías utilizarla en tu negocio. Un sistema de OCR funciona como un convertidor de PDF a Excel o a un ERP y extrae información de diversos tipos de documentos y te permite convertir esa información en formatos más útiles, eliminando la necesidad de la entrada manual de datos.

Sin embargo, encontrar el sistema de OCR adecuado para tu negocio puede ser un desafío complejo.

Hemos realizado un estudio de mercado para evaluar las diversas alternativas disponibles para encontrar el mejor convertido de PDF a Excel. Algunos de estos sistemas son gratuitos y pueden servir para convertir uno que otro documento, editando luego las celdas para conseguir el contenido que necesitamos.

Otros sistemas ofrecen rapidez y ahorro de tiempo, pero muchos de ellos tienen complejidades adicionales que debes tener en cuenta antes de tomar una decisión, como la necesidad de contar con un desarrollador informático para implementarlos o los costos de implementación.

¿Cuáles son las principales ventajas de un OCR?

1. Sistemas de convertidor de PDF a Excel en línea gratuitos

Los sistemas gratuitos de OCR en línea pueden ser útiles para convertir unos cuantos documentos específicos, pero no son recomendables para empresas o asesorías que manejan un gran volumen de documentos diariamente.

El tiempo que se tarda en editar y utilizar la información descargada a través de estos sistemas puede ser mayor al tiempo que se tarda en ingresar la información manualmente.

Existen varios sistemas OCR en línea disponibles, como Convertio, Onlineocr, ilovepdf, entre otros, que funcionan como un convertidor de PDF a Excel. Es importante evaluar si estos sistemas son adecuados para las necesidades específicas de tu empresa o asesoría antes de decidir utilizarlos.

2. Sistemas contables o de gestión con funcionalidad OCR

Algunos softwares actuales de gestión contable o de procesos tiene alguna integración con la tecnología de reconocimiento óptico. Esto puede ser una ventaja, ya que están integrados al sistema que puedas estar utilizando.

Sin embargo, estos sistemas no siempre son especializados en OCR y extracción de datos, pueden ser un convertidor de PDF a Excel limitado, lo que puede generar algunas desventajas.

Por ejemplo, la funcionalidad de OCR puede estar limitada a su uso dentro del sistema contable o ERP y no permitir descargar la información para utilizarla de otra manera.

También puede haber un porcentaje un poco más alto de errores de lectura, lo que requeriría una mayor validación humana.

Además, estos sistemas pueden tener límites en cuanto a la cantidad de documentos que pueden procesar, costes muy elevados de implementación y tiempos largos de formación.

Ejemplos de estos sistemas son Adaral, Anfix, Odoo, Quipu, entre otros. Es importante evaluar si los sistemas contables o ERP que tienen una funcionalidad de OCR son adecuados para las necesidades específicas de tu empresa o asesoría. Aunque pueden tener algunas ventajas, también pueden presentar desventajas.

3. Software especializado en OCR para empresas o asesorías

Existen sistemas especializados en OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que utilizan la inteligencia artificial (IA) y el «machine learning» para extraer información de diversos tipos de documentos en segundos.

Estos sistemas permiten descargar las bases de datos a Excel o integrarlas directamente con un sistema de gestión o ERP, y son ideales tanto para empresas como para asesorías. Además, estas plataformas permiten leer y extraer información de diferentes fuentes, como facturas, tickets, albaranes, nóminas, extractos bancarios, entre otros.

Un ejemplo de estos sistemas es Dijit, el cual ofrece características adicionales como la posibilidad de compartir información rápidamente entre distintos usuarios o clientes, almacenar los documentos y asignar asientos contables automáticamente. Podrás conocer cómo funciona en el siguiente enlace.

Entoneces ¿cuál el mejor convertidor de PDF a Excel o un ERP?

La selección del mejor OCR para tu negocio, asesoría contable o fiscal dependerá de tus necesidades y la cantidad de documentos a procesar. Sin embargo, es importante tener en cuenta algunos requisitos esenciales para garantizar una gestión eficiente de documentos. Estos requisitos son:

Un sistema capaz de ahorrar tiempo en el procesamiento de documentos.
Flexibilidad para adaptarse a tus necesidades de gestión de documentos y las de tus clientes.
Facilidad de uso, sin la necesidad de una extensa formación o implementación.
Rapidez en la extracción de datos y edición posterior.
Versatilidad para leer y extraer datos de diversos tipos de documentos.
Capacidad de reducir los costos asociados a la carga manual de datos y los potenciales errores manuales.

Dijit.app es un software OCR que cumple con todos los requisitos necesarios para una gestión eficiente de documentos. Al ser una herramienta en la nube con la función de arrastrar y soltar, permite extraer datos de facturas, tickets, albaranes, ordenes de compra, guías, partes y formularios en segundos. Además, es un convertidor de PDF a Excel o importarlos al sistema contable y compartirlos con los clientes.

Con una precisión cercana al 99% y tiempo de procesamiento de 2 segundos por documento, una interfaz fácil de usar y una edición posterior rápida y sencilla, Dijit.app es una excelente opción para ahorrar tiempo y costos en la gestión de documentos.