Com equilibrar la necessitat de reunions, correus electrònics, xats grupals i tasques administratives amb el temps dedicat a allò que realment importa? Si hi ha alguna cosa que es pot dir sobre l'entorn laboral modern és que, si no tens control sobre el teu horari, controlarà el teu dia a dia. Necessitem estratègies efectives per enfocar-nos en un món dissenyat per distreure'ns.
Aquesta és la raó per la qual els blocs de temps són una eina valuosa. Els blocs de temps o temps de blocs, juntament amb el seu cosí proper, el temps de caixa, l'agrupació de tasques i el tema del dia, és un mètode senzill però eficaç per recuperar el control de la jornada laboral.
Et trobes en alguna de les situacions següents?
El temps de bloqueig és un enfocament de gestió del temps que us anima a separar el vostre dia en intervals de temps. Cada interval està destinat a fer una tasca específica o grup de tasques i res més. En lloc de mantenir una llista oberta de tasques que t'agradaria completar com sigui possible, cada dia començaràs amb un pla concret que detalli què hauries de treballar i quan.
La clau per a aquest mètode és planificar amb antelació la llista de tasques, per la qual cosa és essencial fer una revisió setmanal. Considera el que t'espera la setmana que ve i fes un esquema aproximat dels intervals de temps que dediques a cada dia. Al final de cada jornada laboral, repassa les tasques que no vas acabar i les noves que sorgeixin i ajusta els intervals de temps per a la resta de la setmana en conseqüència.
Amb dies planificats prèviament a través del temps de bloqueig, no necessites constantment decidir en què concentrar-te. Simplement heu de seguir el vostre horari bloquejat. Si surts del camí o et distreus, només mira el teu horari i torna a la tasca segons el bloc destinat.
Sovint, la gent confon el temps de bloqueig amb el temps de caixes, però hi ha una diferència fonamental entre tots dos. El temps de bloqueig implica assignar un espai de temps determinat per enfocar-se en una tasca o una activitat específica. Per exemple, pots reservar dues hores al matí per treballar en un esborrany del bloc.
D'altra banda, el temps de caixes implica imposar un límit de temps a la tasca en qüestió. Per exemple, us donaries l'objectiu d'acabar l'esborrany del vostre bloc en dues hores.
Aquest enfocament de temps limitat us obliga a treballar de manera eficient, ja que no tens tot el dia per completar la tasca. A més, això pot ser un desafiament divertit que faci més emocionant la productivitat.
El bloqueig de temps és molt efectiu per diverses raons. En primer lloc, fomenta el treball profund i enfocat, permetent concentrar tota la teva energia mental en una sola tasca, projecte o problema. En assignar un període de temps específic per treballar en una sola cosa, és més fàcil mantenir enfocat i desenvolupar les habilitats mentals necessàries per al treball profund. Això t'ajuda a ser més productiu i millora la qualitat de la teva feina.
El temps de bloqueig també ajuda a completar amb eficiència el treball superficial. El treball superficial són les tasques aparents que són urgents però no importants per assolir els teus objectius a llarg termini, com ara la gestió de documents o la resposta a la majoria dels correus electrònics. En assignar un temps limitat per realitzar aquestes tasques, establir límits clars sobre quant de temps hi dediques. A més, agrupar tasques semblants redueix el cost de canviar de context. En reunir totes les teves tasques superficials en un bloc de temps dedicat o dos, podràs fer-les de manera més eficient i protegir la resta de la teva jornada laboral per a tasques de més impacte.
És important que, a més d'establir blocs de temps, sapiguem utilitzar les eines que ens permeten realitzar de manera més eficient les tasques superficials, com ara la gestió de documents i dades. Encara que aquestes tasques són una part necessària de la nostra feina, solen ser tedioses i no aportar valor al nostre negoci. Per optimitzar el nostre temps i millorar la nostra productivitat, és fonamental utilitzar tecnologies que ens ajudin a fer aquestes tasques de manera més ràpida i eficient. Per exemple, amb una eina com Dijit.app, podem convertir una hora de treball en pocs minuts, ja que la seva tecnologia OCR llegeix, extreu i organitza automàticament les dades, sense necessitat de fer-ho manualment.
La majoria de persones no són bones en la gestió del temps. Som dolents a estimar quant de temps prendran les tasques i tenim la tendència a comprometre'ns amb els nostres futurs. El bloqueig de temps t'obliga a enfrontar-te a les prioritats i compromisos actuals ia ser intencional sobre com gastes el teu temps finit. Per a cada nou compromís que permetis a la teva vida, has de trobar espai físic al teu calendari. Com a resultat, el cost oportú de dir “sí” es torna més concret i és més fàcil dir “no”.
