La digitalització i l'adopció de tecnologies emergents, com el programari d'OCR (reconeixement òptic de caràcters) amb intel·ligència artificial, han transformat completament els processos de maneig de documents en paper i PDF en el sector logístic i de transport terrestre i marítim. En aquest article, explorarem detalladament com el programari d'OCR amb IA està revolucionant la gestió documental a les empreses de logística i transports.
El sector del transport i la logística és un entorn altament competitiu i dinàmic. La gestió documental és un component crític per garantir l'eficiència, la rendibilitat i la seguretat en les operacions de transport terrestre i marítim. Les empreses de transport i logística manegen enormes quantitats de documents en paper o PDF, com ara contractes, albarans, factures, documents de duanes i de transport, entre d'altres. Aquests documents requereixen un alt nivell de precisió i rapidesa, ja que contenen informació vital sobre les càrregues, les rutes de transport, les condicions de lliurament i els preus.
La gestió inadequada de la informació en aquests documents pot provocar errors costosos i retards a la cadena de subministrament, cosa que pot afectar la rendibilitat i la reputació de les empreses de transport i logística.
La digitalització documental de dades és el procés de convertir documents físics o PDF en formats digitals editables, que permetin integrar aquests documents amb un ERP o sistema de gestió. Aquest procés permet a les empreses emmagatzemar, recuperar, analitzar i compartir documents i la informació que aquests contenen de manera més eficient i segura. La tecnologia de reconeixement òptic de caràcters (OCR) és una eina clau en la digitalització documental, ja que permet l'extracció de text i la informació d'un document escanejat o d'una imatge digital.
El programari d'OCR ajuda les empreses a automatitzar el procés de conversió de documents en paper o PDF a format Excel o CSV, cosa que redueix la càrrega de treball manual per passar les dades a un sistema i el risc d'errors humans.
La implementació de la intel·ligència artificial (IA) al programari d'OCR ha millorat significativament la precisió i la velocitat en la conversió de les dades de documents en paper o PDF. La IA pot aprendre i adaptar-se a diferents idiomes, com l'espanyol i l'anglès, i reconèixer diversos formats i estils de text, cosa que millora la qualitat i l'eficiència en el reconeixement òptic de caràcters. A més, un sistema intel·ligent d'aprenentatge, machine learning o deep learning, pot aprendre de la interacció humana per agilitzar encara més les operacions de gestió documental.
La IA també pot analitzar i processar dades digitalitzades per proporcionar informació valuosa i generar informes basats en Business Intelligence (BI) i generar prediccions precises. Aquesta informació es pot utilitzar per prendre decisions més informades i millorar l'eficiència i la rendibilitat de les operacions de transport i logística.
L'ús del programari d'OCR amb IA a la gestió documental estalvia temps i recursos en automatitzar el procés d'extracció i processament de dades de documents en paper, escanejats o PDFs. L'OCR redueix la càrrega de treball manual i el risc d'errors humans, cosa que augmenta l'eficiència i la productivitat a les empreses de transport i logística.
El programa OCR IA per a logística i transport permet optimitzar més del 80% la gestió documental segons Forrester Research; això es deu principalment al registre digital facilitant cerca immediata o accés futur quan sigui necessari i obtenint dades amb més precisió i velocitat que la digitalització manual. En un altre estudi realitzat per aquesta mateixa firma es determina una reducció entre el 80-90% respecte al temps invertit processant documents gràcies a solucions basades en reconeixement òptic amb intel·ligència artificial com Dijit.app o altres similars disponibles actualment dins mercat tecnològic empresarial.
La implementació d'un sistema de programari OCR amb IA permet a les empreses rastrejar i monitoritzar la cadena de subministrament de manera més efectiva. La informació digitalitzada es pot utilitzar per analitzar i predir patrons a la cadena de subministrament, identificar colls d'ampolla i millorar-ne el rendiment general. A més, la informació digitalitzada és més fàcil de protegir i controlar, cosa que garanteix la seguretat i la privadesa de les dades.
Quan les operacions de digitalització de dades es realitzen de forma manual, la informació triga a arribar als sistemes de gestió una mitjana de més de 7 dies, cosa que impedeix comptar amb informació en temps real per a les decisions més àgils. En canvi, la tecnologia d'OCR permet capturar, extreure i integrar les dades al sistema de gestió en segons, des d'una foto o escaneig d'un paper o simplement arrossegant els documents rebuts en format digital com a PDF.
El programari OCR amb IA és especialment útil en la gestió de duanes i tràmits relacionats amb el transport marítim i terrestre. La digitalització de documents duaners agilitza el procés de tràmits i redueix el risc derrors humans. La IA i la tecnologia OCR permeten la identificació automàtica de les dades rellevants i integració automàtica amb el sistema de gestió o ERP, cosa que facilita el procés de duanes i la classificació de mercaderies.
El programari d'OCR amb IA es pot integrar fàcilment amb altres sistemes i tecnologies utilitzades al sector logístic i de transport, com ara sistemes de gestió de magatzems, sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP) i sistemes d'informació geogràfica (GIS). Això permet a les empreses aprofitar al màxim la informació continguda als seus documents i millorar l'eficiència i la rendibilitat de les seves operacions, estalviant recursos valuosos.
La informació digitalitzada i processada mitjançant el programari d'OCR amb IA es pot utilitzar per generar informes basats en Business Intelligence (BI) en temps real. Aquests informes proporcionen informació valuosa sobre el rendiment de la cadena de subministrament, els colls dampolla, les àrees de millora i les oportunitats de creixement. Aquesta informació es pot utilitzar per prendre decisions més informades i millorar la planificació i l'estratègia de negoci al sector logístic i de transport.
El programari OCR amb IA és una eina essencial en la gestió documental de les empreses de transport i logística. La digitalització i la tecnologia OCR milloren l'eficiència, la traçabilitat i la seguretat en el maneig de documents i permeten a les empreses optimitzar les operacions i prendre decisions més informades. La inversió en programari de OCR amb IA és una decisió intel·ligent que pot generar importants beneficis a llarg termini per a les empreses de transport i logística.
L'eina més precisa, ràpida i fàcil d'usar del mercat per solucionar la digitalització i conversió de dades de documents en paper o PDF a Excel oa un ERP o sistema de gestió s'anomena Dijit.app. Aquest sistema utilitza un OCR potent amb lajuda de la IA per capturar i processar dades de documents amb factures de compra, de despeses, albarans de lliurament, guies de recepció, formularis de duanes, parts de treball i molt més, amb precisió i una velocitat de 2 segons per pàgina. Per conèixer més sol·licita una demo aquí.
