Quin sistema OCR necessita el meu negoci?
És possible que hagis escoltat sobre la tecnologia d'OCR (Optical Character Recognition) i et preguntis si l'hauries d'utilitzar al teu negoci. Un sistema d'OCR extreu informació de diversos tipus de documents i, amb l'ajuda d'altres tipus de tecnologia, us permet convertir aquesta informació en formats més útils com Excel o un ERP.
No obstant això, trobar el sistema OCR adequat per al teu negoci pot ser un desafiament. Hem fet un estudi de mercat per avaluar les diverses alternatives disponibles. Encara que aquests sistemes ofereixen rapidesa i estalvi de temps, molts tenen complexitats addicionals que has de tenir en compte abans de prendre una decisió, com la necessitat de comptar amb un desenvolupador informàtic per implementar-los o els costos d'implementació.
En aquest article, analitzarem alguns dels sistemes de gestió documental amb OCR disponibles al mercat i et presentarem els seus avantatges i desavantatges per ajudar-te a prendre una decisió informada.
Quins són els avantatges principals d'un OCR?
- Sistemes d'OCR en línia gratuïts
Els sistemes gratuïts de OCR en línia poden ser útils per convertir alguns pocs documents específics, però no són recomanables per a empreses o assessories que manegen un gran volum de documents diàriament.
El temps que es triga a processar i utilitzar la informació descarregada a través d'aquests sistemes pot ser més gran alhora que es triga a ingressar la informació manualment.
Hi ha diversos sistemes OCR en línia disponibles, com Convertio, Onlineocr, ilovepdf, entre d'altres. És important avaluar si aquests sistemes són adequats per a les necessitats específiques de la vostra empresa o assessoria abans de decidir utilitzar-los.
- Sistemes comptables o ERP amb la funcionalitat d'OCR
És cert que els sistemes comptables o ERP que tenen una funcionalitat d'OCR poden ser un avantatge, ja que estan integrats al sistema que puguis utilitzar. No obstant això, aquests sistemes no sempre són especialitzats en OCR i extracció de dades, cosa que pot generar alguns desavantatges.
Per exemple, la funcionalitat d'OCR pot estar limitada al seu ús dins del sistema comptable o ERP i no permet descarregar la informació per utilitzar-la d'una altra manera.
També hi pot haver un percentatge una mica més alt d'errors de lectura, cosa que requeriria una validació humana més gran, la qual cosa va en contra de l'objectiu d'automatitzar i reduir el marge d'error.
A més, aquests sistemes poden tenir límits quant a la quantitat de documents que poden processar, costos molt elevats dimplementació i temps llargs de formació.
Exemples d'aquests sistemes són Adaral, Anfix, Odoo, Quipu, entre d'altres. En conclusió, és important avaluar si els sistemes comptables o ERP que tenen una funcionalitat OCR són adequats per a les necessitats específiques de la teva empresa o assessoria. Tot i que poden tenir alguns avantatges, també poden presentar desavantatges com a limitacions en la funcionalitat d'OCR, un percentatge més alt d'errors de lectura i un límit a la quantitat de documents que poden processar. Si aquestes limitacions no s'ajusten a les vostres necessitats, és possible que necessiteu buscar un sistema OCR especialitzat per millorar l'extracció de dades i estalviar temps.
- Programari especialitzat en OCR per a empreses o assessories
En resum, hi ha sistemes especialitzats en OCR (reconeixement òptic de caràcters) que utilitzen IA i machine learning per extreure informació de diversos tipus de documents en segons. Aquests sistemes permeten descarregar les bases de dades a Excel o integrar-les directament amb un sistema de gestió o ERP, i són ideals tant per a empreses com per a assessories. A més, aquestes plataformes permeten llegir i extreure informació de diferents fonts, com ara factures, tiquets, albarans, nòmines, extractes bancaris, entre d'altres.
Un exemple daquests sistemes és Dijit, el qual ofereix característiques addicionals com la possibilitat de compartir informació ràpidament entre diferents usuaris o clients, emmagatzemar els documents i assignar seients comptables automàticament. Podràs conèixer com funciona al següent enllaç.
Conclusions
La selecció del millor OCR per a la teva assessoria comptable o fiscal dependrà de les necessitats i la quantitat de documents a processar. Tot i això, és important tenir en compte alguns requisits essencials per garantir una gestió eficient de documents. Aquests requisits són:
- Un sistema capaç destalviar temps en el processament de documents.
- Flexibilitat per adaptar-se a les necessitats de gestió de documents i les dels teus clients.
- Facilitat dús, sense la necessitat duna extensa formació o implementació.
- Rapidesa a l'extracció de dades i edició posterior.
- Versatilitat per llegir i extreure dades de diversos tipus de documents.
- Capacitat de reduir els costos.
Dijit és un programari OCR que compleix tots els requisits necessaris per a una gestió eficient de documents. Com que és una eina al núvol, permet extreure dades de factures, tiquets, albarans, nòmines i més en només segons. A més, converteix les dades a Excel per importar-les al sistema comptable i compartir-les amb els clients. Amb un temps de processament de menys de 4 segons per document, una interfície fàcil d'usar i una edició posterior ràpida i senzilla, Dijit.app és una excel·lent opció per estalviar temps i costos en la gestió de documents.
