Qual sistema de OCR minha empresa precisa?
Você já deve ter ouvido falar sobre a tecnologia OCR (Optical Character Recognition) e está se perguntando se deveria usá-la em seu negócio. Um sistema OCR extrai informação de vários tipos de documentos e, com a ajuda de outro tipo de tecnologia, permite converter essa informação para formatos mais úteis como o Excel ou um ERP.
No entanto, encontrar o sistema de OCR certo para o seu negócio pode ser um desafio. Efetuamos um estudo de mercado para avaliar as várias alternativas disponíveis. Embora esses sistemas ofereçam velocidade e economia de tempo, muitos deles possuem complexidades adicionais que você deve levar em conta antes de tomar uma decisão, como a necessidade de ter um desenvolvedor de TI para implementá-los ou os custos de implementação.
Neste artigo, veremos alguns dos sistemas de gerenciamento de documentos OCR disponíveis no mercado e apresentaremos seus prós e contras para ajudá-lo a tomar uma decisão informada.
Quais são as principais vantagens de um OCR?
- Sistemas de OCR on-line gratuitos
Sistemas de OCR online gratuitos podem ser úteis para converter alguns documentos específicos, mas não são recomendados para empresas ou consultorias que lidam diariamente com um grande volume de documentos.
O tempo necessário para processar e usar as informações baixadas por meio desses sistemas pode ser maior do que o tempo necessário para inserir as informações manualmente.
Existem vários sistemas de OCR online disponíveis como Convertio, Onlineocr, ilovepdf, entre outros. É importante avaliar se esses sistemas são adequados para as necessidades específicas de sua empresa ou consultoria antes de decidir utilizá-los.
- Sistemas de contabilidade ou ERP com funcionalidade OCR
É verdade que os sistemas de contabilidade ou ERP com funcionalidade de OCR podem ser uma vantagem, uma vez que estão integrados no sistema que estiver a utilizar. No entanto, esses sistemas nem sempre são especializados em OCR e extração de dados, o que pode levar a algumas desvantagens.
Por exemplo, a funcionalidade OCR pode ser limitada ao uso dentro do sistema de contabilidade ou ERP e não permitir que as informações sejam baixadas para uso de outra maneira.
Também pode haver uma porcentagem um pouco maior de erros de leitura, o que exigiria mais validação humana, o que anula o objetivo de automatizar e reduzir a margem de erro.
Além disso, esses sistemas podem ter limites no número de documentos que podem processar, custos de implementação muito altos e longos tempos de treinamento.
Exemplos desses sistemas são Adaral, Anfix, Odoo, Quipu, entre outros. Concluindo, é importante avaliar se os sistemas contábeis ou ERP que possuem funcionalidade OCR são adequados para as necessidades específicas de sua empresa ou consultoria. Embora possam ter algumas vantagens, também podem ter desvantagens, como funcionalidade OCR limitada, uma taxa mais alta de erros de leitura e um limite no número de documentos que podem processar. Se essas limitações não atenderem às suas necessidades, talvez seja necessário procurar um sistema de OCR especializado para melhorar a extração de dados e economizar tempo.
- Software OCR especializado para empresas ou consultorias
Resumindo, existem sistemas especializados de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) que usam IA e aprendizado de máquina para extrair informações de vários tipos de documentos em segundos. Esses sistemas permitem baixar os bancos de dados para Excel ou integrá-los diretamente a um sistema de gestão ou ERP, sendo ideais tanto para empresas quanto para consultorias. Além disso, essas plataformas permitem a leitura e extração de informações de diversas fontes, como faturas, boletos, guias de remessa, contracheques, extratos bancários, entre outros.
Um exemplo desses sistemas é Dijit, que oferece funcionalidades adicionais como a possibilidade de partilhar rapidamente informação entre diferentes utilizadores ou clientes, guardar documentos e atribuir lançamentos contabilísticos de forma automática. Você poderá saber como funciona a seguir link.
conclusões
A escolha do melhor OCR para a sua assessoria contabilística ou fiscal dependerá das suas necessidades e do número de documentos a tratar. No entanto, é importante ter em mente alguns requisitos essenciais para garantir uma gestão documental eficiente. Esses requisitos são:
- Um sistema capaz de economizar tempo no processamento de documentos.
- Flexibilidade para se adaptar às suas necessidades de gestão documental e dos seus clientes.
- Facilidade de uso, sem a necessidade de treinamento ou implementação extensivos.
- Rapidez na extração de dados e posterior edição.
- Versatilidade para ler e extrair dados de diversos tipos de documentos.
- Capacidade de redução de custos.
Dijit é um software OCR que cumpre todos os requisitos necessários para uma gestão documental eficiente. Por ser uma ferramenta na nuvem, permite extrair dados de notas fiscais, boletos, guias de remessa, folha de pagamento e muito mais em apenas alguns segundos. Além disso, converte os dados em Excel para importá-los para o sistema contábil e compartilhá-los com os clientes. Com um tempo de processamento de menos de 4 segundos por documento, uma interface amigável e pós-edição rápida e fácil, dijit.app é uma excelente opção para economizar tempo e custos na gestão de documentos.
