¿Cómo equilibrar la necesidad de reuniones, correos electrónicos, chats grupales y tareas administrativas con el tiempo dedicado a aquello que realmente importa? Si hay algo que se puede decir sobre el entorno laboral moderno es que, si no tienes control sobre tu horario, este controlará tu día a día. Necesitamos estrategias efectivas para enfocarnos en un mundo diseñado para distraernos.
Esa es la razón por la cual los bloques de tiempo son una herramienta valiosa. Los bloques de tiempo o tiempo de bloques, junto con su primo cercano, el tiempo de caja, la agrupación de tareas y el tema del día, es un método sencillo pero eficaz para recuperar el control de tu jornada laboral.
¿Te encuentras en alguna de las siguientes situaciones?
El tiempo de bloqueo es un enfoque de gestión del tiempo que te anima a separar tu día en intervalos de tiempo. Cada intervalo está destinado a realizar una tarea específica o grupo de tareas y nada más. En lugar de mantener una lista abierta de tareas que te gustaría completar según sea posible, cada día comenzarás con un plan concreto que detalle qué deberías trabajar y cuándo.
La clave para este método es planificar con antelación la lista de tareas, por lo que es esencial realizar una revisión semanal. Considera lo que te espera en la próxima semana y haz un esquema aproximado de los intervalos de tiempo que dedicas a cada día. Al final de cada jornada laboral, repasa las tareas que no terminaste y las nuevas que surjan y ajusta los intervalos de tiempo para el resto de la semana en consecuencia.
Con días planificados previamente a través del tiempo de bloqueo, no necesitas constantemente decidir en qué concentrarte. Simplemente debes seguir tu horario bloqueado. Si te sales del camino o te distraes, sólo mira tu horario y regresa a la tarea según el bloque destinado.
A menudo, la gente confunde el tiempo de bloqueo con el tiempo de cajas, pero hay una diferencia fundamental entre ambos. El tiempo de bloqueo implica asignar un espacio de tiempo determinado para enfocarse en una tarea o actividad específica. Por ejemplo, puedes reservar dos horas por la mañana para trabajar en un borrador de tu blog.
Por otro lado, el tiempo de cajas implica imponer un límite de tiempo en la tarea en cuestión. Por ejemplo, te darías el objetivo de terminar el borrador de tu blog en dos horas.
Este enfoque de tiempo limitado te obliga a trabajar de manera eficiente, ya que no tienes todo el día para completar la tarea. Además, esto puede ser un desafío divertido que haga más emocionante la productividad.
El bloqueo de tiempo es muy efectivo por varias razones. En primer lugar, fomenta el trabajo profundo y enfocado, permitiéndote concentrar toda tu energía mental en una sola tarea, proyecto o problema. Al asignar un período de tiempo específico para trabajar en una sola cosa, es más fácil mantenerse enfocado y desarrollar las habilidades mentales necesarias para el trabajo profundo. Esto te ayuda a ser más productivo y mejora la calidad de tu trabajo.
El tiempo de bloqueo también ayuda a completar con eficiencia el trabajo superficial. El trabajo superficial son las tareas aparentes que son urgentes pero no importantes para lograr tus objetivos a largo plazo, como la gestión de documentos o la respuesta a la mayoría de los correos electrónicos. Al asignar un tiempo limitado para realizar estas tareas, establecer límites claros sobre cuánto tiempo dedicas a ellas. Además, agrupar tareas similares reduce el costo de cambiar de contexto. Al reunir todas tus tareas superficiales en un bloque de tiempo dedicado o dos, podrás realizarlas de manera más eficiente y proteger el resto de tu jornada laboral para tareas de mayor impacto.
Es importante que, además de establecer bloques de tiempo, sepamos utilizar las herramientas que nos permiten realizar de manera más eficiente las tareas superficiales, como la gestión de documentos y datos. Aunque estas tareas son una parte necesaria de nuestro trabajo, suelen ser tediosas y no aportar valor a nuestro negocio. Para optimizar nuestro tiempo y mejorar nuestra productividad, es fundamental utilizar tecnologías que nos ayuden a realizar estas tareas de manera más rápida y eficiente. Por ejemplo, con una herramienta como Dijit.app, podemos convertir una hora de trabajo en solo unos pocos minutos, ya que su tecnología OCR lee, extrae y organiza automáticamente los datos, sin necesidad de hacerlo manualmente.
La mayoría de las personas no son buenas en la gestión del tiempo. Somos malos en estimar cuánto tiempo tomarán las tareas y tenemos la tendencia a comprometernos con nuestros futuros. El bloqueo de tiempo te obliga a enfrentarte a tus prioridades y compromisos actuales y a ser intencional sobre cómo gastas tu tiempo finito. Para cada nuevo compromiso que permitas en tu vida, debes encontrar espacio físico en tu calendario. Como resultado, el costo oportuno de decir «sí» se vuelve más concreto y es más fácil decir «no».
