Consolidar faturas e guias de remessa automaticamente com IA
As guias de remessa e as faturas quase nunca chegam juntas. A Dijit.app lê-as e empareilha cada fatura com as suas guias com IA: confirma com um clique e o resultado entra no seu ERP ou software de contabilidade com o documento original anexado.
Porque custa tanto consolidar faturas e guias de remessa à mão?
Porque é um puzzle com peças em falta: uma fatura cobre várias guias de remessa e nada diz quais. A guia é papel assinado no armazém e a fatura um PDF no escritório. E nem sequer usam as mesmas palavras.
Um puzzle de muitos para um
Uma fatura cobre um mês de entregas e nada a obriga a dizer que guias inclui. Ficam até 50 candidatas desse fornecedor, ordenadas da mais recente à mais antiga, para encontrar as 3 corretas.
O desfasamento no tempo
A mercadoria chega com a guia de remessa e a fatura aparece semanas depois, às vezes 60 dias. As referências do tipo "conforme a vossa guia n.º" são opcionais: muitos fornecedores não as põem.
Mesma mercadoria, palavras diferentes
A guia diz "FARINHA T65 SACO 25KG" e a fatura diz "Farinha panificável 25kg". O mesmo produto sem nenhuma coincidência de texto. Cada fornecedor usa os seus próprios códigos e descrições.
Montantes que podem não bater certo
Entregas parciais, devoluções, alterações de preço, portes acrescentados na fatura. Os totais nem sempre têm de coincidir ao cêntimo, por isso o "bate certo?" pede critério.
E um erro envenena duas consolidações: atribua uma guia à fatura errada e nenhuma das duas volta a bater certo. Com centenas de faturas por mês, a única solução manual é contratar mais gente.
Como empareilha a Dijit.app uma guia de remessa com uma fatura que chega semanas depois?
Quando entra uma fatura, quatro verificações pré-selecionam as guias corretas em segundos. E a IA transforma essa pré-seleção numa proposta que confirma com um clique. Os OCR genéricos leem os documentos um a um; a Dijit.app liga-os entre si.
Filtro por fornecedor
O OCR lê o NIF do fornecedor na fatura e agrupa-a com todas as guias de remessa desse mesmo fornecedor.
Leitura de referências
A IA percorre o corpo da fatura à procura de números de guia citados, com frases do tipo "Conforme a vossa guia de remessa n.º", e usa-os como âncoras.
Janela temporal
Procura as guias desse fornecedor nos 60 dias anteriores à data da fatura. A janela configura-se conforme a forma como os seus fornecedores faturam.
Conferência de montantes
Soma os totais das guias pré-selecionadas e compara-os com o total da fatura. Uma coincidência exata confirma o emparelhamento.
Depois a IA constrói a proposta
Todas as linhas da fatura justificadas entre as guias pré-selecionadas, as linhas com redação diferente emparelhadas com o raciocínio à vista e a proposta colocada no topo do ecrã.
Confirma com um cliqueO que vê quando há uma correspondência?
Cada proposta de consolidação traz uma pontuação de confiança. E quando é preciso olhar com atenção, a IA olha primeiro: o clique final é sempre seu.
Quando é preciso olhar, a IA olha primeiro
Uma fatura por consolidar significava procurar as guias corretas entre até 50 candidatas ordenadas da mais recente à mais antiga. Agora o ecrã abre no instante, nada espera pela IA, e um ou dois segundos depois aparece uma proposta no topo:
Propostas: guias A-123, A-125, A-128 — 4.812,40 € = total da fatura ✓
Todas as linhas da fatura estão justificadas nestas 3 guias (2 linhas emparelhadas por IA, mostradas abaixo).
Consolidar as 3As outras 47 candidatas ficam recolhidas por baixo e continuam acessíveis.
Na vista de linhas, as que dizem o mesmo com palavras diferentes — "FARINHA T65 SACO 25KG" na guia e "Farinha panificável 25kg" na fatura — chegam já emparelhadas e marcadas como emparelhadas por IA com o raciocínio à vista, distinguíveis dos emparelhamentos exatos num relance.
Nunca consolida sozinha
O clique de confirmar é sempre seu. Anular uma consolidação e as seleções manuais funcionam como antes, e uma seleção manual ganha sempre à IA.
Sem visto verde se não bate certo
Se os montantes não somam, não há proposta a verde. Vê "a IA sugere estas 3 mas ficam 210,50 € por justificar" e fica como simples sugestão.
Nada espera pela IA
O ecrã de consolidação abre igual e no instante, com ou sem IA. A proposta aparece um ou dois segundos depois, no topo.
A mesma resposta, no instante
Ao reabrir a fatura, a proposta aparece de imediato. Só é recalculada se tiverem chegado guias novas desse fornecedor.
Para que ERP ou software de contabilidade vão os dados?
Os documentos consolidados e validados não ficam na Dijit.app. Entram no software com que já trabalha, prontos a contabilizar.
SAP
Conectores nativos para SAP Business One e SAP S/4HANA que enviam os documentos de compra com linhas, contas e impostos no sítio, com guias e faturas já consolidadas.
Business Central
Conector nativo para Microsoft Dynamics 365 Business Central que regista os dados das guias e das faturas com contas e impostos atribuídos, prontos a lançar.
Sage X3
Integração nativa com Sage X3: as faturas de fornecedores entram com as linhas conferidas contra as guias de remessa e os impostos discriminados.
Excel e API REST
Para qualquer outro software, exportação para Excel no seu próprio formato e API REST para ligar a Dijit.app a qualquer ERP ou base de dados.
A sua informação, sempre protegida
O nosso software de processamento inteligente cumpre os mais altos padrões de segurança europeus. Os seus dados nunca saem da UE. Garantimos a privacidade: não partilhamos os dados da sua empresa com os modelos de IA.
Microsoft Partner Certified
Infraestrutura cloud com segurança certificada pela Microsoft.
Segurança e certificaçõesAzure Data Base — UE
Os seus dados sempre seguros nas bases de dados europeias do Azure. Privacidade conforme ao RGPD.
Privacidade de dadosEncriptação ponto a ponto
Documentos encriptados em trânsito e em repouso. Acesso com autenticação multifator e permissões por perfil.
Encriptação TLS 1.3Cumprimento do RGPD
Políticas de retenção configuráveis, direito ao esquecimento e rastreabilidade completa dos acessos.
Conforme ao RGPDQue setores mais precisam da consolidação de guias de remessa?
Onde quer que a mercadoria chegue antes da fatura. O setor muda mas o desfasamento é o mesmo.
Construção
- Dezenas de subempreiteiros por obra
- Guias atribuídas à obra certa
- Relatórios de trabalho e entregas em obra
Distribuição e grossistas
- Entregas diárias de fornecedores
- Faturas mensais por fornecedor
- Conferência com os extratos dos fornecedores
Indústria
- Matérias-primas conferidas na receção
- Guias contra notas de encomenda
- Sem paragens de produção por papelada
Retalho e e-commerce
- Centenas de fornecedores
- Margens protegidas de erros de preço
- Faturas duplicadas detetadas
Restauração e hotelaria
- Frescos entregues todos os dias
- Faturação semanal ou mensal
- Controlo de custos por estabelecimento
Escritórios de contabilidade
- Os documentos de compra de todos os clientes num só fluxo
- Lançamentos prontos a rever
- Arquivo digital por cliente
O que muda quando a consolidação é automática?
| ✅ COM a Dijit.app | ❌ SEM a Dijit.app |
|---|---|
| ⚡Cada fatura emparelhada com as suas guias em segundos | 🐢Procurar por pastas as guias do mês passado |
| 🎯99% de precisão de leitura com revisão assistida nos casos duvidosos | ⚠️Erros de introdução de dados que aparecem depois de pagar |
| 🤝Linhas com redação diferente emparelhadas por IA com o raciocínio à vista | 🧩"Sem correspondência" em cada linha escrita de outra forma, resolvido a olho |
| 🔍Discrepâncias assinaladas antes de aprovar a fatura | 💸Pagamentos em duplicado e pagamentos de mercadoria nunca recebida |
| 🔌Lançamentos no seu ERP ou software de contabilidade com o documento anexado | 🔁Voltar a introduzir os mesmos dados no software |
| 📈De 100 a mais de 100.000 documentos por mês com a mesma equipa | 🚧Mais volume significa contratar mais gente para conferir papéis |
Deixe de emparelhar papéis à mão
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