Abre la factura
Y sitúate en su pestaña de albaranes. Arriba aparecen el estado, el progreso y las tres cifras: neto de la factura, consolidado y pendiente.
Guía paso a paso
Cómo consolidar facturas y albaranes
Se hace desde la propia factura, en su pestaña de albaranes, y el procedimiento es siempre el mismo: revisar los albaranes propuestos, comprobar que los artículos coinciden y confirmar. Aquí está cada paso y qué mirar en cada uno.
- Cinco pasos
- Se deshace si te equivocas
- 14 días de prueba gratis
Cómo se consolida, paso a paso
Mira las dos listas
Los ya consolidados con esa factura, y los sugeridos: candidatos del mismo proveedor, sin consolidar, ordenados por su grado de coincidencia. Cada uno con su número, fecha, importe, criterio y puntuación.
Marca los que componen la factura
Varios a la vez: lo habitual es que una factura mensual agrupe todas las entregas del periodo. La pantalla lleva la cuenta de cuántos llevas.
Compara los artículos
Con al menos un albarán marcado, «Ver ítems» compara las líneas de la factura con las de los albaranes y separa las que coinciden de las que no. Es el paso que da valor a la operación.
Confirma
La acción pide confirmación diciendo cuántos albaranes va a vincular y por qué importe neto. Comprueba esa cifra contra el pendiente antes de aceptar.
Y si te equivocas, se deshace
Un albarán consolidado se puede desvincular. Vuelve a estar disponible para otra factura y el pendiente aumenta en su importe.
El paso que importa
Importes y contenido son dos comprobaciones distintas
Saltarse la comparación de artículos es el error más común al consolidar.
El pendiente en cero dice que cuadran los importes
Que la suma de los albaranes vinculados llega al neto de la factura. Solo eso.
La comparación de artículos dice si cuadra el contenido
Que lo facturado son los mismos artículos, en las mismas cantidades y a los mismos precios.
Dos facturas pueden sumar lo mismo y no ser lo mismo. Por eso el paso 4 no se salta: el importe cuadra pero el contenido puede no cuadrar, y ahí es donde aparecen los precios que subieron y las cantidades que no llegaron.
Cómo registrar una diferencia para reclamarla
Una diferencia detectada y no anotada se pierde. Quien revisa hoy no es necesariamente quien hablará con el proveedor la semana que viene, y para entonces el detalle —qué línea, qué cantidad, qué importe— ya no está en la cabeza de nadie.
Por eso la diferencia se registra como incidencia en la propia factura: queda anotada, visible para quien abra el documento, y sobrevive a quien la detectó. Se marca, se describe y se guarda. Cuando el asunto se resuelve, se retira.
La descripción vale lo que de concreta sea. «No cuadra» no le sirve a quien la lea después. «Albarán 4471: se facturan 24 cajas y el albarán entrega 20; diferencia de 86,40 €» permite reclamar sin volver a abrir el documento.
Conviene incluir siempre qué línea presenta la diferencia, qué dice la factura y qué dice el albarán, el importe de la diferencia y el número del albarán afectado.
Causas de que no aparezca ningún albarán
Cuatro, en orden de frecuencia. Ninguna es un fallo del sistema.
No se han cargado
Los albaranes de ese proveedor no están en el sistema. Es la causa más frecuente con diferencia.
Están en el listado equivocado
Se cargaron como otro tipo de documento y por eso no aparecen como candidatos.
Ya están consolidados
Vinculados a otra factura. Es justo lo que evita pagar dos veces la misma entrega.
El proveedor está mal identificado
Si la factura tiene mal el emisor, no hay candidatos. Se corrige y se vuelve a intentar.
Cómo leer la propuesta automática
El sistema puede proponer directamente el conjunto de albaranes que cubre el pendiente. Lo que hay que leer antes de aceptar es su resultado económico.
- Los importes cuadran: los albaranes propuestos suman exactamente el pendiente.
- Queda importe sin cubrir: faltan entregas por vincular, y la propuesta suele indicar qué albarán falta por cargar.
- Se pasa del importe: los propuestos suman más que el pendiente.
Puedes confirmar el conjunto entero, ver el detalle de sus líneas antes de decidir, o descartar un albarán concreto. Descartado no vuelve a proponerse para esa factura, aunque sigue disponible para consolidarlo a mano.
La propuesta es una sugerencia, no una decisión: siempre hay que confirmarla. Cuando no cuadra, la pantalla lo dice y pide revisión. Cómo decide está en consolidar automáticamente.
Preguntas frecuentes
¿Dónde se consolida una factura?
Dentro de la propia factura, en su pestaña de albaranes. No es una pantalla aparte: se consolida mientras se revisa la factura, con sus datos delante.
¿Basta con que el pendiente quede en cero?
No. El pendiente en cero dice que los importes cuadran; la comparación de artículos dice si además cuadra el contenido. Dos facturas pueden sumar lo mismo y no ser lo mismo.
¿Puedo deshacer una consolidación?
Sí. Un albarán consolidado se desvincula, vuelve a estar disponible para otra factura y el pendiente de esta aumenta en su importe. Es la vía de corrección cuando se ha vinculado un albarán que era de otra factura.
¿Por qué no me aparece ningún albarán para consolidar?
Por cuatro causas, en orden de frecuencia: no se han cargado los albaranes de ese proveedor, se cargaron en el listado equivocado, ya están consolidados con otra factura, o la factura tiene mal identificado el proveedor.
¿Cómo dejo anotada una diferencia para reclamarla?
Como incidencia en la propia factura: se marca, se describe y se guarda, y queda visible para quien abra el documento. Cuanto más concreta sea la descripción —línea, cantidades de factura y albarán, importe y número de albarán— menos trabajo dará reclamarla.
¿Cuánto cuesta probarlo?
La prueba es gratuita: 14 días y 20 documentos, sin coste y sin permanencia. Qué es y para qué sirve todo esto está en el software de consolidación.
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