Nivel documento
Qué albaranes pueden corresponder a esta factura. Se ve como una lista de albaranes sugeridos, cada uno con su criterio y su puntuación.
Emparejado automático
Consolidar facturas y albaranes automáticamente
El sistema propone qué albaranes componen cada factura y qué línea de albarán corresponde a cada línea de la factura. Cada propuesta dice por qué criterio se ha hecho, y ese dato es el que te dice cuánto fiarte.
- Seis criterios de emparejado
- Sin número de referencia
- 14 días de prueba gratis
Los dos niveles del emparejado
Uno puede estar bien y el otro no, así que se revisan por separado.
Nivel línea
Qué línea de albarán corresponde a cada línea de la factura. Se ve como una comparación de artículos, cada uno con su criterio y su porcentaje de coincidencia.
Cómo decide
Los seis criterios de emparejado
El albarán casi nunca lleva el número de la factura, porque se emite antes. Así que emparejar por referencia falla de salida, y hace falta más de un criterio.
| Criterio | En qué se basa |
|---|---|
| Referencia exacta | La factura cita el número de albarán, o los dos comparten la misma referencia. |
| Proveedor y fecha | Mismo proveedor y fechas compatibles entre la entrega y la facturación. |
| Código de producto | En líneas: coincide la referencia del artículo. |
| Descripción exacta | En líneas: coincide literalmente el texto del artículo. |
| IA | Elige albaranes por importe y fecha cuando no hay referencia exacta, y empareja las líneas que ninguno de los criterios anteriores ha resuelto. |
| Manual | El vínculo lo ha establecido una persona, no el sistema. |
Los emparejamientos que vienen de la IA se distinguen con su propia marca y con su grado de confianza, tanto en la lista de albaranes como en la comparación de líneas. Así se sabe siempre de dónde sale cada propuesta.
Fiabilidad de cada criterio
Qué comprobar antes de confirmar, según el criterio de la propuesta.
| Criterio | Fiabilidad | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Referencia exacta | Muy alta | Nada: el propio documento establece el vínculo. |
| Código de producto | Alta | La cantidad y el precio. |
| Descripción exacta | Media | Cuidado con artículos de descripción repetida en formatos distintos. |
| Proveedor y fecha | Media | Es un criterio de proximidad, no de identidad. Revisar antes de confirmar. |
| IA | Variable, con su grado de confianza | Ese grado, y si la suma no cuadra, los albaranes propuestos. |
| Manual | La de quien lo hizo | — |
Qué significan la puntuación y el porcentaje
Cada albarán sugerido lleva una puntuación que ordena la lista: cuanto más arriba, más probable es que corresponda a esa factura. Y en la comparación de líneas, cada emparejamiento lleva su porcentaje de coincidencia: alto quiere decir que artículo, cantidad y precio concuerdan; bajo, que hay algo que difiere aunque el artículo sea el mismo.
Ninguna de las dos cifras sustituye a la comprobación: son un orden de revisión, no un veredicto. Sirven para saber por dónde empezar, no para aprobar sin mirar.
Las líneas que ningún albarán respalda
La comparación las separa aparte, y es la lista que hay que mirar. Cada línea ahí es una de estas cuatro cosas.
Falta cargar el albarán
El que respalda esa línea no está en el sistema. Se carga y se vuelve a consolidar.
El artículo se llama distinto
Está descrito de otra forma en el albarán y el sistema no ha podido emparejarlo. Se empareja a mano.
Es un concepto sin entrega
Portes, recargos o servicios. No hay albarán porque no hubo mercancía.
Se factura algo que no se entregó
Esta es la que importa: es exactamente lo que la consolidación existe para encontrar.
Las tres primeras se resuelven. La cuarta es dinero.
Cómo mejorar el emparejado
Cuatro cosas que dependen de cómo entran los documentos, no del sistema.
- Cargar los albaranes antes que la factura. Si llegan después, la factura se queda pendiente hasta que alguien la vuelva a revisar.
- Corregir el proveedor si está mal identificado. Sin proveedor correcto no hay candidatos que proponer.
- Asignar el artículo del ERP en las líneas. El emparejado por código es más fiable que el de descripción.
- Unificar los albaranes partidos antes de consolidar, para que el importe del albarán sea el real.
Preguntas frecuentes
¿Cómo empareja si el albarán no lleva el número de factura?
Es lo normal: el albarán se emite antes que la factura, así que no puede llevar su número. Cuando no hay referencia exacta se empareja por proveedor y fechas compatibles, por código de producto o por descripción en las líneas, y la IA elige por importe y fecha y resuelve las líneas que ningún otro criterio ha cerrado.
¿Qué significa la puntuación de cada albarán sugerido?
Ordena la lista: cuanto más arriba, más probable es que ese albarán corresponda a la factura. En las líneas, el porcentaje indica si artículo, cantidad y precio concuerdan. Ninguna de las dos cifras sustituye a la comprobación: son un orden de revisión, no un veredicto.
¿De qué criterio conviene fiarse más?
De la referencia exacta, que no necesita comprobación porque el vínculo lo establece el propio documento. El código de producto es alto y pide mirar cantidad y precio. La descripción y el criterio de proveedor y fecha son medios: el segundo es proximidad, no identidad.
¿Qué hago con las líneas que no casan con ningún albarán?
Mirarlas, porque cada una es una de cuatro cosas: falta cargar el albarán, el artículo está descrito de otra forma, es un concepto sin entrega como portes o recargos, o se está facturando algo que no se entregó. Las tres primeras se resuelven; la cuarta es lo que buscas.
¿Puedo emparejar a mano si el sistema no acierta?
Sí. El vínculo manual es uno de los criterios y queda marcado como tal, para saber siempre de dónde sale cada emparejamiento.
¿Cuánto cuesta probarlo?
La prueba es gratuita: 14 días y 20 documentos, sin coste y sin permanencia. Puedes verlo también en qué hace el software de consolidación y en cómo se consolida paso a paso.
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