Se pide
Se pide mercancía a un proveedor.
Conciliación de compras
Software para consolidar facturas y albaranes
Tu proveedor entrega varias veces al mes y factura una vez. Dijit vincula esa factura con las entregas que la componen y comprueba, línea a línea, que los artículos, las cantidades y los precios coinciden.
- Emparejado por artículo
- Seis tipos de diferencia
- 14 días de prueba gratis
Qué no comprueba nadie en el circuito de compra
Cuatro pasos, y entre el segundo y el cuarto no hay ninguna comprobación.
Se entrega
El proveedor la entrega, con un albarán que acredita lo servido.
Se factura
Al cabo del periodo emite una factura que agrupa esas entregas.
Se paga
La empresa paga esa factura.
Entre el paso 2 y el 4 está el punto ciego: nadie comprueba, línea a línea, que lo facturado sea lo entregado. Eso es lo que hace un software de consolidación.
Lo que encuentra
Las seis diferencias que detecta
Ninguna de estas diferencias la detecta una validación aritmética: la factura puede cuadrar consigo misma y ser incorrecta respecto a lo entregado.
| Diferencia | Cómo aparece |
|---|---|
| Se factura más de lo servido | Líneas de la factura sin contrapartida en los albaranes. |
| Se sirve más de lo facturado | Albaranes pendientes de consolidar al cierre del periodo. |
| Precio distinto del pactado | Coincide el artículo y la cantidad, pero no el importe. |
| Cantidad distinta | Coincide el artículo, no las unidades. |
| Entrega facturada dos veces | Un albarán ya consolidado que reaparece en otra factura. |
| Artículo que no se pidió | Línea sin albarán que la respalde. |
Requisitos para consolidar
Tres. La primera es la que más consultas genera en soporte.
- Los albaranes, cargados en el sistema. Además de la factura. Si los albaranes no se cargan, no hay consolidación posible: la pantalla dirá que no hay albaranes disponibles, y no es un fallo, es que no existen.
- Mismo proveedor. Factura y albaranes tienen que corresponder al mismo emisor.
- Albaranes libres. Que no estén ya consolidados con otra factura. Es lo que evita pagar dos veces la misma entrega.
Los albaranes entran igual que las facturas: por correo, desde una carpeta de Dropbox conectada, subiéndolos en la web o fotografiándolos con el móvil en el muelle de descarga. Ver digitalizar albaranes.
Dónde se consolida
Dentro de la propia factura, en su pestaña de albaranes. No es una pantalla aparte: se consolida mientras se revisa la factura, con sus datos delante. Eso cambia el trabajo más de lo que parece, porque no hay que ir y venir entre dos listados cuadrando números de memoria.
El sistema propone qué albaranes componen la factura, con el criterio por el que lo propone y su grado de confianza. Quien revisa confirma, corrige o busca a mano. Cómo se decide cada propuesta está en consolidar facturas y albaranes automáticamente, y el paso a paso en cómo consolidar facturas y albaranes.
Las cinco magnitudes de la consolidación
El pendiente es la cifra de referencia.
Neto de la factura
El importe neto del documento que estás revisando.
Consolidado
La suma de los albaranes que ya están vinculados a esa factura.
Pendiente
La diferencia entre los dos: lo que queda por cubrir. Es la cifra de referencia: mientras no sea cero, la factura no está cubierta por entregas.
Progreso
La proporción cubierta sobre el total de la factura.
Estado
Pendiente, parcial o completa. Es lo que se filtra al cierre para ver qué falta.
Cuándo aporta y cuándo no
No todas las empresas lo necesitan.
| Situación | Cuánto aporta |
|---|---|
| Proveedores que entregan varias veces y facturan una | Mucho. Es el caso para el que existe. |
| Volumen alto de líneas por factura | Mucho: el cotejo a mano es inviable. |
| Precios pactados que conviene vigilar | Mucho. |
| Proveedor que factura cada entrega por separado | Poco: la relación es uno a uno y se ve a simple vista. |
| Facturas de gasto: suministros, servicios | Nada: no hay albarán que comparar. |
| Empresas que no reciben albaranes | Nada, salvo que se empiecen a cargar. |
Sectores donde más se nota
Donde hay entregas frecuentes y márgenes estrechos: una subida de céntimos por kilo, repetida todo el año, se come el margen sin aparecer en ningún sitio.
Supermercados y retail
Volumen alto y referencia por referencia. Ver IA y OCR para supermercados.
Hostelería
Género fresco a diario, muchos proveedores pequeños y precios que se mueven con la temporada. Ver IA y OCR para hostelería.
Distribución y logística
Entregas partidas, devoluciones y albaranes que se firman fuera de la oficina.
Construcción e industria
Material que llega a obra y albaranes que vuelven arrugados. Ver albaranes de construcción.
Salida al programa de contabilidad
Consolidar no sirve de nada si el resultado se queda dentro de otra aplicación más.
Por conector
SAP, Business Central, Sage X3, a3, Holded, Contasol, Cegid DIEZ, ICG Manager y Ágora POS, entre otros. La lista está en integraciones.
En Excel
Con la estructura de columnas que pidas, para importarlo donde haga falta.
Con su cuenta contable
Propuesta según el histórico de la empresa. Ver cómo se asignan.
Preguntas frecuentes
¿Qué es consolidar facturas y albaranes?
Un proveedor entrega varias veces al mes y factura una vez. Consolidar es vincular esa factura con las entregas que la componen y comprobar que los artículos, las cantidades y los precios coinciden.
¿Por qué no basta con revisar que la factura cuadre?
Porque una factura puede cuadrar consigo misma y ser incorrecta respecto a lo entregado. Ninguna de las seis diferencias entre lo facturado y lo servido la detecta una validación aritmética: hay que comparar la factura con los albaranes.
¿Qué hace falta para poder consolidar?
Que los albaranes estén cargados en el sistema además de la factura, que ambos sean del mismo proveedor, y que esos albaranes no estén ya consolidados con otra factura. Si los albaranes no se cargan, no hay consolidación posible.
¿Y si el proveedor redacta la factura distinto del albarán?
Es lo habitual, y es justo donde falla comparar textos. Con la consolidación con IA, elegir qué albaranes componen la factura y emparejar sus líneas deja de ser trabajo manual aunque el artículo no se llame igual en los dos documentos.
¿Dónde se consolida, en una pantalla aparte?
No. Dentro de la propia factura, en su pestaña de albaranes: se consolida mientras se revisa la factura, con sus datos delante.
¿Cuánto cuesta probarlo?
La prueba es gratuita: 14 días y 20 documentos, sin coste y sin permanencia. Hay más respuestas en las preguntas frecuentes.
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