Entra el documento
Por correo electrónico, desde una carpeta de Dropbox conectada, subiéndolo en la web o por API. También vale una foto del móvil.
Digitalización documental
Digitalizar documentos con IA de forma rápida y precisa
Digitalizar documentos con IA es convertir una factura, un albarán o un parte de trabajo en datos que ya se pueden usar. Un OCR reconoce lo que hay escrito y la IA generativa interpreta qué es cada dato: quién es el proveedor, qué se ha comprado, qué IVA lleva y a qué cuenta contable va. Lo que sale entra en el ERP sin teclear.
- 99% de precisión
- Menos de 3 segundos por página
- 14 días de prueba gratis
Qué es digitalizar documentos con IA
Digitalizar un documento con IA es leerlo de forma automática y sacar sus datos estructurados. No es escanearlo: un escaneo produce una imagen y una imagen no se puede sumar ni contabilizar. Aquí el resultado es una tabla con el proveedor, la fecha, las líneas, los impuestos y el total, lista para entrar en un programa de contabilidad.
La diferencia entre un OCR de toda la vida y digitalizar con IA está en la segunda mitad del trabajo. El OCR dice qué caracteres hay y dónde. La IA generativa dice qué significan: que ese número de arriba a la derecha es el número de factura, que esa línea es un descuento y que ese proveedor es el mismo de siempre aunque haya cambiado el membrete.
Por eso un sistema con IA aguanta lo que un OCR solo no aguanta: cada proveedor maqueta sus documentos a su manera y ninguno avisa cuando cambia el formato.
Cómo se digitaliza un documento, paso a paso
Cuatro pasos, y en tres de ellos no hay que hacer nada. El único momento en el que interviene una persona es la revisión, antes de que el dato salga.
El OCR lee
Reconoce el texto de la página, esté impreso, fotografiado o escrito a mano, y sepa o no el sistema de qué proveedor viene.
La IA interpreta
Decide qué es cada dato, casa las líneas con sus importes, calcula los impuestos y propone la cuenta contable según el historial de la empresa.
Sale al ERP
Entra en el programa de contabilidad por su conector, sale en Excel con la estructura que pidas o viaja por la API a cualquier otro sistema.
Teclear a mano o digitalizar con IA
El mismo albarán, los mismos datos y dos formas de que acaben en el ERP.
| Paso | A mano | Con Dijit |
|---|---|---|
| Recibir | Se busca en el correo y se guarda en una carpeta. | Llega solo por correo, Dropbox, web o API. |
| Leer | Se teclea campo a campo, línea a línea. | Menos de 3 segundos por página. |
| Clasificar | Se decide la cuenta contable documento a documento. | Se propone sola y aprende del historial de la empresa. |
| Revisar | El error aparece cuando ya está contabilizado. | Se revisa antes de enviar, con el documento al lado. |
| Enviar | Se vuelve a teclear en el ERP. | Entra por el conector o sale en Excel. |
| Archivar | Carpetas y nombres de fichero. | Archivo digital con búsqueda y trazabilidad. |
El ahorro que miden nuestros clientes es de más de 25 horas al mes por cliente, y el sistema procesa millones de páginas al mes.
Qué es un digitalizador de documentos
La palabra se usa para dos cosas distintas y conviene separarlas antes de comparar precios.
El escáner o la cámara del móvil
Un escáner de sobremesa, el de la impresora o la cámara del móvil. Convierten el papel en una imagen o en un PDF, y ahí se acaba su trabajo. Sirve para archivar, no para contabilizar: lo que sale es una foto del documento y alguien tiene que teclear los datos igual que antes.
El programa que lee el documento
Un software que coge esa imagen y devuelve datos: proveedor, fecha, líneas, impuestos y total, en una tabla. Es lo que hace falta si el objetivo es que la factura acabe en el ERP. No necesita escáner: sirve el PDF que manda el proveedor o la foto del móvil.
Dijit es lo segundo. Si ya tienes un escáner, sigue valiendo: el PDF que produce entra igual que una foto.
Qué documentos se pueden digitalizar
Todo lo que entra en una empresa por el lado de compras y de contabilidad.
Facturas y tickets
Facturas recibidas, simplificadas, intracomunitarias, exentas, rectificativas, con retención y de importación con DUA. También tickets y notas de gasto.
Albaranes y transporte
Albaranes de recepción y de venta, facturas de transportista, órdenes de compra y hojas de transporte.
Documentos internos
Partes de trabajo y hojas de producción, incluso escritos a mano, nóminas y documentos de pago.
Si tienes un documento que hoy no se lee, se entrena para ese caso: reglas de extracción y de validación propias, por empresa y por proveedor.
Digitalizar documentos por sector
Cambia el documento y cambia lo que hay que sacar de él.
Asesorías y despachos
Cientos de facturas de muchos clientes al mes, cada uno con su plan contable y sus criterios.
Industria y logística
Albaranes de recepción que hay que casar con la factura y con el pedido, línea a línea.
Construcción y obra
Documentación que llega desde la obra, fotografiada con el móvil y muchas veces escrita a mano.
Sanidad
Volumen alto de documentación clínica y administrativa, con exigencias de trazabilidad.
Empresa de digitalización o software propio
Externalizar la digitalización a una empresa de servicios funciona bien para un fondo documental: una vez, mucho papel, y se acabó. Para lo que llega cada día no encaja, porque el trabajo no termina nunca y el coste se repite todos los meses.
- Fondo antiguo: archivo histórico en papel, cajas de años anteriores. Ahí una empresa de digitalización es la opción razonable.
- Documento del día a día: las facturas y los albaranes de esta semana. Ahí conviene un programa conectado al ERP, porque el dato hace falta ya y hay que contabilizarlo.
- Los dos casos a la vez: se digitaliza el fondo por fuera y se monta el programa para lo que entra a partir de hoy.
Dónde acaban los datos
Digitalizar no sirve de nada si el dato se queda dentro de otra aplicación más.
En tu ERP
SAP, Business Central, Sage X3, a3, Holded, Contasol, Cegid DIEZ, ICG, Ágora y más, por conector directo.
En Excel
Con la estructura de columnas que pidas, para importarlo donde haga falta o para trabajarlo a mano.
Ya contabilizado
Con su cuenta contable asignada, su IVA desglosado y las facturas duplicadas detectadas.
Seguridad
Dónde se procesan tus documentos
Digitalizar con IA significa subir documentos de la empresa a un sistema. Conviene saber a cuál.
Servidores en la Unión Europea
Microsoft Azure, dentro de la UE. Cumplimiento del RGPD.
Cifrado y acceso por rol
TLS 1.3 en tránsito y en reposo, y autenticación multifactor por roles.
Tus documentos no entrenan modelos
Los modelos corren dentro de la infraestructura de Dijit en Azure. Lo que subes no se usa para entrenar.
Más detalle en seguridad y cumplimiento.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan antes de empezar.
¿Qué precisión tiene digitalizar documentos con IA?
La precisión media de lectura y clasificación de Dijit es del 99% sobre el PDF original. En documentos fotografiados depende de la calidad de la imagen: un albarán arrugado o con sombras se lee peor que el mismo albarán escaneado.
¿Cuánto tarda en digitalizar un documento?
Menos de 3 segundos por página. Los documentos se procesan por lotes, desde 100 hasta más de un millón al mes, y el volumen se dimensiona por cliente.
¿Se pueden digitalizar documentos escritos a mano?
Sí. Los partes de trabajo y las hojas de producción escritos a mano se digitalizan igual que un documento impreso. La precisión depende de la letra y de la calidad de la foto.
¿Hay que instalar algo?
No. Dijit funciona en el navegador. Los documentos entran por correo electrónico, desde una carpeta de Dropbox conectada, subiéndolos desde la aplicación web o por API.
¿Sirve para digitalizar facturas de venta?
Dijit cubre compras y contabilidad, es decir el IVA soportado. No es un programa de facturación de ventas.
¿Qué pasa con los documentos que subo?
Se procesan en servidores Microsoft Azure dentro de la Unión Europea, con cifrado TLS 1.3 y autenticación multifactor por roles. Los documentos de los clientes no se usan para entrenar modelos.
¿Cuánto cuesta probarlo?
La prueba gratuita son 14 días y 20 documentos, sin coste y sin permanencia. Hay más respuestas en las preguntas frecuentes.
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