El PDF del proveedor
Si la factura llega por correo en PDF, no hay nada que escanear: el texto ya está dentro del archivo y se lee prácticamente exacto. Es el caso ideal y también el más común.
Programa de escaneo de facturas
Escanea tus facturas y que se contabilicen solas
Escanear es sacar una imagen. Lo que te quita trabajo es lo que viene después: que esa imagen se convierta en datos, se compruebe sola y entre en tu ERP con su cuenta contable puesta. Dijit hace las dos cosas.
- Sin escáner: vale el móvil
- Menos de 3 segundos por página
- 14 días de prueba gratis
¿Hace falta un escáner?
Casi nunca. Depende de cómo te llegue el documento.
El escáner, si ya lo tienes
Un escaneo limpio se lee bien. No hace falta comprar uno: si lo tienes, sirve, y si no, la cámara del móvil hace el mismo trabajo.
El móvil
Para el papel que llega en mano, se firma en el muelle o se recoge en la obra. Una foto bien hecha vale tanto como un escaneo.
Cómo escanear una factura con el móvil
Al entrar desde el móvil, la aplicación lleva a un acceso rápido: eliges el tipo de documento, haces la foto y ya está. Lo que decide el resultado es la foto.
- Luz uniforme. Las sombras sobre media página se comen líneas enteras.
- El documento plano. Un papel doblado o curvado deforma los números.
- Encuadre completo. Que entren los cuatro bordes: si se corta el pie, se pierden los totales.
- Enfoque. Una foto movida obliga a teclear el documento entero.
Merece la pena repetir una foto dudosa en el momento: corregirla después cuesta mucho más que volver a disparar. Y si la factura tiene varias páginas, se hacen varias fotos y se agrupan como un solo documento.
Cómo configurar el escáner
Resolución, formato y tamaño de los lotes.
Resolución: menos de la que crees
Un PDF de factura ocupa unos cientos de kilobytes. Una digitalización en color de varias páginas rara vez llega a cinco megas. Si pasas de 15 MB, es que estás escaneando a una resolución innecesariamente alta.
Formato: PDF mejor que imagen
PDF, imágenes y ZIP. No valen hojas de cálculo, documentos de texto ni archivos de correo: eso hay que pasarlo antes a PDF.
Por lotes, con ZIP
Hasta 100 MB por ZIP y 100 documentos dentro, con un máximo de 15 MB cada uno. En cuentas de asesoría, tandas de hasta 250 páginas.
Si escaneas varias facturas en un solo archivo, desde la aplicación de escritorio puedes elegir qué páginas procesar, descartar el resto o dividirlo en documentos independientes antes de darle a procesar.
Lo que de verdad ahorra tiempo
Los cuatro pasos, de la imagen al asiento contable
Un escáner te deja una imagen en una carpeta. Alguien sigue teniendo que teclear esos datos en el ERP. El trabajo está en los otros tres pasos.
1 · Reconocer
El OCR convierte la imagen en texto localizable. Aquí acaba un escáner normal.
2 · Interpretar
La IA decide qué es cada dato: proveedor, fecha, base, impuestos, líneas y total.
3 · Comprobar
Que base más impuestos sea el total, que las líneas sumen, y que no esté duplicada ni partida en dos.
4 · Contabilizar
Con su cuenta contable, propuesta según el histórico de la empresa, y al ERP.
Todo eso, en menos de 3 segundos por página. Y no hay que revisar las facturas una a una: el sistema marca las que piden atención y las demás se aprueban en bloque.
Las cuatro vías de entrada
El proceso posterior es idéntico en las cuatro, así que se elige por comodidad.
Correo
Se conecta un buzón y los adjuntos entran solos. Lo habitual es dar una dirección dedicada a los proveedores. Cada buzón se asocia a un tipo de documento.
Dropbox
Una carpeta conectada: lo que se deja ahí se procesa sin que nadie entre en la aplicación.
La aplicación web
Arrastrando los archivos. Es la única vía que deja elegir páginas y dividir un archivo antes de procesarlo.
API
Desde el sistema que ya uses, con API REST.
Qué pasa después del escaneo
Lo que separa un programa de escaneo de facturas de un escáner.
Los datos, campo a campo
Proveedor, CIF, número, fecha, líneas, impuestos desglosados y total.
Con su cuenta contable
Propuesta según el histórico de la empresa. Ver cómo se asignan.
Cuadrada con sus albaranes
Artículo por artículo, si los hay. Ver la consolidación.
En tu ERP
Por conector o en Excel. Ver las integraciones.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un escáner para digitalizar mis facturas?
Casi nunca. Si el proveedor manda la factura en PDF no hay nada que escanear, y para el papel que llega en mano la cámara del móvil hace el mismo trabajo. Si ya tienes un escáner, sirve igual.
¿Cómo escaneo una factura con el móvil?
Al entrar desde el móvil, la aplicación lleva a un acceso rápido: eliges el tipo de documento y haces la foto. Lo que decide el resultado es la foto: luz uniforme, papel plano, los cuatro bordes dentro y enfoque. Si la factura tiene varias páginas, se hacen varias fotos y se agrupan como un solo documento.
¿A qué resolución conviene escanear?
Menos de la que suele ponerse. Un PDF de factura ocupa unos cientos de kilobytes y una digitalización en color de varias páginas rara vez llega a cinco megas. Pasar de 15 MB, que es el límite por documento, indica una resolución innecesariamente alta.
¿Qué formatos acepta?
PDF, imágenes y archivos ZIP, con 15 MB por documento, 100 MB por ZIP y hasta 100 documentos dentro. No admite hojas de cálculo, documentos de texto ni archivos de correo: hay que pasarlos antes a PDF.
¿Puedo escanear varias facturas en un solo archivo?
Sí. Desde la aplicación de escritorio se eligen las páginas que interesan, se descarta el resto o se divide el archivo en documentos independientes antes de procesarlo.
¿Escanear una factura sirve para contabilizarla?
Por sí solo no. Escanear produce una imagen, y alguien tiene que teclear esos datos. Para contabilizar hace falta que el documento se lea, se interprete, se compruebe y salga al programa de contabilidad con su cuenta puesta. Eso es lo que hace Dijit después del escaneo.
¿Cuánto cuesta probarlo?
La prueba es gratuita: 14 días y 20 documentos, sin coste y sin permanencia. Hay más respuestas en las preguntas frecuentes.
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