El albarán no lleva el número de factura
No puede llevarlo: se emite antes. Emparejar por referencia falla de salida, y por eso los sistemas que solo cruzan números dejan casi todo sin casar.
Conciliación de compras
Consolidación de facturas y albaranes con IA
Una factura de fin de mes puede tapar treinta albaranes. Consolidar es emparejar cada factura con las entregas que cubre y comprobar, artículo por artículo, que lo facturado es lo que llegó. La IA lo hace sin número de referencia y sin plantillas, y avisa de lo que no cuadra antes de contabilizar.
- Emparejado por artículo
- Control de precios incluido
- 14 días de prueba gratis
Qué es consolidar facturas y albaranes
Consolidar es emparejar cada factura de proveedor con los albaranes de entrega que cubre, y comprobar que lo que pone la factura es lo que de verdad llegó: los mismos artículos, las mismas cantidades y los mismos precios.
En una empresa que recibe género a diario, el albarán llega con la mercancía y la factura llega a fin de mes. Entre medias hay entregas parciales, devoluciones, productos que se sustituyen por otros y precios que cambian sin avisar.
Cuadrar eso es el trabajo que nadie quiere: sacar el taco de albaranes del cajón, buscar los del proveedor, sumar y comparar con la factura. Y se hace con prisa, el día que hay que contabilizar, que es justo cuando se cuelan los errores.
Por qué cuadrarlo a mano no funciona
El documento no trae la información que haría falta para emparejarlo rápido.
Los precios se mueven
El mismo artículo del mismo proveedor cambia de precio entre una entrega y la siguiente. Si nadie compara con la anterior, la subida se contabiliza sin más.
Entregas partidas y devoluciones
Un pedido llega en tres veces, falta media caja y se devuelve un producto. La factura resume todo eso en una línea y hay que deshacer el nudo.
Artículos que no se llaman igual
«Tomate rama 5 kg» en el albarán y «TOMATE RAMA CAJA» en la factura. Para una persona es obvio; para una comparación de texto, no.
Todo el mismo día
El trabajo se acumula para el cierre. Treinta albaranes por factura, veinte proveedores, y la prisa de tener que contabilizar.
Y en papel
El albarán se firma en el muelle y acaba arrugado en una carpeta. Lo que no está digital no se puede cruzar con nada.
Cómo lo hace la IA
La diferencia con un OCR clásico está en qué se compara. Un OCR saca el texto y deja la comparación para después. La IA generativa entiende que esa línea del albarán y esa otra de la factura son el mismo artículo aunque no se llamen igual, y que dos entregas parciales suman la cantidad que se factura.
- Empareja por lo que sí hay: proveedor, fechas, artículos, cantidades e importes. No hace falta que el albarán lleve el número de factura.
- Propone, no impone: cada pareja llega con su nivel de confianza, y quien revisa confirma o corrige con los dos documentos delante.
- Aprende de la casa: las correcciones de tu equipo afinan cómo se empareja en ese proveedor.
- Sin plantillas: un albarán que no ha visto nunca se interpreta igual, y cuando el proveedor cambia el diseño no hay que tocar nada.
El recorrido, del albarán al asiento
Del albarán firmado en el muelle al asiento contable, sin teclear por el camino.
Entran los albaranes
Según llegan, uno a uno: foto del móvil en el muelle, correo, carpeta de Dropbox conectada o la web.
Llega la factura
A fin de mes, por el mismo sitio. Se lee entera, línea a línea, no solo el total.
Se emparejan
La IA propone qué albaranes cubre esa factura y marca artículo por artículo lo que cuadra y lo que no.
Se contabiliza
Con su cuenta contable, al ERP por su conector o a un Excel con la estructura que pidas.
El paso a paso con capturas está en cómo consolidar facturas y albaranes, y lo que hace el programa en software para consolidar facturas y albaranes.
Lo que detecta la consolidación
Además del tiempo ahorrado, lo que antes pasaba sin que nadie lo mirase.
Precios que subieron sin avisar
Cada artículo se compara con el de la última entrega del mismo proveedor. La diferencia se marca antes de contabilizar. Más en control de precios en albaranes.
Cantidades que no llegaron
Lo facturado contra lo entregado, unidad a unidad. Si la factura dice doce cajas y los albaranes suman diez, salta.
Facturas repetidas
La misma factura que entra dos veces, por correo y en mano, se detecta antes de que se pague dos veces.
Sectores donde más se nota
La consolidación importa donde hay entregas frecuentes y márgenes estrechos: cuando el proveedor viene tres veces por semana y una subida de céntimos por kilo, repetida todo el año, se come el margen sin que aparezca en ningún sitio.
- Hostelería y restauración: género fresco a diario, muchos proveedores pequeños y precios que se mueven con la temporada.
- Supermercados y retail: volumen alto y referencia por referencia. Lo tratamos en IA y OCR para supermercados.
- Distribución y logística: entregas partidas, devoluciones y albaranes que se firman fuera de la oficina.
- Asesorías: el cliente manda el taco entero y hay que cuadrarlo sin conocer su almacén. Ver gestión de facturas para asesorías.
Preguntas frecuentes
Lo que más nos preguntan sobre consolidar.
¿Qué es consolidar facturas y albaranes?
Es emparejar cada factura de proveedor con los albaranes de entrega que cubre, y comprobar que lo que pone la factura es lo que de verdad llegó: los mismos artículos, las mismas cantidades y los mismos precios. En una empresa con entregas diarias una factura mensual puede tapar treinta albaranes.
¿Y si el albarán no lleva el número de factura?
Es lo normal: el albarán se emite antes que la factura, así que no puede llevar su número. Por eso emparejar por referencia falla. La IA empareja por lo que sí hay: proveedor, fechas, artículos, cantidades e importes, y propone la pareja con su nivel de confianza para que alguien la confirme.
¿Qué pasa si la factura no cuadra con los albaranes?
Que salta antes de contabilizarla, no en el cierre del mes. Dijit compara el precio de cada artículo con el de la última entrega del mismo proveedor y marca la diferencia. Esa es la parte que más dinero recupera: subidas de precio que nadie avisó y cantidades facturadas que no se entregaron.
¿Funciona con albaranes en papel o fotografiados?
Sí. El albarán entra por correo, desde una carpeta de Dropbox conectada, subiéndolo en la web o por API, y vale la foto hecha con el móvil en el muelle de descarga. La precisión media de lectura sobre PDF original es del 99%; en fotos depende de la calidad de la imagen.
¿Hay que configurar el formato de cada proveedor?
No. Al trabajar con IA generativa el sistema interpreta un albarán que no ha visto nunca, sin plantilla previa, y sigue funcionando cuando el proveedor cambia el diseño del documento.
¿Dónde acaba lo consolidado?
En tu programa de contabilidad, por su conector, o en un Excel con la estructura que pidas. La lista está en integraciones.
¿Cuánto se tarda en probarlo?
La prueba gratuita son 14 días y 20 documentos, sin coste y sin permanencia. Con una factura mensual de un proveedor y sus albaranes del mes ya se ve si empareja bien. Más respuestas en las preguntas frecuentes.
Prueba gratuita
Pruébalo gratis y empieza a ahorrar tiempo desde hoy mismo
Coge la factura mensual del proveedor que peor cuadra y sus albaranes. 14 días y 20 documentos, sin tarjeta y sin instalar nada.
¿Prefieres que te lo enseñemos con tus albaranes delante? Pide una demo.
