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Cómo se emparejan albaranes y facturas
El emparejamiento ocurre en dos niveles: qué albaranes se proponen para una factura, y qué línea de albarán corresponde a cada línea de la factura. Cada propuesta indica por qué criterio se ha hecho, y ese dato es el que dice cuánto fiarse.
En esta página
Los dos niveles
| Nivel | Qué empareja | Dónde se ve |
|---|---|---|
| Documento | Qué albaranes pueden corresponder a esta factura. | Lista de albaranes sugeridos, con su criterio y su puntuación. |
| Línea | Qué línea de albarán corresponde a cada línea de la factura. | Comparación de ítems, con su criterio y su porcentaje. |
Criterios de emparejamiento
| Criterio | En qué se basa |
|---|---|
| Referencia exacta | La factura cita el número de albarán, o ambos comparten la misma referencia. |
| Proveedor + fecha | Mismo proveedor y fechas compatibles entre entrega y facturación. |
| Código de producto | En líneas: coincide la referencia del artículo. |
| Descripción exacta | En líneas: coincide literalmente el texto del artículo. |
| IA | En cuentas con la consolidación con IA activada: elige albaranes por importe y fecha cuando no hay referencia exacta, y empareja las líneas que ninguno de los criterios anteriores resolvió. |
| Manual | El vínculo lo ha establecido una persona, no el sistema. |
| Sin coincidencia | No se ha encontrado contrapartida. |
En las cuentas con propuesta por IA, los emparejamientos que provienen de ella se distinguen con su propia marca y con el grado de confianza correspondiente, tanto en la lista de albaranes como en la comparación de líneas. El criterio exacto que sigue para elegir y para emparejar está explicado en Consolidación con IA.
Qué fiabilidad tiene cada uno
| Criterio | Fiabilidad | Comprobación recomendada |
|---|---|---|
| Referencia exacta | Muy alta | Ninguna: el propio documento establece el vínculo. |
| Código de producto | Alta | Comprobar la cantidad y el precio. |
| Descripción exacta | Media | Cuidado con artículos de descripción repetida en formatos distintos. |
| Proveedor + fecha | Media | Es un criterio de proximidad, no de identidad. Revisar antes de confirmar. |
| IA | Variable, con su propio grado de confianza | Revisar ese grado de confianza y, si la suma no cuadra, los albaranes propuestos antes de confirmar. |
| Manual | La del criterio de quien lo hizo | — |
Puntuación y porcentaje
Cada albarán sugerido lleva una puntuación, que ordena la lista: cuanto más arriba, más probable es que corresponda a esa factura.
En la comparación de líneas, cada emparejamiento lleva su porcentaje de coincidencia. Un porcentaje alto indica que artículo, cantidad y precio concuerdan; uno bajo, que hay algo que difiere aunque el artículo sea el mismo.
Ninguna de las dos cifras sustituye a la comprobación: son un orden de revisión, no un veredicto.
Líneas sin coincidencia
La comparación separa las líneas de la factura que ningún albarán respalda. Es la lista que hay que mirar, porque cada línea ahí es una de estas cuatro cosas:
- Falta cargar el albarán que la respalda.
- El artículo está descrito de otra forma en el albarán, y el sistema no ha podido emparejarlo.
- Es un concepto sin entrega: portes, recargos, servicios.
- Se está facturando algo que no se entregó.
Las tres primeras se resuelven; la cuarta es exactamente lo que la consolidación existe para encontrar.
Cómo mejorar el emparejamiento
- Cargar los albaranes antes que la factura. Si llegan después, la factura queda como pendiente hasta que se vuelva a revisar.
- Corregir el proveedor cuando esté mal identificado: sin proveedor correcto no hay candidatos.
- Asignar el artículo del ERP en las líneas, que mejora el emparejamiento por código frente al de descripción.
- Unificar los albaranes partidos antes de consolidar, para que el importe del albarán sea el real.