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Incidencias de consolidación
Cuando una factura no cuadra con sus albaranes y la diferencia hay que reclamarla al proveedor, se registra una incidencia en la propia factura: queda anotada, visible, y sobrevive a quien la detectó.
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Para qué sirve
Una diferencia detectada y no anotada se pierde. La persona que revisa hoy no es necesariamente la que hablará con el proveedor la semana que viene, y para entonces el detalle —qué línea, qué cantidad, qué importe— ya no está en la cabeza de nadie.
La incidencia deja constancia en el documento, de modo que cualquiera que lo abra vea que hay algo pendiente y en qué consiste.
Registrar una incidencia
- En la pestaña de consolidación de la factura, use la acción Marcar incidencia.
- Escriba la descripción de lo detectado.
- Guarde.
La factura queda señalada con la indicación de incidencia registrada, visible al abrir el documento.
Qué escribir en la descripción
La descripción es texto libre, y su utilidad depende de lo concreta que sea. Conviene incluir:
- Qué línea o artículo presenta la diferencia.
- Qué dice la factura y qué dice el albarán: cantidad, precio o ambos.
- El importe de la diferencia.
- El número del albarán afectado, si es uno concreto.
Una descripción del tipo «no cuadra» no sirve a quien la lea después. Una del tipo «albarán 4471: se facturan 24 cajas y el albarán entrega 20; diferencia de 86,40 €» permite reclamar sin volver a revisar el documento.
Retirar una incidencia
Cuando el asunto se resuelve —el proveedor emite un abono, aparece el albarán que faltaba, se confirma que la factura era correcta— la incidencia se retira dejando vacía la descripción y guardando. La aplicación confirma que ha quedado eliminada.
Es el mismo camino de ida y de vuelta: el contenido del campo determina si la incidencia existe o no.
Casos que justifican una incidencia
| Situación | Anotar |
|---|---|
| Se factura más cantidad de la entregada | Artículo, cantidades de ambos documentos y diferencia. |
| Precio superior al pactado | Precio facturado, precio pactado y diferencia total. |
| Artículo facturado sin entrega | Línea afectada e importe. |
| Entrega no facturada | Número de albarán pendiente. |
| Albarán facturado dos veces | Números de las dos facturas implicadas. |
| Falta el albarán en el sistema | Que está pendiente de recibir o de cargar. |
En cuentas con la consolidación con IA activada, este último caso suele venir ya identificado: la propuesta avisa con el número exacto de albarán que la factura menciona y que no encuentra cargado.
Qué no hace
- No bloquea el documento. Una factura con incidencia puede aprobarse y enviarse si así se decide.
- No avisa al proveedor. Es una anotación interna; la reclamación se hace por los cauces habituales.
- No corrige los importes. Deja constancia de la diferencia, no la ajusta.
- No sustituye a la corrección cuando el error es de lectura y no del proveedor: en ese caso se corrige el dato.