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Qué es consolidar y cuándo hace falta
Un proveedor entrega varias veces al mes y factura una vez. Consolidar es vincular esa factura con las entregas que la componen y comprobar que los artículos, las cantidades y los precios coinciden.
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El circuito de compra
- Se pide mercancía a un proveedor.
- El proveedor la entrega, con un albarán que acredita lo servido.
- Al cabo del periodo emite una factura que agrupa esas entregas.
- La empresa paga esa factura.
Entre el paso 2 y el 4 está el punto ciego: nadie comprueba, línea a línea, que lo facturado sea lo entregado. La consolidación cubre ese hueco.
En las cuentas con la consolidación con IA activada, elegir qué albaranes componen la factura y emparejar sus líneas deja de ser trabajo manual incluso cuando el proveedor redacta la factura distinto del albarán.
Qué diferencias detecta
| Diferencia | Cómo aparece |
|---|---|
| Se factura más de lo servido | Líneas de la factura sin contrapartida en los albaranes. |
| Se sirve más de lo facturado | Albaranes pendientes de consolidar al cierre del periodo. |
| Precio distinto del pactado | Coincide el artículo y la cantidad, pero no el importe. |
| Cantidad distinta | Coincide el artículo, no las unidades. |
| Entrega facturada dos veces | Un albarán ya consolidado que reaparece en otra factura. |
| Artículo que no se pidió | Línea sin albarán que la respalde. |
Ninguna de estas diferencias la detecta una validación aritmética: la factura puede cuadrar consigo misma y ser incorrecta respecto a lo entregado.
Qué requiere
- Los albaranes cargados en su listado, además de la factura en el suyo.
- Que ambos correspondan al mismo proveedor.
- Que los albaranes no estén ya consolidados con otra factura.
Es el requisito que más consultas genera: si los albaranes no se cargan, no hay consolidación posible. La pantalla mostrará que no hay albaranes disponibles, y no es un fallo: es que no existen en el sistema.
Dónde se hace
Dentro de la propia factura, en su pestaña de albaranes. No es una pantalla aparte: se consolida mientras se revisa la factura, con sus datos delante.
Las magnitudes que muestra
| Magnitud | Qué indica |
|---|---|
| Neto factura | Importe neto de la factura que se está revisando. |
| Consolidado (neto) | Suma de los albaranes ya vinculados. |
| Pendiente (neto) | Diferencia entre ambos: lo que queda por cubrir. |
| Progreso | Proporción cubierta, sobre el total de la factura. |
| Estado | Pendiente, parcial o completa. |
El pendiente es la cifra de referencia: mientras no sea cero, la factura no está cubierta por entregas.
Cuándo aporta y cuándo no
| Situación | Aporta |
|---|---|
| Proveedores que entregan varias veces y facturan una | Mucho. Es el caso para el que existe. |
| Volumen alto de líneas por factura | Mucho: el cotejo manual es inviable. |
| Precios pactados que conviene vigilar | Mucho. |
| Proveedor que factura cada entrega por separado | Poco: la relación es uno a uno y se ve a simple vista. |
| Facturas de gasto: suministros, servicios | Nada: no hay albarán. |
| Empresas que no reciben albaranes | Nada, salvo que se empiecen a cargar. |