Documentación/ Tipos de documento/ Albaranes de compra
Albaranes de compra
El albarán acredita lo que ha entrado por la puerta: qué artículos, en qué cantidad y en qué fecha. Es el documento que permite comprobar después que la factura del proveedor corresponde a lo servido realmente.
En esta página
El listado
Se encuentra en Documentos → Albaranes Compras, en la ruta
/documents/albaranesnext. Es el listado desde el que debe iniciarse la carga de
este tipo.
Datos que se extraen
| Bloque | Datos |
|---|---|
| Emisor | Proveedor que sirve la mercancía, con su identificación fiscal. |
| Receptor | Empresa destinataria. |
| Identificación | Número de albarán, fecha del documento y fecha de entrega. |
| Entrega | Dirección y código postal de entrega, número de bultos. |
| Referencias | Número de pedido y referencias del proveedor. |
| Líneas | Artículo, cantidad, unidad de medida y, si constan, precio y descuentos. |
Albaranes sin valorar
Muchos proveedores emiten albaranes sin importes: detallan lo servido pero no lo valoran, porque el precio se fija en la factura. Es una situación normal y el documento se procesa igual.
Un albarán sin importes no es un documento incompleto: aporta lo que tiene que aportar, que son los artículos y las cantidades. Se aprueba y se consolida con su factura sin necesidad de rellenar precios a mano.
La consecuencia práctica es que, en un albarán sin valorar, las validaciones aritméticas de importes no aplican: no hay base ni total que cuadrar.
Control de precios
Cuando el albarán sí trae precios, el sistema los compara con los de entregas anteriores del mismo artículo y proveedor. El listado muestra:
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Último precio | Precio registrado en la entrega anterior de ese artículo. |
| Variación | Diferencia respecto a ese último precio, en importe y en porcentaje. |
| Alerta de precio | Señal según la magnitud y el sentido de la variación. |
Es la función que detecta las subidas no comunicadas, que en un volumen alto de líneas pasan inadvertidas. Si un artículo no tiene entregas previas, no hay histórico con el que comparar y la columna lo indica.
Consolidación con la factura
El albarán y su factura se vinculan mediante la consolidación, que compara artículo por artículo lo servido con lo facturado.
Para que funcione, ambos documentos deben estar cargados: el albarán en su listado y la factura en el suyo. Cargar solo uno de los dos no permite el cotejo.
Productos recibidos
Los albaranes alimentan la tabla de Productos recibidos, la vista por artículo de todo lo que ha entrado. Es la única fuente de esa tabla: las facturas de compra no la alimentan.
Por eso, en cuentas donde el control de producto y de precio es prioritario, la práctica recomendada es cargar los documentos como albarán, aunque después se transfieran a factura.
Envío al sistema de gestión
Los albaranes se envían al ERP como el resto de tipos, con los requisitos propios de cada destino. En algunas integraciones, el albarán es precisamente el documento que alimenta el stock, mientras que la factura alimenta la contabilidad.