Documentación/ Tipos de documento/ Facturas del sector turismo
Facturas del sector turismo
Una agencia de viajes no compra mercancía: compra servicios que revende, y su margen es la comisión. Las cuentas del sector turismo trabajan con un juego de campos propio —código de expediente, fecha de entrada y los tres importes de la venta— y con un menú de documentos distinto del habitual.
Menú lateral › Documentos › Facturas Proveedores · Facturas Ventas
En esta página
Qué cambia en una cuenta de turismo
El bloque Documentos del menú no es el estándar. Se sustituyen los listados generales por dos grupos, uno para lo que se compra y otro para lo que se vende:
| Grupo del menú | Entradas | Qué contiene |
|---|---|---|
| Facturas Proveedores | Fact. Prov. Items · Fact. Prov. Documentos | Las facturas recibidas de hoteles, mayoristas, transportistas y demás proveedores de servicio. Dos formas de mirar lo mismo. |
| Facturas Ventas | Ventas Documentos | Las facturas emitidas al cliente, con el desglose de precio de venta, comisión y precio neto. |
A cambio, no aparecen los listados que no tienen sentido aquí: albaranes de compra y de venta, facturas de gasto, facturas de venta estándar y la tabla de productos recibidos. La agencia no recibe mercancía, así que no hay entrega que acreditar ni stock que seguir.
Los tipos de documento por debajo siguen siendo los de siempre: la factura de proveedor es una factura de compra y la factura al cliente es una factura de venta. Lo que cambia es qué campos se leen, qué columnas se ven y cómo se sigue el estado.
Facturas de proveedor: dos vistas
Las dos entradas del menú muestran los mismos documentos con distinta unidad de lectura:
| Entrada | Una fila es… | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Fact. Prov. Documentos | Una factura completa. | Revisar la cabecera: proveedor, fechas, base, total y estado. |
| Fact. Prov. Items | Una línea de una factura. | Trabajar servicio a servicio, con su código KTS, y filtrar o buscar por expediente. |
La vista por líneas es la que usa el día a día de una agencia: una factura de un mayorista trae varios expedientes, y lo que hay que cuadrar es cada uno, no el total del documento.
El código KTS
Es el campo propio del sector: la referencia con la que cada servicio queda identificado en el sistema de la agencia. Aparece en dos sitios, y no es el mismo dato en los dos:
| Dónde | Qué es |
|---|---|
| En la línea de una factura de proveedor (columna Código KTS de Fact. Prov. Items) | El expediente al que corresponde ese servicio concreto. Se puede escribir y corregir a mano en el editor de la línea. |
| En la cabecera de una factura de venta (columna Código KTS de Ventas Documentos) | El expediente que factura ese documento. Ocupa el lugar que en el resto de las cuentas ocupa el número de factura. |
Es lo que permite juntar las dos mitades de una operación: lo que costó, repartido en las líneas de las facturas de los proveedores, y lo que se cobró, en la factura de venta del expediente.
Ventas: la comisión de agencia
En una venta de agencia el importe no es uno, son tres. El listado de ventas los muestra en columnas propias, en lugar de la base y el total habituales:
| Columna | Qué recoge |
|---|---|
| P. Venta | El precio de venta: lo que paga el cliente por el viaje. |
| Comisión | La comisión de agencia: lo que se queda la agencia por la intermediación. |
| P. Neto | El precio neto: lo que corresponde al proveedor del servicio. |
Junto a ellos, el listado de ventas cambia otras dos cosas respecto al estándar:
| En una cuenta de turismo | En el resto de las cuentas |
|---|---|
| Código KTS | Número de documento |
| Columna Check-In, la fecha de entrada del servicio | No existe |
| Cliente | Cliente, proveedor y NIF del proveedor |
| P. Venta · Comisión · P. Neto | Base y Total |
La fecha de check-in es la que ordena el trabajo de una agencia mejor que la fecha de la factura: lo que importa es cuándo entra el cliente en el hotel, no cuándo se emitió el papel. La columna se puede ordenar y filtrar por rango de fechas.
Los tres importes y la fecha de check-in se leen del documento y se muestran en el listado. Lo que se escribe a mano, cuando hace falta, es el código KTS de la línea.
Estados de pago
En el resto de las cuentas, un documento revisado se aprueba o se rechaza. En una cuenta de turismo el seguimiento es de cobro y pago, y los dos botones de la lista son otros:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente de pago | El documento no consta como pagado. |
| Pagado | El documento se ha marcado como pagado. |
Se cambian de uno en uno desde la lista, o en bloque seleccionando varios documentos. El resto de los estados del proceso —los de lectura y revisión— funcionan igual que en cualquier cuenta: ver Estados de un documento.
La exportación por líneas
Las dos listas, la de facturas de proveedor y la de ventas, llevan un botón de Excel propio, rotulado Descargar XLS (KitVoyages). Saca las líneas de los documentos, no las cabeceras, con el código KTS de cada una, en el formato que espera el sistema de la agencia.
Lo que se exporta es lo que está a la vista: si hay documentos seleccionados, esos; si no, los que deje el filtro puesto; y si no hay filtro, la lista entera. Las demás exportaciones —cabeceras y líneas en formato general— siguen en su sitio, explicadas en Exportar los datos.
Cómo se activa
Es una configuración de sector, no una opción que el usuario encienda. Se elige Turismo como sector al crear la cuenta, o lo activa soporte en una cuenta existente. Mientras está activa, el menú y las columnas son los de esta página para todos los usuarios de la empresa.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No aparecen los albaranes ni los productos recibidos | Es el comportamiento propio del sector turismo: no hay mercancía que entregar ni stock que seguir. | Nada que corregir. Las facturas de proveedor hacen ese papel. |
| Una línea llega sin código KTS | La factura del proveedor no lo trae, o viene en un formato que no se reconoce. | Escribirlo en el editor de la línea. Queda guardado y la línea ya se puede buscar por él. |
| La comisión no cuadra con la diferencia entre los dos precios | El documento declara importes que no encajan entre sí, o hay descuentos y suplementos por medio. | Abrir el documento y comprobar los tres importes contra el original antes de darlo por bueno. |
| Se busca una venta por su número de factura y no aparece | En la lista de ventas esa columna es el código KTS. | Buscar por el código del expediente, o por cliente y fecha de check-in. |
| El Excel de KitVoyages sale con más filas de las esperadas | Exporta líneas, no documentos: una factura con diez servicios son diez filas. | Es lo previsto. Para una fila por documento, la exportación de cabeceras. |