Documentación/ Tipos de documento/ Qué tipo usar
Qué tipo usar para cada documento
El tipo se elige antes de cargar, y determina el listado en el que quedará el documento, los datos que se extraen y las validaciones que se aplican. Elegir mal no es grave —se corrige transfiriendo— pero conviene acertar.
En esta página
El criterio en dos preguntas
- ¿Quién emite el documento? Si lo emite un tercero y la empresa lo recibe, es compra, gasto, albarán de compra, transporte o DUA. Si lo emite la propia empresa, es venta.
- ¿Es una factura o un documento de entrega? La factura reclama un importe; el albarán acredita una entrega.
Tabla de decisión
| Documento recibido | Tipo |
|---|---|
| Factura de un proveedor de mercancía | Factura de compra |
| Factura de luz, teléfono, alquiler, asesoría, seguros | Factura de gasto |
| Factura emitida a un cliente | Factura de venta |
| Factura de portes o de una agencia de transporte | Factura de transporte |
| Nota de entrega que acompaña a la mercancía | Albarán de compra |
| Nota de entrega emitida al servir mercancía | Albarán de venta |
| Documento de aduanas de una importación | DUA |
| Abono o nota de crédito de un proveedor | El mismo tipo que la factura que corrige |
Compra o gasto
Es la duda más frecuente, y la separación no es caprichosa: responde a un tratamiento contable distinto.
| Factura de compra | Factura de gasto |
|---|---|
| Mercancía o materia prima que entra en el negocio. | Servicios y suministros que consume el negocio. |
| Interesa el detalle de artículos, cantidades y precios. | Interesa el importe y su cuenta contable. |
| Suele tener albarán previo. | Rara vez tiene albarán. |
| Alimenta el maestro de productos y el control de precios. | No alimenta el catálogo de productos. |
Regla práctica: si lo comprado se revende, se transforma o se almacena, es compra. Si se consume para funcionar, es gasto.
Albarán o factura
Un mismo pedido genera habitualmente los dos documentos: primero el albarán con la entrega, después la factura que la cobra. Ambos se cargan, cada uno en su tipo, y se vinculan mediante la consolidación, que comprueba por artículo que lo facturado corresponde a lo servido.
Cargar los dos no duplica nada: son documentos distintos con función distinta.
Por qué importa cargar como albarán
La tabla de Productos recibidos se alimenta únicamente de documentos cargados como albarán. Una factura de compra, aunque detalle sus líneas, no aparece en esa tabla.
La consecuencia es directa para quien solo trabaja con facturas y quiere seguimiento de productos, precios y variaciones: cargar el documento como albarán y transferirlo o duplicarlo después a factura. Así se conserva la trazabilidad de productos recibidos sin renunciar al registro de la factura, y la operación no consume plan adicional.
Casos dudosos
| Caso | Tratamiento |
|---|---|
| Documento que dice «albarán valorado» y trae importes | Albarán. El importe no lo convierte en factura. |
| Albarán sin importes | Albarán. Es el caso normal en muchos proveedores. |
| Ticket de compra en establecimiento | Gasto, salvo que se trate de mercancía para revender. |
| Factura de un proveedor que además transporta | Compra, si el transporte es un cargo más de la mercancía. Transporte, si la factura es solo del porte. |
| Proforma o presupuesto | No es un documento contable: no debe cargarse como factura. |
| Factura de importación con DUA aparte | Dos documentos: la factura del proveedor extranjero y el DUA del agente de aduanas. |
Si se ha elegido mal
El estado No es factura avisa cuando el documento no contiene esa palabra, lo que suele indicar que está en el listado equivocado.
La corrección es transferir el documento al tipo correcto. No hay que borrarlo ni volver a cargarlo: la transferencia conserva los datos ya extraídos y no consume plan.