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Nóminas
Las nóminas se cargan y se leen con IA como cualquier otro documento, y tienen su propia pantalla: el trabajador, el periodo liquidado, los devengos, las deducciones, las bases de cotización y el coste de empresa.
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El listado
Las nóminas tienen su propia bandeja, en Documentos → Gastos → Nóminas, activada en todas las cuentas. Estas son sus columnas:
| Columna | Qué recoge |
|---|---|
| Referencia | La referencia del recibo. |
| Fin de periodo | La fecha que cierra el periodo liquidado. Es la fecha con la que cuenta la nómina en los informes. |
| Empresa | La empresa que paga. |
| Trabajador | Quien cobra. |
| Bruto | Total devengado. |
| Líquido a percibir | Lo que se le abona: devengos menos deducciones. |
El buscador de la parte de arriba busca por empresa o trabajador.
Cómo se desactivan
Las nóminas se apagan y se encienden con el interruptor Gestionar nóminas, en Información usuario: la pantalla que se abre desde el bloque Cuenta del menú o desde el icono de usuario de la esquina superior derecha.
El interruptor es para administradores. Un usuario normal no lo ve. Y lo que decide vale para toda la empresa, no para quien lo pulsa.
Al desactivarlas desaparecen la bandeja y el resumen de coste laboral del panel. Las nóminas ya cargadas se conservan y vuelven a verse al activarlas de nuevo.
Numeración propia
Las nóminas llevan su propia serie dentro de cada empresa: la primera es la 1, la siguiente la 2, con independencia del resto de los documentos. En pantalla se muestran con cuatro cifras —0001, 0002— para que se distingan de un vistazo.
Al citar un número suelto hay que decir que es de nómina: la numeración es propia y no coincide con la del resto de los documentos de la empresa.
La pantalla de la nómina
Al abrir una nómina se abre una pantalla hecha para el recibo de salarios, con estos bloques:
| Bloque | Qué contiene |
|---|---|
| Empresa y trabajador | CIF, código de cuenta de cotización, y del trabajador: DNI/NIE, nº de afiliación, grupo de cotización, tipo de contrato, categoría, convenio, epígrafe AT/EP y antigüedad. |
| Periodo y pago | Desde, fin de periodo, días e IBAN. El IBAN se muestra tapado y hay que pedir verlo. |
| Devengos | Lo que gana. Las líneas no salariales y las de especie van marcadas con su etiqueta. |
| Deducciones | Lo que se le descuenta: Seguridad Social del trabajador, IRPF y el resto. |
| Bases de cotización | Contingencias comunes, profesionales, horas extra y base de IRPF. Son cifras de referencia: ni suman ni restan. |
| Totales | Total devengado, total a deducir, IRPF en porcentaje e importe, y líquido a percibir. |
Cada línea se puede corregir: su tipo, su concepto, el texto tal como venía impreso en el recibo, la cantidad, el precio o porcentaje y el importe. También se pueden añadir líneas que la lectura no recogió.
La pantalla avisa sola cuando algo no cuadra:
- Cuando devengado menos deducciones no da el líquido.
- Cuando las líneas de devengos o de deducciones no suman su total.
- Cuando hay líneas sin concepto: la lectura no supo clasificarlas y hay que elegirlo. Salen resaltadas.
- Cuando la base de accidentes es menor que la de contingencias comunes.
Coste de empresa
Muchos recibos llevan al pie la aportación de la empresa. Cuando viene con importes, esas líneas se recogen en una tabla propia de coste de empresa.
Ese coste no suma al bruto ni resta del líquido: es lo que la empresa paga además de lo que cobra el trabajador. El coste laboral completo es la suma de los dos: total devengado más total de coste de empresa.
Si el recibo solo imprime los tipos, sin importes, no llega ninguna línea y la tabla no aparece.
Cuándo se da por correcta
Una nómina queda como correcta cuando tiene tres datos: fecha, referencia y CIF de la empresa que paga. Si falta alguno, queda como incompleta.
Las nóminas no se marcan como duplicadas. Si se sube dos veces la misma, aparecen las dos y hay que retirar una a mano.
Descargar el fichero
Al descargar una nómina, el fichero sale nombrado para lo que es:
NOMINA › empresa › trabajador › referencia › fecha
Si falta el trabajador o la referencia, el nombre lo dice en su sitio en lugar de dejarlo en blanco. Los demás tipos de documento conservan el nombre de siempre.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No aparece la entrada de Nóminas en el menú | Están desactivadas en Información usuario. | Volver a activarlas ahí: Activación de las nóminas. |
| La misma nómina aparece dos veces | Se subió dos veces y las nóminas no se marcan como duplicadas. | Borrar una de las dos desde el listado. |
| Hay líneas resaltadas sin concepto | La lectura no supo clasificarlas. | Elegir el concepto en el desplegable de cada línea resaltada. |
| El líquido no cuadra con devengos menos deducciones | Falta una línea o un importe se leyó mal. | Comparar las líneas con el recibo y corregir el importe que baila. |
| Una nómina de enero no aparece en el panel de este mes | La fecha que cuenta es el fin del periodo, no el día en que se subió. | Buscarla en el mes que liquida. |