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Estados de un documento
El estado es el resultado de las validaciones automáticas. Determina qué documentos pueden aprobarse sin más y cuáles requieren intervención, y en qué punto concreto. Es la columna que ordena el trabajo del día.
En esta página
Familias de estado
Los estados se agrupan en cuatro familias, según lo que informan:
- Validación: si las comprobaciones aritméticas y de completitud han resultado concluyentes.
- Flujo de trabajo: en qué punto del circuito está el documento.
- Clasificación: si el documento es lo que parece o requiere reubicación.
- Pago: situación de cobro o pago.
Estados de validación
| Estado | Comprobación | Actuación |
|---|---|---|
| Validaciones correctas | El documento supera todas las comprobaciones. | Ninguna. Puede aprobarse directamente, incluso en bloque. |
| Revisar totales | Base imponible más IVA no coincide con el total. | Abrir el documento y comprobar la cabecera: base, impuestos y total. |
| Revisar suma de artículos | La suma de las líneas no coincide con la base imponible. | Revisar las líneas: suele faltar una, sobrar otra, o haber un descuento mal aplicado. |
| Revisar IVA | La suma de los impuestos individuales no concuerda con el total de impuestos. | Revisar el desglose de IVA, en especial cuando el documento tiene varios tipos. |
| Revisar fecha | La fecha de la factura tiene más de doce meses o está en el futuro. | Abrir el documento y comprobar la fecha. Es el aviso típico de un año mal leído, como una factura de 2026 leída como 2006. |
| Faltan campos relevantes | Ausencia de datos obligatorios en el documento. | Abrir el documento: los campos que faltan aparecen resaltados. |
Los tres estados de revisión aritmética no implican necesariamente un error de lectura: pueden reflejar una incoherencia del propio documento, como un descuento aplicado en el total pero no desglosado en líneas.
Revisar fecha tiene preferencia sobre los demás estados de validación: si la fecha está fuera de rango, es ese el estado que se ve, aunque además haya algo que cuadrar. Si la fecha es correcta, el documento se aprueba y se envía igual; al enviarlo a un programa de contabilidad, la aplicación pide confirmación, según Confirmación de una fecha sospechosa.
Estados del flujo de trabajo
| Estado | Significado |
|---|---|
| Registrado | Estado inicial de carga, antes de completarse el proceso. |
| Aprobado por el usuario | Conformidad dada. Es el requisito para el envío al ERP. |
| Rechazado por el usuario | Documento descartado de forma expresa. |
| Enviado al ERP | Los datos se han transmitido al sistema de gestión o se han exportado. |
Estados de clasificación
| Estado | Significado | Actuación |
|---|---|---|
| Documento duplicado | Se ha detectado otro documento con valores idénticos. | Comprobar cuál conservar y eliminar el sobrante. No se elimina de forma automática. |
| No es factura | El documento no lleva la palabra «factura», ni su equivalente en portugués («fatura») o en francés («facture»). | Comprobar si corresponde a este listado; si no, transferirlo a su tipo. |
| Es abono | El documento es una factura de abono o una nota de crédito. | Verificar el signo de los importes antes de aprobar. |
Un abono o una rectificativa no se queda nunca en No es factura: cuando el documento es un abono, gana ese estado aunque la palabra «factura» no aparezca.
Estados de pago
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente de pago | El documento no consta como pagado. |
| Pagado | El documento se ha marcado como pagado. |
La fecha de vencimiento y su cálculo se tratan en la página de vencimientos y estado de pago.
Uso práctico
El procedimiento habitual de trabajo sobre un listado:
- Filtrar por estado para aislar lo que requiere intervención.
- Resolver por familias: los duplicados y los documentos partidos primero, porque alteran el conjunto; después los de validación, que se resuelven documento a documento.
- Aprobar en bloque los documentos con validaciones correctas.
- Enviar lo aprobado.
Un estado de revisión no impide aprobar el documento: advierte. La decisión de aprobar pese a la advertencia corresponde al usuario, que es quien puede confirmar si la discrepancia procede del documento original.