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Abrir y editar un documento
El documento se abre a pantalla completa, con sus datos organizados en pestañas y el archivo original a la vista. Es donde se resuelven los documentos que las validaciones han marcado.
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Abrir el documento
Documentos › listado del tipo › fila del documento › acción de edición
Desde el listado, la acción de edición de la fila abre el documento. La pantalla ocupa todo el espacio disponible: no es una ventana emergente, de modo que el trabajo de revisión se hace con la superficie completa.
Pestañas
Los datos se reparten en pestañas. Las disponibles dependen del tipo de documento y de la configuración de la cuenta:
| Pestaña | Contenido | Disponibilidad |
|---|---|---|
| General | Cabecera: emisor, receptor, fechas, números, bases, impuestos, totales y clasificación contable. | Siempre |
| Ítems | Líneas del documento: artículo, cantidad, precio, descuentos e impuesto por línea. | Siempre |
| Impuestos | Desglose de IVA y recargo de equivalencia. | En facturas |
| Albaranes | Consolidación: albaranes vinculados a la factura y sugeridos. | En facturas de compra |
| Referencias | Datos de referencia del documento. | En albaranes |
| Pedido de compra | Cotejo con el pedido de origen. | Con Business Central, en albaranes |
| Viajes | Detalle de trayectos. | En facturas de transporte |
Guarde desde la pestaña correspondiente. El guardado de las líneas se ejecuta desde la pestaña de ítems. Si se intenta desde otra, la aplicación advierte de que hay que situarse antes en la pestaña de ítems.
El documento original
El archivo original se muestra junto a los datos extraídos, de modo que la comprobación se hace sin cambiar de pantalla ni descargar nada. Es la forma de verificar un importe o un número dudoso: contrastarlo con el papel, no con la memoria.
En documentos de varias páginas, el visor permite recorrerlas. En documentos unificados, muestra el conjunto resultante.
Editar un campo
Los campos son editables directamente. Los que las validaciones han marcado como ausentes o incoherentes aparecen resaltados, lo que permite localizarlos sin recorrer toda la ficha.
Determinadas correcciones no se limitan al documento en curso, sino que generan una regla aplicable a los documentos futuros del mismo proveedor. Es el caso de la corrección del proveedor.
Guardar
El guardado confirma los cambios y vuelve a ejecutar las validaciones: el estado del documento puede cambiar tras guardar, si la corrección ha resuelto la incoherencia que lo había marcado.
Aprobar y rechazar
La aprobación da conformidad al documento y es el requisito previo al envío al ERP. La aplicación solicita confirmación antes de aplicarla.
Un documento aprobado puede desaprobarse, con la misma confirmación previa. El rechazo marca el documento como descartado.
La aprobación no exige que el estado sea correcto: un documento con estado de revisión puede aprobarse si el usuario confirma que la discrepancia procede del documento original.
Pasar al documento siguiente
La pantalla incluye las acciones documento anterior y documento siguiente, que recorren el listado sin volver a él. Es lo que permite revisar en serie los documentos marcados, en lugar de abrir y cerrar uno a uno.
El recorrido sigue el orden y los filtros del listado de origen.
Salir sin guardar
Si se abandona la pantalla con cambios sin guardar, la aplicación advierte de que se perderán y solicita confirmación. La advertencia aparece también al desplazarse a otra pantalla desde un diálogo del documento, como el de corrección de proveedor.