Documentación/ Revisar datos generales del documento/ Corregir el proveedor
Corregir el proveedor de un documento
La función Corregir proveedor define una regla permanente de identificación del emisor. Corrige el documento en curso y se aplica a los documentos posteriores del mismo proveedor.
En esta página
Casos de aplicación
El sistema extrae los datos del emisor del propio documento. La extracción puede resultar incompleta cuando esos datos figuran en un lateral, en un pie de página o con una impresión de baja legibilidad. El resultado son documentos sin proveedor asignado o con un proveedor incorrecto.
Corregir el campo directamente en el documento resuelve ese registro concreto. La función descrita aquí actúa sobre la identificación del proveedor, de modo que los documentos posteriores de ese emisor se registren correctamente desde el proceso inicial.
| Situación observada | Naturaleza | Vía de resolución |
|---|---|---|
| Documento sin proveedor, o con nombre e identificación fiscal que no corresponden | Los datos del emisor no se han localizado en el documento | Corregir proveedor, caso 1 |
| En el campo de proveedor figura la propia empresa | El sistema no ha discriminado entre emisor y receptor | Alta de la empresa en Clientes / Empresas |
Acceso a la función
Documento › pestaña General › bloque de datos del proveedor › botón Corregir proveedor
Abra el documento y sitúese en la pestaña General. Sobre el bloque de datos del proveedor, alineado a la derecha, se encuentra el botón Corregir proveedor. Al pulsarlo se abre un cuadro de diálogo con la selección de caso.
La función está disponible en los documentos de compra: facturas de compra, facturas de gasto y albaranes.
Campos requeridos
Seleccione la opción Los datos del proveedor no están completos o no son legibles. El formulario solicita tres datos, todos obligatorios:
| Campo | Contenido | Restricción |
|---|---|---|
| Razón social del proveedor | Denominación con la que debe registrarse el emisor. | Obligatorio |
| CIF / NIF / VAT del proveedor | Identificación fiscal correcta del emisor. | Obligatorio |
| Texto 1 y Texto 2 | Dos textos presentes en el documento que identifican al proveedor. | Obligatorios, mínimo 4 caracteres cada uno |
El botón Corregir y aplicar permanece inactivo mientras no se cumplan todas las condiciones.
Textos identificativos
Los dos textos constituyen el criterio de reconocimiento del proveedor en documentos futuros. Deben cumplir dos condiciones:
- Constar literalmente en el documento, con sus acentos y su uso de mayúsculas.
- Ser distintivos de ese emisor y no genéricos.
| Válidos | No válidos |
|---|---|
| Marca comercial o denominación de uso habitual | FACTURA, ALBARÁN, TOTAL |
| Dirección de correo del proveedor | BASE IMPONIBLE, IVA |
| Teléfono o dirección web impresos en el documento | Cualquier término común a documentos de otros emisores |
Transcriba los textos con el documento a la vista. Una transcripción que no coincida con lo impreso impide el reconocimiento posterior.
Resultado y confirmación
Aplicada la corrección, el diálogo muestra el cambio en dos líneas, Antes y Ahora, con la denominación y la identificación fiscal en cada estado, y la indicación de que la corrección se aplicará también a los documentos futuros de ese proveedor.
El efecto es doble: el documento en curso queda corregido y se registra la regla de identificación del emisor.
Deshacer
En la pantalla de resultado, junto a Hecho, está disponible Deshacer. Restituye el documento a su estado anterior y retira la corrección.
Utilícelo ante un error en la identificación fiscal o en la selección del proveedor: es preferible deshacer y repetir la operación a mantener una regla incorrecta aplicándose a los documentos entrantes.
Confusión entre emisor y receptor
La segunda opción del diálogo, El sistema confunde el proveedor con el cliente (receptor), no genera una regla de proveedor. El propio diálogo lo indica y ofrece el acceso a la pantalla correspondiente.
Esta situación se produce cuando el sistema no dispone de los datos que identifican a la propia empresa dentro del documento. La resolución consiste en dar de alta la denominación de la empresa, o de sus empresas, en Clientes / Empresas. A partir de ese registro, el receptor se identifica correctamente.
Al desplazarse a Clientes / Empresas desde este diálogo, el sistema advierte de que se cerrará la ventana y se perderán los cambios no guardados del documento. Guarde antes de continuar.
Alcance y limitaciones
| Efecto temporal | Se aplica a los documentos procesados con posterioridad. Los documentos ya existentes no se modifican. |
| Dependencia | El reconocimiento se apoya en los textos indicados. Un cambio de formato del emisor que suprima esos textos invalida la regla. |
| Ámbito de los datos | Corrige la identidad del emisor: denominación e identificación fiscal. No afecta a las líneas, a los importes ni a la clasificación contable. |
| Exclusión | No corrige la identidad del receptor. |