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Los números del documento
Un documento puede traer tres numeraciones distintas —la suya, la del pedido y la del albarán— y cada una sirve para algo. La del documento es obligatoria, porque es la que lo identifica frente al proveedor.
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Las tres numeraciones
| Número | Quién lo asigna | Para qué sirve | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| De documento | El emisor | Identifica la factura o el albarán. | Sí |
| De pedido | Quien compra | Vincula el documento con el pedido que lo originó. | No |
| De albarán | El emisor | En facturas, referencia a las entregas que agrupan. | No |
Número de documento
Es el número que el proveedor ha dado a su factura o a su albarán. Es obligatorio: sin él, el documento no queda identificado y la aplicación lo advierte.
Es también el dato con el que se habla con el proveedor: cualquier reclamación se hace citando ese número, no el identificador interno de Dijit.app.
No confundirlo con el ID que muestra el listado. El ID es el identificador interno del registro en Dijit.app, y es el que hay que dar a soporte para localizarlo. El número de documento es el del papel.
Número de pedido
La referencia del pedido de compra que originó la entrega. Lo asigna quien compra, y el proveedor lo reproduce en su documento cuando se le ha facilitado.
Su utilidad es el cotejo: permite verificar que lo servido corresponde a lo pedido. En las integraciones que lo contemplan, sirve además para vincular el documento con el pedido en el sistema de gestión.
Número de albarán
En un albarán, es su propia numeración. En una factura, la referencia a los albaranes que agrupa, cuando el emisor los cita.
Es uno de los criterios más fiables de la consolidación: cuando la factura cita el número de albarán, el emparejamiento es por referencia exacta y no requiere comprobación adicional.
De ahí que convenga revisarlo en las facturas de proveedores con los que se consolida: un número mal leído convierte un emparejamiento seguro en uno por proximidad.
Cuando se lee mal
Las numeraciones son propensas a error de lectura porque los documentos suelen llevar varias juntas y con formatos parecidos: número de factura, de cliente, de pedido, de albarán y de página.
| Síntoma | Causa probable | Actuación |
|---|---|---|
| El número de documento es el del cliente o el del pedido | El documento los presenta juntos y sin rótulo claro. | Corregir el campo con el número correcto. |
| Falta el número de documento | El original no lo trae de forma legible. | Completarlo: es obligatorio. |
| El número incluye texto sobrante | Se ha arrastrado el rótulo junto al valor. | Dejar solo el número. |
| Se repite en todos los documentos de un proveedor | Su formato confunde al sistema de forma sistemática. | Caso para revisar con soporte, que puede ajustar la extracción de ese emisor. |
Su papel en los duplicados
El número de documento es el dato decisivo ante un aviso de duplicado. Dos registros con el mismo proveedor, la misma fecha y el mismo importe pueden ser dos documentos distintos: lo que lo determina es el número.
Por eso, ante un duplicado señalado, la comprobación correcta es abrir los dos originales y comparar sus números, no fiarse de los importes.