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Emisor y receptor
Todo documento tiene dos partes: quien lo emite y quien lo recibe. Identificarlas bien es la base de todo lo demás —cuenta contable, consolidación, histórico de precios—, y es también el error que más se arrastra cuando se produce.
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Quién es quién según el tipo
| Tipo de documento | Emisor | Receptor |
|---|---|---|
| Factura de compra | El proveedor | La propia empresa |
| Factura de gasto | El emisor del servicio | La propia empresa |
| Albarán de compra | El proveedor | La propia empresa |
| Factura de venta | La propia empresa | El cliente |
| Albarán de venta | La propia empresa | El cliente |
| DUA | El agente de aduanas | La empresa importadora |
En documentos de venta es correcto que la propia empresa figure como emisora. No es un error de lectura: es que en ese circuito la empresa es quien emite.
Cómo los identifica el sistema
Un documento contiene al menos dos razones sociales con sus identificaciones fiscales, y el sistema debe decidir cuál es cuál. Para el receptor se apoya en las entidades registradas en Clientes / Empresas: si reconoce ahí una de las dos, sabe que esa es la parte receptora y que la otra es el emisor.
De ahí se sigue todo lo demás. Si ninguna de las dos está registrada, la decisión se toma solo con el contenido del documento, que es donde puede fallar.
Qué depende de una identificación correcta
- La cuenta contable del acreedor o del deudor.
- El maestro al que se incorpora la ficha: proveedores o clientes.
- La consolidación: los albaranes candidatos se buscan por proveedor.
- El histórico de precios, que se acumula por artículo y proveedor.
- Las reglas de corrección, que se aplican por proveedor.
Un emisor mal identificado no es un campo mal puesto: descoloca cinco funciones a la vez.
Cuando aparecen cambiados
El síntoma es inequívoco: en el campo de proveedor figura la propia empresa, en un documento que no es de venta.
La causa es siempre la misma: el sistema no dispone de los datos que identifican a la empresa receptora, de modo que no puede descartarla como emisora.
Cómo se resuelve cada caso
| Situación | Solución | Alcance |
|---|---|---|
| La propia empresa aparece como proveedor | Registrarla en Clientes / Empresas, con su razón social, su identificación fiscal y su nombre comercial si opera con uno. | Permanente, para todos los documentos futuros. |
| El proveedor no se identifica o se identifica mal | Corregir el proveedor con una regla. | Permanente, para ese proveedor. |
| Un documento suelto con el emisor equivocado | Editar el campo en la ficha. | Solo ese documento. |
Corregir el campo documento a documento no resuelve nada de fondo. Si la causa es que la empresa no está registrada como receptora, el problema se repetirá en cada documento que llegue. Media hora de registro evita meses de correcciones.
Empresas con varias razones sociales
Cuando el grupo tiene varias sociedades, o cuando una asesoría gestiona muchos clientes, todas las entidades receptoras deben estar registradas. Una que falte provocará documentos con el emisor equivocado, y solo en los suyos, lo que hace el diagnóstico más difícil.
Para carteras amplias existe la importación desde Excel, que evita crear las fichas una a una.
Conviene registrar también el nombre comercial cuando los documentos no llegan a nombre de la razón social sino de la marca: sin él, el reconocimiento falla aunque la ficha exista.