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Qué revisar antes de aprobar
No hay que revisar todos los documentos. El sistema valida cada uno y marca con un estado los que requieren atención: la revisión es por excepción, y ese es el criterio que hace sostenible el volumen.
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El criterio
Cada documento pasa por las validaciones automáticas. Los que las superan quedan con estado de validaciones correctas y pueden aprobarse sin abrirlos, incluso en bloque. Los demás llevan un estado que dice exactamente qué comprobación no ha resultado concluyente.
Revisar documento a documento el 100 % anula la ventaja del sistema y no aporta seguridad: las validaciones aritméticas no se cansan ni se distraen.
Orden de trabajo
- Filtrar por estado para separar lo que requiere atención.
- Resolver primero lo que altera el conjunto: duplicados y documentos pendientes de unificar. No tiene sentido revisar una factura que en realidad son dos trozos.
- Revisar después los avisos de validación, documento a documento.
- Aprobar en bloque el resto.
- Enviar lo aprobado.
Qué comprobar según el estado
| Estado | Qué comprobar | Causa habitual |
|---|---|---|
| Revisar totales | Base, impuestos y total en la cabecera. | Un descuento aplicado al total pero no desglosado, o un cargo adicional no leído. |
| Revisar suma de artículos | Las líneas: que estén todas y con sus importes. | Una línea no leída, un descuento de línea o un porte incluido en la base. |
| Revisar IVA | El desglose por tipo impositivo. | Documento con varios tipos, o con recargo de equivalencia. |
| Faltan campos relevantes | Los campos resaltados en la ficha. | El documento no los trae: frecuente en tickets y facturas simplificadas. |
| Documento duplicado | Número de documento y archivo original de ambos registros. | Doble entrada por dos vías, o dos documentos legítimamente parecidos. |
| Pendiente de unificar | Si los registros son partes de un mismo documento. | Un documento de varias páginas que entró partido. |
| No es factura | Si el documento corresponde a ese listado. | Carga desde el listado equivocado. |
| Es abono | El signo de los importes. | El proveedor imprime el abono sin signo negativo. |
Lo que conviene mirar siempre
Aun con estado correcto, hay cuatro datos cuyo error no detecta ninguna validación aritmética, porque el documento cuadra consigo mismo:
- El emisor. Un proveedor mal identificado arrastra la cuenta contable y la consolidación.
- El signo, en abonos y rectificativas. Un abono en positivo suma en lugar de restar.
- La fecha del documento, que determina el periodo contable.
- El tipo de documento: que esté en el listado que le corresponde.
Lo que no hace falta revisar
- Los importes de un documento con validaciones correctas. Ya se ha comprobado que cuadran entre sí.
- Las cuentas contables de proveedores habituales, una vez estabilizadas por el histórico.
- Los datos de un proveedor con regla de corrección aplicada.
Aprobar con un aviso activo
Un estado de revisión advierte, no bloquea. Un documento puede aprobarse con el aviso puesto, y a veces es lo correcto: hay facturas que no cuadran porque el proveedor las emitió así. La decisión es del usuario, que es quien puede contrastar con el documento original.
Cuando la diferencia hay que reclamarla, el sitio para dejar constancia es la incidencia, no la memoria.