Documentación/ Revisar datos generales del documento/ Aprobar y rechazar
Aprobar y rechazar un documento
La aprobación es la conformidad con lo que el sistema ha extraído. Es el requisito previo al envío al ERP: un documento sin aprobar no sale de Dijit.app.
Documento › botón Aprobar, o listado › selección › Aprobar seleccionados
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Qué significa aprobar
Aprobar es declarar que los datos extraídos son correctos y que el documento puede pasar a la contabilidad o al sistema de gestión.
No es un trámite: es el punto en el que una persona asume el contenido. El sistema valida y señala, pero la conformidad la da el usuario o el flujo de aprobación configurado.
Aprobar un documento
Desde la pantalla de edición, con el documento abierto. La aplicación pide confirmación antes de aplicar la aprobación.
Es la vía indicada cuando el documento venía marcado y se ha revisado: se corrige, se guarda, se comprueba que el estado se ha resuelto y se aprueba.
Aprobar en bloque
Desde el listado, seleccionando documentos y usando Aprobar seleccionados. La confirmación indica cuántos se van a aprobar.
El procedimiento habitual de cierre de jornada:
- Filtrar por estado de validaciones correctas.
- Seleccionar los documentos cargados.
- Aprobar en bloque.
Esos documentos han superado todas las comprobaciones: abrirlos uno a uno no aporta seguridad adicional.
Recuerde que la selección alcanza solo a los registros cargados en el listado, no al total. Para aprobar un periodo completo, acótelo antes con filtros.
Retirar la aprobación
Un documento aprobado puede desaprobarse, con la misma confirmación previa. Vuelve al estado anterior y deja de estar disponible para el envío.
Es la corrección cuando se aprueba por error, o cuando aparece información posterior —un abono, un albarán que no llegó— que obliga a revisarlo de nuevo.
Si el documento ya se ha enviado al ERP, retirar la aprobación en Dijit.app no lo retira del sistema de destino. Esa corrección hay que hacerla también allí.
Rechazar
El rechazo marca el documento como descartado. Se usa cuando el documento no debe seguir el circuito: un duplicado que se conserva por trazabilidad, un documento que no corresponde a la empresa, o uno anulado por el proveedor.
| Acción | Qué hace | Reversible |
|---|---|---|
| Aprobar | Da conformidad y habilita el envío. | Sí, desaprobando |
| Rechazar | Marca el documento como descartado. | Sí, cambiando el estado |
| Eliminar | Borra el documento. | No |
Rechazar es preferible a eliminar cuando interesa que quede constancia de que el documento existió y se descartó.
Aprobar con un aviso activo
Un estado de revisión no impide aprobar. Hay documentos que no cuadran porque el emisor los emitió así, y forzar su corrección los alejaría del original.
El criterio: si la comprobación contra el documento original confirma que los datos reflejan lo que dice el papel, se aprueba. Si la diferencia hay que reclamarla al proveedor, se aprueba igual y se deja constancia en una incidencia.
Qué ocurre después
- El documento pasa al estado Aprobado por el usuario.
- Queda disponible para el envío al ERP o para la exportación contable.
- Sigue siendo editable: aprobar no bloquea el documento.
- Tras el envío, su estado pasa a Enviado al ERP.