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Los importes: base, impuestos y total
Tres comprobaciones sostienen la validación de un documento. Saber cuál ha fallado dice dónde mirar, y evita revisar la ficha entera cuando el problema está en una sola línea.
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Punto o coma al escribir un importe
Los campos de importe admiten punto y coma como separador decimal, tanto al teclear como al pegar desde una hoja de cálculo. Escribir 12.50 o 12,50 da el mismo resultado, y el importe se guarda con el formato español.
La relación entre los importes
El esquema es siempre el mismo:
| Suma de las líneas, con sus descuentos | = | Base imponible |
| Base imponible × tipo impositivo | = | Cuota de impuesto |
| Base + impuestos + cargos − retenciones | = | Total |
A ese esquema se añaden, cuando existen, el descuento global, los cargos adicionales —portes, envases—, el recargo de equivalencia y las retenciones.
Las tres comprobaciones
| Estado | Comprobación | Dónde mirar |
|---|---|---|
| Revisar totales | Base + impuestos = total | La cabecera |
| Revisar suma de artículos | Suma de líneas = base imponible | La pestaña de productos |
| Revisar IVA | Suma de cuotas = total de impuestos | El desglose de impuestos |
Cuando base más impuestos no da el total
| Causa | Cómo se comprueba |
|---|---|
| Un cargo adicional no leído: portes, envases, gestión | Buscar en el documento un concepto sumado al pie. |
| Un descuento global aplicado al total | Comprobar si el documento descuenta después de impuestos. |
| Una retención no recogida | Habitual en servicios profesionales y arrendamientos. |
| Recargo de equivalencia no contemplado | Comprobar si el documento lo aplica. |
| Un importe mal leído | Contrastar cada cifra con el documento original. |
Cuando las líneas no suman la base
- Falta una línea, o se ha leído con importe cero.
- Un descuento de línea no se ha aplicado al calcular su importe.
- Un concepto está en la base pero no como línea: portes o recargos que el documento no detalla en el cuerpo.
- Una línea duplicada por un documento con el detalle repetido en dos páginas.
Es el descuadre que más se resuelve en la pestaña de productos, no en la cabecera.
Cuando el desglose de impuestos no cuadra
Ocurre casi siempre en documentos con varios tipos impositivos: una factura con productos al 21 % y al 10 % tiene dos bases y dos cuotas, y el descuadre aparece cuando una de ellas se ha leído mal o cuando falta una.
También cuando el documento lleva recargo de equivalencia, que suma una cuota adicional sobre la misma base.
Se corrige en la tabla de impuestos y, una vez arreglada, el botón Actualizar importes de esa misma tabla lleva las sumas nuevas a la base, al total de IVA y al total del documento. Está explicado en IVA, IRPF y retenciones.
Diferencias de céntimos
Una diferencia de uno o dos céntimos rara vez es un error de lectura: suele ser redondeo. Muchos emisores calculan el impuesto línea a línea y redondean en cada una, de modo que la suma no coincide exactamente con aplicar el tipo a la base total. Es correcto en el documento original y no hay nada que corregir.
Descuadres legítimos
No todo descuadre es un error de lectura. Hay documentos que no cuadran porque el emisor los hizo así:
- Facturas con abonos parciales incorporados.
- Documentos con anticipos descontados del total.
- Facturas de suministros con conceptos regulados que no siguen el esquema de base y cuota.
- Documentos con importes en divisa distinta.
En esos casos, el aviso advierte pero no bloquea: comprobado el original, el documento puede aprobarse tal cual. Si la diferencia hay que reclamarla, se deja constancia en una incidencia.