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Reglas de corrección
Algunas correcciones no se quedan en el documento: el sistema las guarda como regla y las aplica a los documentos posteriores del mismo proveedor. Es lo que hace que el trabajo de revisión disminuya con los meses.
En esta página
Qué correcciones crean regla
| Corrección | Qué aprende | Dónde se hace |
|---|---|---|
| Corregir proveedor | Cómo identificar a ese emisor, a partir de dos textos del documento. | Cabecera, bloque del proveedor |
| Corregir columnas de artículos | Qué columna del documento corresponde a cantidad, precio o descuento. | Pestaña de ítems |
| Corregir descuentos | Cómo aplicar el descuento en las líneas de ese proveedor. | Pestaña de ítems |
| Conversión de unidades | Factor entre la unidad del proveedor y la propia, por artículo. | Línea del documento |
| Precio pactado | Precio acordado para un artículo de ese proveedor. | Línea del documento |
Editar un campo cualquiera de la cabecera no crea regla: corrige ese documento y nada más. La regla se crea solo desde las funciones anteriores, que lo advierten de forma expresa.
Alcance de una regla
- Hacia adelante. Se aplica a los documentos procesados después de crearla. Los ya existentes no se modifican.
- Por proveedor. No afecta a los documentos de otros emisores.
- Por empresa. No se comparte entre empresas ni entre clientes de una asesoría.
- Sobre un aspecto concreto. Una regla de proveedor no toca las líneas; una de columnas no toca la cabecera.
Una regla no arregla el pasado. Es la confusión más habitual: se crea la regla esperando que los documentos ya cargados se corrijan solos, y no ocurre. Esos hay que corregirlos uno a uno, o volver a procesarlos.
Deshacer
Al aplicar una corrección que crea regla, la ventana muestra el resultado con el estado anterior y el nuevo, y ofrece Deshacer junto a Hecho. Deshacer revierte el documento y retira la regla.
Deshacer está disponible en esa misma ventana, no después. Si se cierra el diálogo y se vuelve a abrir el documento, el botón ya no aparece. Compruebe el Antes y el Ahora antes de cerrar: es el momento de corregir un error, y apenas cuesta unos segundos.
Si una regla incorrecta ya se ha cerrado, la vía es volver a aplicar la corrección con los datos correctos, que sustituye a la anterior, o pedir su retirada a soporte.
Cuándo crear una regla
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| El fallo se repite en todos los documentos de un proveedor | Crear la regla. Es exactamente su caso. |
| El fallo aparece una sola vez y no se espera que se repita | Corregir el campo a mano. |
| El proveedor acaba de cambiar el formato de sus documentos | Crear la regla con los textos del formato nuevo. |
| El fallo se da en proveedores distintos | No es un caso de regla: revisar si el origen del documento es el problema. |
El efecto acumulado
Las reglas explican por qué la carga de trabajo no es constante. El primer mes con un proveedor nuevo exige revisar; a partir de la tercera o cuarta factura, sus documentos entran ya correctos.
De ahí que convenga invertir el primer mes en crear las reglas de los proveedores habituales, en lugar de corregir documento a documento durante un año.
Límites
- Dependen del formato. Una regla de proveedor se apoya en textos del documento: si el emisor cambia su diseño y esos textos desaparecen, deja de reconocerlo.
- No se listan en una pantalla propia. Se crean y se deshacen desde el documento, no desde un panel de reglas.
- No sustituyen a una mejora de origen. Si un proveedor se lee mal por la calidad del documento, la regla no lo arregla.