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Cómo funciona el envío al ERP
Hay dos maneras de sacar los documentos de Dijit.app hacia su programa de gestión, y funcionan de forma muy distinta. Saber cuál le corresponde explica casi todo lo demás.
Listado de documentos › botón de envío o de exportación
En esta página
Los dos modelos
| Envío directo | Exportación de fichero | |
|---|---|---|
| Qué hace el botón | Registra el documento en el otro programa. | Descarga un fichero a su ordenador. |
| Quién lo carga | Nadie: ya está dentro. | Usted, en su programa. |
| Hay conexión configurada | Sí: claves, servidor, usuario. | No hace falta. |
| Se sabe si ha fallado | Sí, al momento y con el motivo. | Solo al importarlo en su programa. |
| Riesgo de duplicar | Bajo: los enviados no se reenvían. | Alto: importar dos veces el mismo fichero duplica asientos. |
Qué programa usa cada uno
| Envío directo | Exportación de fichero |
|---|---|
| SAP | Contasol |
| Ágora | a3 (Enlace Contable) |
| ICG | Cegid |
| Holded | Monitor Informática |
| Diagram | Excel, para cualquier otro programa |
| Business Central |
Cada cuenta ve únicamente los botones de las integraciones que tiene activadas. Si no ve el botón de su programa, la integración no está dada de alta para su empresa.
a3 es un caso aparte. a3 asesor puede llegar por fichero —lo que describe esta página— o por un conector directo que instala y mantiene el distribuidor certificado de a3, sin botón ni pantalla en Dijit.app; a3 ERP solo llega por ese conector. El detalle está en a3.
Cómo va un envío directo
- Revise y complete los documentos en Dijit.app.
- Márquelos en el listado.
- Pulse el botón de envío de su ERP y confirme.
- La aplicación informa de cuántos han entrado y cuáles no, con el motivo.
- Los que entran desaparecen de la lista de pendientes.
Los documentos que fallan se quedan en el listado. Es deliberado: siguen ahí hasta que se corrigen y entran, de modo que la lista de pendientes es siempre la lista real de lo que falta.
Cómo va una exportación
- Revise y complete los documentos.
- Márquelos en el listado.
- Pulse el botón de exportación. Se descarga uno o varios ficheros.
- Impórtelos en su programa de contabilidad, en el orden que corresponda.
Aquí Dijit.app no sabe si el fichero llegó a cargarse. Exportar dos veces las mismas facturas es posible, y su programa de contabilidad puede duplicar los asientos. Lleve la cuenta de lo que ya ha cargado.
Qué revisar antes de enviar
La regla se aplica a los dos modelos: lo que salga mal de aquí, entrará mal en su contabilidad. Antes de enviar o exportar, repase que los documentos tengan bien:
- El proveedor, con su identificación fiscal.
- Las fechas y el número de documento.
- La base, el IVA y el total.
- La cuenta contable que corresponda.
- En envíos directos, los datos de línea que exija ese ERP.
Lo que comprueba la aplicación
Antes de mandar nada, la aplicación valida los documentos marcados y agrupa los problemas por tipo. Los cuatro que se ven habitualmente:
| Aviso | Qué falta |
|---|---|
| Falta número de factura | La cabecera no tiene número de documento. |
| Artículos pendientes de validar | Hay líneas sin revisar en el documento. |
| Artículos sin asignar | Hay líneas sin artículo del ERP. |
| Falta ID de proveedor en ICG | El proveedor no tiene su código en el ERP. |
Cada aviso nombra los documentos afectados por su identificador visible, el mismo que se ve en el listado. Si son muchos, muestra los primeros e indica cuántos más hay.
El envío parcial
Es el resultado más común en lotes grandes: unos documentos entran y otros no. La aplicación lo trata como un aviso, no como un error, e informa de las dos cifras.
Los que ya han entrado no se reenvían. Corrija solo los que fallaron y vuelva a enviar esos. El listado se refresca siempre, también cuando el envío falla entero.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No aparece el botón de mi ERP | La integración no está activada para la empresa. | Solicitar el alta a soporte. |
| No hay documentos para exportar | No hay nada marcado, o lo marcado no es del tipo que admite ese export. | Marcar documentos del tipo correcto. |
| Un documento enviado sigue en el listado | No llegó a entrar: falló la validación o el ERP lo rechazó. | Leer el aviso, corregir y reenviar. |
| Se han duplicado asientos en la contabilidad | Se importó dos veces el mismo fichero exportado. | Llevar registro de lo cargado. En exportación no hay control de duplicados. |
| El envío entero devuelve error | Problema de conexión o de configuración de la integración. | Reintentar. Si persiste, revisar los parámetros de la integración. |