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Facturas de proveedor directas a SAP Business One
Dijit.app lee una factura de proveedor —PDF o escaneo— y la crea como factura de compra en SAP Business One: la línea de artículo o de cuenta correcta, el grupo de IVA correcto, los campos del SII cumplimentados y el documento original adjunto. Todo sobre la Service Layer que ya expone tu sistema: sin nada que instalar dentro de SAP.
Varias empresas a la vez
Una sola integración atiende cada base de datos de empresa que gestione, cada una con su propio usuario, sus valores por defecto y sus datos.
Líneas de artículo o de gasto
Artículos con almacén y lote, o líneas directas a cuenta contable. A menudo las dos en la misma factura.
Campos del SII cumplimentados
Los campos de usuario que configuró tu partner de SAP para el suministro inmediato de información se rellenan en cada documento.
No adivina
Una factura que no puede clasificar con certeza falla con un motivo concreto. Nunca se inventa un dato fiscal.
En esta página
Qué hace
De un PDF sobre la mesa a un documento contabilizado
Localización del proveedor por número fiscal
Los números fiscales llegan de los documentos de mil formas: con prefijo de país o sin él, con espacios, con guiones, en mayúsculas o en minúsculas. Se prueba cada forma plausible contra el maestro de interlocutores comerciales hasta encontrar la coincidencia. Los proveedores bloqueados quedan excluidos, y la divisa y las condiciones de pago del proveedor vuelven junto con la coincidencia.
Líneas que se parecen a las suyas
Una línea puede llevar un código de artículo con su almacén, lote, unidad de medida y descuento, o ir directa a una cuenta de gasto, o las dos cosas a la vez: un artículo y una cuenta elegida a propósito. Las líneas sin ninguna de las dos caen en la cuenta de gasto que designes.
El grupo de IVA correcto, en cada línea
Cada línea se clasifica por el país del proveedor, el tipo que figura en el documento, si es bien o servicio y la naturaleza de la factura, y se traduce a su grupo de IVA, acordado con tu equipo financiero antes de arrancar.
Facturas y abonos
Un abono se convierte automáticamente en abono de compra, por el mismo camino y con las mismas comprobaciones. El tipo de factura del SII se ajusta en consecuencia.
Protección contra duplicados
Antes de escribir nada, el conector busca un documento ya registrado para ese proveedor y esa referencia de factura del proveedor. Un duplicado se informa como duplicado, no como fallo.
La imagen del documento viaja con él
El PDF original se sube y se enlaza a la factura en una sola operación, así que un documento nunca queda en tu sistema sin su origen. Cuando eso no es posible, el archivo se enlaza inmediatamente después.
Artículos con gestión de lotes
Cuando un artículo se gestiona por lotes, el lote leído del documento se registra en la línea: el dato que, si faltara, impediría añadir la factura.
Datos maestros para quien revisa
Proveedores, artículos, plan contable, grupos de IVA, almacenes, unidades de medida, centros de coste y series de documento se leen en vivo de tu sistema, así que quien revisa una factura en Dijit.app elige entre lo que existe de verdad en SAP.
Varias empresas
Una integración, cada base de datos de empresa
Las empresas que trabajan con Business One casi nunca gestionan una sola sociedad. La integración mantiene una sesión propia y aislada por cada base de datos de empresa, así que las facturas de distintas sociedades se procesan en paralelo sin interferir entre ellas: cada una con su propio usuario, su propia serie de documentos, su propio almacén por defecto y su propia cuenta de gasto por defecto.
Las sesiones se reutilizan mientras siguen siendo válidas y se renuevan antes de caducar, así que el mismo usuario no vuelve a autenticarse en cada documento. Cuando el servicio se detiene, todas las sesiones abiertas se cierran correctamente y las licencias que ocupaban quedan libres, en lugar de dejarlas caducar solas en tu servidor.
Cada factura acaba bien en tu contabilidad o falla con un motivo sobre el que alguien puede actuar. No hay un tercer final.
Cómo conecta
Por la Service Layer, sin instalar nada
La integración usa la Service Layer que trae de serie SAP Business One: la misma interfaz publicada que ya usan tus complementos y tus herramientas de informes. No hay nada que importar en tu sistema, ningún objeto de usuario que crear para la integración en sí y ninguna modificación del comportamiento estándar de los documentos. Los documentos que crea son facturas de compra corrientes: se ven, se contabilizan y se informan exactamente igual que las que introduce su equipo a mano.
Acceso y seguridad
- Un usuario de SAP con nombre, por cada empresa. La integración se conecta con las credenciales que facilites y trabaja dentro de los permisos de ese usuario, nada más amplio. Ocupa una licencia igual que cualquier otro usuario conectado.
- Sesiones bien gestionadas. Se mantienen solo mientras son útiles, se renuevan antes de caducar y se cierran de forma ordenada al detenerse el servicio, para que las licencias vuelvan a quedar libres.
- TLS hacia tu servidor. Si la Service Layer está detrás de una red privada con una autoridad de certificación interna, se contempla. Si es accesible desde fuera, se espera un certificado de confianza.
- Preparada para la nube. En despliegues alojados, la integración puede llegar a tu sistema a través de una pasarela que controles, con un secreto compartido adicional en cada petición, en lugar de exponer la Service Layer directamente.
- El alcance de lectura es estrecho. Además de los documentos que crea, la integración solo lee los datos maestros que necesita para completarlos.
Tratamiento fiscal
La parte que tiene que salir bien
Meter una factura en SAP es sencillo. Lo difícil es que el impuesto salga bien en el libro de compras de una empresa española, factura tras factura, y ahí es donde esta integración pone el esfuerzo. La misma lógica de clasificación es la que usa nuestra integración con S/4HANA, así que un grupo que trabaje con los dos sistemas obtiene un tratamiento fiscal consistente.
| Situación | Cómo se trata |
|---|---|
| Compra interior en España | Se clasifica por tipo, incluidos el tipo cero y los reducidos. |
| Adquisición intracomunitaria de bienes | Inversión del sujeto pasivo, por tipo: el IVA se autoliquida en lugar de pagarse al proveedor. |
| Servicios intracomunitarios recibidos | Inversión del sujeto pasivo, con independencia del tipo que figure en el documento. |
| Importaciones de fuera de la UE | Se reconoce como importación, no como compra interior. |
| IVA de importación diferido | Se reconoce como caso propio, no se mezcla con una importación normal. |
| Bienes de inversión | Se tratan aparte del gasto corriente, tanto en interior como en intracomunitario. |
| Retención de IRPF | Se registra en el documento con su tipo y su importe. |
El SII, cumplimentado por defecto
Las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información necesitan que cada factura de compra lleve sus campos de suministro: el tipo de factura, el periodo y el ejercicio contable, la fecha de la operación y una descripción de lo comprado. La integración los completa en cada documento que crea, construyendo la descripción a partir de las propias líneas de la factura.
El nombre técnico de esos campos cambia según el partner de SAP que haya implantado tu sistema, así que son configuración y no una suposición: se toman los nombres de quien mantiene tu sistema y se usan tal cual.
Nada se adivina. La correspondencia entre una situación fiscal y uno de sus grupos de IVA se acuerda con tu equipo financiero antes de arrancar. Una situación sin correspondencia acordada detiene la factura y dice exactamente qué falta. La alternativa —una contabilización de aspecto normal con el grupo de IVA equivocado— es de esos errores que nadie ve hasta que llega una inspección.
Puesta en marcha
Qué necesitamos de tu sistema
La puesta en marcha es una lista corta y bien definida. Casi todo consiste en que tu equipo y su partner de SAP confirmen lo que ya existe, no en construir nada nuevo.
- 01La Service Layer alcanzable desde donde corre Dijit.app, por TLS, con el arreglo de certificados que prefieras.
- 02Un usuario y una licencia por cada base de datos de empresa que ve a recibir facturas, con permiso para añadir facturas de compra y abonos.
- 03Las bases de datos de empresa identificadas, cada una con la serie de documentos, el almacén por defecto y la cuenta de gasto por defecto que debe usar.
- 04Una sesión con tu responsable financiero para acordar el grupo de IVA que corresponde a cada situación fiscal.
- 05Los nombres de los campos del SII que definió su partner de SAP, si tu empresa está acogida a ese régimen.
- 06Confirmación de cómo mantienen los números fiscales en tu maestro de interlocutores comerciales, para que la localización del proveedor acierte a la primera.
- 07Qué artículos se gestionan por lotes, para que sus líneas lleguen con el lote que SAP exige.
- 08Una base de datos de pruebas para los primeros documentos. Nada llega a tu empresa real hasta que las facturas se han verificado en pruebas.
Alcance
Qué hace hoy y hacia dónde va
Decir dónde están los bordes es más útil que una lista de funciones más larga.
Fuera de la versión actual
- Conciliación con el pedido de compra. Las facturas se crean por sí solas, sin cotejarse con un pedido abierto ni con sus entradas de mercancías. El cotejo a tres bandas es la siguiente capacidad grande.
- Varios lotes en una misma línea. Hoy una línea lleva un lote. Los documentos que reparten una sola línea entre varios lotes necesitan la mejora de la hoja de ruta.
- Números de serie. Los artículos gestionados por lote ya están cubiertos; los gestionados por número de serie, todavía no.
- Abonos enlazados con su factura de origen. Los abonos se crean, pero quedan sueltos en lugar de referenciar la factura que rectifican.
- Documentos de salida. La integración es de compras. Lee tu sistema para los datos maestros y solo escribe facturas de compra y abonos.
En la hoja de ruta
- Conciliación con pedido de compra y entrada de mercancías.
- Varios lotes por línea, ajustado a lo que de verdad ponen los proveedores en un albarán.
- Enlazar cada abono con la factura que rectifica.
- Buscar artículos por la referencia propia del proveedor, no solo por su código de artículo.