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El catálogo externo de productos
El catálogo externo es su propia lista de referencias: las que usted vende o gestiona, con su nombre, su SKU, su unidad y su IVA. No procede de ningún documento —a diferencia de los maestros— y por eso hay que cargarlo.
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Qué es y en qué se diferencia del maestro
| Maestro de productos | Catálogo externo | |
|---|---|---|
| Origen | Las líneas de los documentos recibidos | Lo carga el usuario |
| Contenido | Lo que compra | Lo que usted vende o gestiona |
| Uso principal | Asignar el artículo del ERP en compras | Rellenar líneas en documentos de venta |
| Se llena solo | Sí | No |
Dicho de otro modo: el maestro recoge lo que llega; el catálogo propone lo que usted quiere que se escriba.
Los campos de una referencia
| Campo | Qué es | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre del Producto | La descripción comercial. | Sí |
| SKU | Su código interno de referencia. | No |
| ID Referencia | Un segundo identificador, para cruzar con otro sistema. | No |
| Familia | Agrupación, como texto libre. | No |
| Unidad de Medida | El envase o la unidad en la que se sirve. | No |
| Factor de Conversión | Equivalencia con la unidad base. | No |
| IVA (%) | El tipo aplicable, en porcentaje. | No |
| Código EAN | El código de barras. | No |
| Código Extra | Un campo libre adicional. | No |
| Notas | Texto libre para observaciones. | No |
Solo el nombre es obligatorio: sin él, la aplicación avisa de que «El nombre del producto es requerido» y no guarda.
La familia es aquí texto libre, no un desplegable: no se relaciona con las familias del maestro de productos. Conviene escribirla siempre igual si se quiere usar para agrupar.
Dar de alta una referencia
- Pulse Nuevo Producto.
- Escriba el nombre y los campos que necesite.
- Guarde.
La confirmación es «Producto creado correctamente». Para modificar una referencia existente se abre la misma ficha desde el listado.
El catálogo externo no admite importación desde Excel: las referencias se dan de alta una a una. Si tiene que cargar un catálogo extenso, plantéelo con soporte antes de empezar.
Buscar en el catálogo
El buscador superior localiza por nombre, SKU o referencia, y en la práctica busca también en el resto de campos del listado: familia, unidad, IVA, código EAN, código extra y notas.
Cada columna tiene además su propio filtro y su ordenación, y el listado admite mostrar diez, veinte, cincuenta o cien líneas por página.
Dónde se usa
El catálogo alimenta los desplegables de descripción y de envase de las líneas en documentos de venta. En vez de escribir el nombre a mano en cada línea, se elige de la lista, con lo que la descripción queda siempre escrita igual.
Esos desplegables admiten además escribir un valor que no esté en la lista, para no bloquear un caso puntual. Y cuando una referencia tiene un único envase asociado, se rellena solo al elegir la descripción.
Esta función depende de la configuración de la cuenta. Si los desplegables no aparecen en sus documentos de venta, consúltelo con soporte.
Mantener el catálogo
- Un nombre por referencia. El valor del catálogo está en que la descripción sea estable; dos entradas para lo mismo lo anulan.
- Dé de baja lo descatalogado. El botón de eliminar admite varias referencias marcadas a la vez.
- Revise el IVA cuando cambie un tipo impositivo: aquí se guarda como porcentaje escrito, no se actualiza solo.
- Use las notas para lo que no cabe en un campo: condiciones de venta, equivalencias, avisos para quien rellena el documento.
Exportar
El botón de exportar descarga el catálogo a Excel con todos sus campos. El fichero lleva una marca de tiempo en el nombre, de modo que las descargas sucesivas no se pisan.
Como no hay importación, la exportación cumple sobre todo función de copia de seguridad y de revisión: es mucho más cómodo detectar duplicados o huecos en una hoja de cálculo.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El desplegable de descripción del albarán de venta está vacío | El catálogo no tiene referencias cargadas. | Darlas de alta desde esta pantalla. |
| No deja guardar la ficha | Falta el nombre del producto. | Rellenarlo: es el único campo obligatorio. |
| El envase no se rellena solo | La referencia tiene más de un envase posible, o ninguno. | Elegirlo a mano en la línea, o completar la unidad de medida en el catálogo. |
| Los desplegables no aparecen en el documento | La función depende de la configuración de la cuenta y del tipo de documento. | Consultarlo con soporte. |
| Hay referencias repetidas | Se dieron de alta dos veces; no hay unificación en esta lista. | Eliminar la sobrante desde el listado. |