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El maestro de proveedores
El maestro de proveedores guarda la ficha única de cada empresa que le factura. De ella salen tres cosas que se usan a diario: la identificación del emisor, las cuentas contables a las que va su gasto, y los datos con los que se le envía un pedido.
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El listado
La tabla muestra, por proveedor: NIF/CIF, nombre comercial, dirección con su código postal, cuenta contable, referencia, fecha de pago, método de pago, condiciones de pago y —en cuentas de asesoría— el cliente al que pertenece.
El buscador superior localiza por NIF o razón social, y existe además un filtro por cliente de asesoría para trabajar sobre una sola empresa. Las columnas de NIF y razón social se pueden ordenar.
Las acciones de la barra son cinco: Nuevo, Unificar, Eliminar, Importar y Exportar. Unificar y Eliminar necesitan filas marcadas; unificar exige al menos dos.
La ficha, campo a campo
| Campo | Qué es | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre Comercial | El nombre por el que se conoce al proveedor. | Sí |
| NIF/CIF | El identificador fiscal. | No, pero es el dato que evita duplicados |
| Razón Social | La denominación legal completa. | No |
| Referencia | Su código de proveedor en el sistema de gestión. | No |
| Dirección y Código Postal | Domicilio fiscal. | No |
| Contacto | Dos correos, dos teléfonos y un número de WhatsApp. | No, salvo para enviar pedidos |
| Pago | Fecha, método y condiciones. | No, pero sin ellos no hay vencimientos |
| Cuentas contables | Cuenta de proveedor y cuenta de gasto. | No |
El único campo que la ficha exige es el nombre comercial. El NIF no es obligatorio, pero es el dato con el que se reconoce al proveedor en los documentos entrantes: sin él, es fácil acabar con fichas repetidas.
Las dos cuentas contables
La ficha guarda dos cuentas distintas, y se confunden con facilidad:
| Cuenta | Qué representa |
|---|---|
| Cuenta de Proveedor (400xxx) | La deuda con ese proveedor. Es la que recoge lo que se le debe. |
| Cuenta de Gasto (600xxx) | El destino habitual del gasto de sus facturas. |
Las dos se eligen con un buscador que localiza por código o por nombre dentro del plan contable de la cuenta. No se escriben a mano: se seleccionan de la lista.
Fijarlas en la ficha evita tener que indicarlas documento a documento: el gasto de ese proveedor va, por defecto, a la cuenta que aquí se establezca.
Cliente de asesoría
En cuentas de asesoría contable, cada proveedor pertenece a uno de los clientes gestionados. El campo se rellena con un buscador por NIF o por nombre, y el listado permite filtrar por él.
Es lo que mantiene separados los maestros de cada empresa gestionada: un proveedor del cliente A no se mezcla con los del cliente B, aunque sea la misma empresa emisora.
Importar desde Excel
La importación admite ficheros Excel o CSV, de hasta cinco megas. El formato que pide la pantalla:
| Columnas | Cuáles |
|---|---|
| Requeridas | NIF/CIF, Nombre Comercial |
| Opcionales | Razón Social, Referencia, Dirección, Código Postal |
| Vínculo | Cliente Asesoría NIF, que asocia el proveedor a su cliente automáticamente |
| Contacto | Email, Email secundario, Teléfono, Teléfono secundario, WhatsApp |
La columna de WhatsApp debe formatearse como texto en Excel. La propia
pantalla lo advierte: en formato internacional con prefijo de país, y si la celda queda como
número se pierde el signo + y la fila se rechaza. Es el número
al que se envían los pedidos de compra.
Es la vía rápida para arrancar una cuenta: en lugar de esperar a que lleguen documentos de todos los proveedores, se sube la lista completa con sus datos de contacto y sus condiciones ya puestas.
Exportar
El botón de exportar descarga el maestro a Excel. Es útil para revisar de una vez qué proveedores están incompletos —sin correo, sin condiciones de pago, sin cuenta— y decidir por dónde empezar a completarlos.
De dónde salen los proveedores
Como el resto de maestros, se alimenta solo: cuando llega un documento de un emisor que no existía, se crea su ficha con lo que trae el documento. El resto de campos —cuentas, condiciones de pago, contacto— quedan vacíos hasta que alguien los completa.
De ahí que el mantenimiento habitual sea siempre el mismo: completar los proveedores nuevos y unificar los que hayan entrado dos veces.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El mismo proveedor aparece dos veces | Llegó con el NIF mal leído o con el nombre escrito de otra forma. | Unificar las fichas eligiendo cuál es la maestra. |
| Filas rechazadas al importar | Falta el NIF o el nombre comercial, o el WhatsApp perdió el prefijo. | Formatear la columna de WhatsApp como texto y completar las columnas requeridas. |
| El gasto no va a la cuenta esperada | La ficha no tiene cuenta de gasto asignada. | Fijarla en la ficha del proveedor. |
| No se puede enviar un pedido | Falta el correo principal o el número de WhatsApp. | Completar los datos de contacto. |
| Un proveedor no aparece en el listado | Hay un filtro por cliente de asesoría activo. | Quitar el filtro y volver a buscar. |