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Asignar categorías en lote
Clasificar los productos uno a uno es inviable en cuanto el maestro pasa de unos cientos. La asignación en lote cambia un campo en todos los productos seleccionados, sin tocar ninguno de los demás.
Base de datos › Maestro de productos › marcar filas › Asignar Categoría
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Qué campos admite
| Campo | Para qué se usa |
|---|---|
| Familia | Clasificación de primer nivel. Agrupa el gasto por grandes bloques. |
| Materia Prima | Segundo nivel, colgado de una familia. Es el detalle con el que se analiza la compra. |
| Centro de Coste | Reparto del gasto por área, departamento o local. |
| Marca | Fabricante o marca comercial del artículo. |
Son las mismas cuatro clasificaciones de la ficha del producto. Lo que cambia es que aquí se aplican a muchos a la vez.
Cómo se hace
- Filtre el listado hasta dejar a la vista los productos que quiere cambiar.
- Marque las filas. La casilla de la cabecera marca todas las de la página.
- Pulse Asignar Categoría.
- Elija el tipo de categoría que va a modificar.
- Elija el nuevo valor de la lista.
- Pulse Aplicar.
El diálogo indica sobre cuántos productos va a actuar y deja clara la garantía: «Vas a modificar N producto(s) seleccionado(s). Los demás campos no se tocan.»
Al terminar, el aviso confirma con cifras: «Se actualizaron N producto(s)». La selección se vacía y el listado se recarga con los valores nuevos.
Un campo por operación
Cada operación modifica un solo campo. Para asignar familia y materia prima al mismo grupo de productos hay que hacerlo en dos pasadas.
Como al aplicar se vacía la selección, la segunda pasada requiere volver a marcar las filas. Por eso conviene trabajar sobre un filtro estable —una búsqueda concreta— en lugar de marcar a mano: basta con repetir el filtro y volver a marcar todo.
Desasignar en bloque
La lista de valores incluye siempre una opción especial de limpiar, que quita la asignación en lugar de cambiarla. La pantalla lo explica: «Elige un valor o usa “Limpiar” para quitar la asignación en todos los productos seleccionados.»
Sirve para deshacer una clasificación mal aplicada, o para vaciar una categoría antes de eliminarla.
Limpiar no pide una segunda confirmación. Compruebe el número de productos que indica el diálogo antes de aplicar.
La forma eficiente de clasificar un maestro
Clasificar varios miles de productos es abordable si se hace por bloques y en el orden correcto:
- Cree antes todas las categorías. Familias primero, después materias primas —que necesitan una familia— y centros de coste.
- Trabaje por término de búsqueda, no por páginas. Buscar «aceite» y asignar la familia correspondiente clasifica de golpe todas sus variantes.
- Empiece por la familia en todo el maestro, y solo después baje al detalle de materia prima. Es más rápido que ir producto a producto completando ambos.
- Deje para el final los que no encajan. Filtre por familia vacía cuando haya terminado: lo que quede es la cola larga, y suele ser poco volumen de compra.
Una exportación a Excel previa ayuda a decidir qué bloques merecen la pena: ordenando por descripción se ve enseguida qué agrupaciones existen realmente.
Qué toca y qué no
| Concepto | Efecto |
|---|---|
| El campo elegido | Se sustituye en todos los productos seleccionados. |
| El resto de campos del producto | Intactos: descripción, códigos, IVA, unidades y conversor. |
| Los documentos ya procesados | No se modifican. |
| Los informes | Reflejan la nueva clasificación en las consultas siguientes. |
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| El botón no abre nada | No hay productos marcados. | Marcar al menos una fila. |
| La lista de valores está vacía | No hay categorías creadas de ese tipo. | Crearlas en Categorías de Producto, o importarlas. |
| Se ha asignado la categoría equivocada | Se eligió mal el valor. | Repetir la operación con el valor correcto: el campo se sustituye, no se acumula. |
| Solo cambiaron los productos de una página | La casilla de la cabecera marca las filas de la página visible. | Reducir el listado con un filtro, o repetir página a página. |
| Aparece un error del sistema al aplicar | El valor elegido ya no existe, o la operación no llegó al servidor. | Recargar la pantalla y repetir. El aviso muestra el motivo devuelto. |