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Familias, materias primas, centros de coste y marcas
Las categorías son la clasificación que se aplica sobre el maestro de productos. Sin ellas el maestro funciona, pero cualquier análisis agregado —por familia, por materia prima o por centro de coste— sale vacío.
Base de datos › Categorías de producto
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Los tipos de categoría
La pantalla se organiza en tres pestañas, una por tipo:
| Pestaña | Qué agrupa | Depende de otra |
|---|---|---|
| Familia | Los grandes bloques de compra: bebidas, carnes, limpieza, envases. | No |
| Materia Prima | El detalle dentro de una familia: vacuno, salmón, aceite de oliva. | Sí, cuelga de una familia |
| Centro Coste | El área a la que se imputa el gasto: cocina, sala, mantenimiento. | No |
Cada pestaña gestiona su tipo por separado: su listado, su buscador, sus altas y su exportación.
La jerarquía: familia y materia prima
Familias y materias primas forman dos niveles. Una materia prima no puede existir suelta: al crearla hay que indicar de qué familia depende, y la aplicación lo exige —«La familia es requerida para este tipo de categoría»—.
La consecuencia práctica es de orden de trabajo: primero las familias, después las materias primas. Y en la ficha del producto ocurre lo mismo: el desplegable de materia prima permanece apagado hasta haber elegido familia.
Los centros de coste no tienen jerarquía: son una lista plana, independiente de la clasificación del producto. Responden a otra pregunta —dónde se consume— en lugar de qué es.
Crear una categoría
- Sitúese en la pestaña del tipo que va a crear.
- Pulse el botón de nueva categoría.
- Escriba el Nombre.
- Si es una materia prima, elija la Familia de la que depende.
- Indique el Orden, si quiere controlar su posición en las listas.
- Guarde.
La aplicación confirma con «Categoría creada correctamente». La edición y el borrado funcionan igual, con confirmación previa por nombre en el caso del borrado.
El campo Orden
Determina la posición de la categoría en los desplegables. Es un detalle menor que se agradece en árboles grandes: permite poner arriba las tres o cuatro familias que concentran la mayor parte de la compra, en vez de dejar todo en orden alfabético.
Dejarlo vacío es válido. Conviene numerarlo con saltos —diez, veinte, treinta— para poder intercalar después sin renumerarlo todo.
Importar desde Excel
Montar el árbol a mano es lento. La importación permite subirlo entero en un fichero.
La pantalla indica el formato exigido: «Seleccione un archivo Excel (.xlsx) con las categorías a importar. El archivo debe tener las columnas: type, name, parentName (para materiales), sortOrder.»
| Columna | Qué lleva |
|---|---|
type | El tipo: familia, materia prima, centro de coste o marca. |
name | El nombre de la categoría. |
parentName | El nombre de la familia de la que cuelga. Solo para materias primas; vacío en el resto. |
sortOrder | La posición en las listas. |
Hay un botón para descargar la plantilla, que llega ya con ejemplos de los cuatro tipos y con una materia prima colgada de su familia. Es la forma más segura de no equivocarse con los nombres de las columnas.
Antes de importar, la pantalla muestra una vista previa con las filas leídas y su recuento, de modo que se puede comprobar el contenido sin haber escrito nada todavía.
En el fichero, la familia de una materia prima se indica por su nombre, escrito exactamente igual que en su fila. Un espacio de más o una tilde distinta rompen el vínculo.
Las marcas
La marca es la cuarta clasificación que admite un producto, pero no tiene pestaña propia en esta pantalla. Se crean por importación: la plantilla incluye una fila de ejemplo del tipo marca.
Una vez creadas, funcionan como las demás: aparecen en la ficha del producto y en la asignación de categorías en lote.
Exportar
Cada pestaña exporta su propio listado a Excel, con las mismas cuatro columnas del formato de importación. El fichero lleva el tipo en el nombre, de modo que se distingue el de familias del de materias primas.
Sirve para dos cosas: conservar una copia del árbol antes de reorganizarlo, y preparar una importación a partir de lo que ya existe.
Cómo diseñar el árbol
Un árbol de categorías útil es un árbol pequeño. Recomendaciones:
- Pocas familias. Entre ocho y quince suele bastar. Con cuarenta familias ningún informe se lee.
- Materias primas con volumen. Crear una materia prima para algo que se compra dos veces al año añade ruido sin aportar análisis.
- Nombres estables. Cambiar el nombre de una familia rompe la continuidad de los informes históricos.
- Centros de coste por responsable, no por producto. La pregunta que responden es quién consume, y es esa persona quien luego mira la cifra.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No deja guardar una materia prima | Falta la familia, que es obligatoria en ese tipo. | Elegir la familia en el desplegable. |
| La importación no vincula las materias primas | El nombre de la familia no coincide exactamente con el de su fila. | Corregir el texto y volver a importar. La vista previa ayuda a detectarlo. |
| No aparece una pestaña de marcas | Las marcas no se gestionan desde esta pantalla. | Crearlas por importación, con el tipo marca. |
| Los desplegables del producto siguen vacíos | Las categorías se crearon en otra pestaña, o la importación falló. | Comprobar el listado de cada pestaña. |
| No se puede eliminar una categoría | Hay productos que la usan. | Vaciar la asignación en lote con la opción de limpiar, y eliminarla después. |