Documentación/ Maestros y catálogos/ Contacto del proveedor
Datos de contacto del proveedor
La ficha del proveedor guarda cinco datos de contacto. Dos de ellos no son decorativos: el correo principal y el WhatsApp son los que permiten enviarle un pedido de compra. Sin ellos, el envío no puede completarse.
Base de datos › Maestro de proveedores › editar › bloque de contacto
En esta página
Los cinco campos
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Email principal | Destinatario de los pedidos de compra enviados por correo. |
| Email secundario | Copia del envío. No sustituye al principal. |
| Teléfono principal | Contacto de voz. No interviene en ningún envío. |
| Teléfono secundario | Segundo contacto de voz. |
| Número al que se envían los pedidos por mensajería. |
La propia ficha marca cuáles son operativos: junto al correo principal indica «necesario para enviar pedidos», y junto al WhatsApp, «necesario para enviar pedidos por WhatsApp».
El correo principal y la copia
El correo principal es el destinatario real del pedido. El secundario viaja en copia, y su uso típico es interno: dejar constancia en administración, o avisar al comercial que atiende la cuenta.
Un correo secundario no cubre la ausencia del principal. Si el principal está vacío, el envío por correo no puede realizarse aunque haya secundario.
Conviene usar la dirección de pedidos del proveedor, no la de una persona concreta: las direcciones personales caducan con los cambios de plantilla y el pedido se pierde sin aviso.
El número de WhatsApp
Es el número al que se envía un pedido por mensajería. Al pulsar el envío, se abre la conversación con ese número y el texto del pedido preparado, listo para revisarlo y enviarlo.
El pedido viaja como texto. Es la vía rápida para proveedores que trabajan por mensajería y no leen el correo con la misma frecuencia.
El formato del número, en detalle
El número debe escribirse en formato internacional, con el prefijo de país,
como muestra el propio campo: +34600111222.
| Escritura | Válida | Motivo |
|---|---|---|
+34600111222 | Sí | Prefijo de país, sin espacios ni separadores. |
600111222 | No | Falta el prefijo: el número no se puede resolver. |
+34 600 11 12 22 | Evítelo | Los espacios son fuente de errores. Escríbalo seguido. |
0034600111222 | No | El prefijo debe llevar el signo +. |
Al importar desde Excel
Aquí está el error más repetido de toda la importación de proveedores, y la pantalla lo advierte expresamente:
Formatee la columna de WhatsApp como texto en Excel. Si la deja como
número, la hoja de cálculo elimina el signo + inicial y la fila se
rechaza.
Ocurre sin aviso visible en Excel: la celda parece correcta y el signo desaparece solo al guardar. La comprobación es sencilla —si el número aparece alineado a la derecha, Excel lo está tratando como número—.
Las columnas de contacto que admite la importación son cinco: correo, correo secundario, teléfono, teléfono secundario y WhatsApp. Todas opcionales.
Los teléfonos
Los dos teléfonos son informativos: no intervienen en ningún envío automático. Sirven para tener el contacto a mano cuando hay que llamar por una incidencia, una diferencia de precio o una entrega pendiente.
No exigen formato. Aun así, escribirlos también en formato internacional facilita marcarlos desde el móvil sin editarlos.
Mantener los contactos al día
- Complete el contacto al dar de alta, no cuando haga falta enviar el primer pedido. Es cuando se tiene el dato delante.
- Exporte el maestro para ver de una vez qué proveedores están sin correo o sin WhatsApp.
- Prefiera buzones genéricos —pedidos, administración— frente a direcciones personales.
- Revise los rebotes. Un pedido enviado a una dirección que ya no existe se pierde silenciosamente para quien lo envió.
Situaciones frecuentes
| Situación | Causa | Actuación |
|---|---|---|
| No se puede enviar el pedido por correo | La ficha no tiene correo principal. | Completarlo. El secundario no lo sustituye. |
| No se puede enviar por WhatsApp | Falta el número o está sin prefijo internacional. | Escribirlo como +34600111222. |
| Filas de proveedor rechazadas al importar | La columna de WhatsApp perdió el signo + por estar formateada como número. |
Formatearla como texto y repetir la importación. |
| El pedido llega a la persona equivocada | El correo principal es una dirección personal desactualizada. | Sustituirla por el buzón de pedidos del proveedor. |
| El proveedor dice no haber recibido nada | El envío pudo llegar a la carpeta de correo no deseado, o la dirección es incorrecta. | Confirmar la dirección con el proveedor y reenviar. |